内容发布更新时间 : 2024/6/9 1:45:47星期一 下面是文章的全部内容请认真阅读。

党政机关公文格式基于word的精确设置

杨琇玮 黄爱华

摘要：长期以来，我国秘书普遍使用word写作和处理公文，由于部分秘书未能掌握相关技术或者使用不当技术，导致文本格式背离公文格式标准。本文指出使用空行法、文本框定位法和图片定位法导致党政机关公文文本格式错误的主要类型，并提出用文本框定位法精确设置公文格式的方法，以资广大秘书参考。

主题词：党政公文格式 word 精确设置 表格定位法 一、前言

随着计算机及相关技术的发展，出现了专门为编排公文格式的软件，但是许多机关单位尤其是企事业单位、社会团体无意花钱购买，首选word来处理相关工作。然而公文格式有其特殊要求，需要掌握一定技术才能在word文档实现精确设置。由于部分秘书未能掌握相关技术或使用不当技术，导致文本格式背离公文格式国家标准，影响了公文的庄严性。再者，新执行的《党政机关公文格式》（下称新格式）相对于《中国共产党机关公文处理条例》及《国家行政机关公文格式》有了重大改变，使公文格式的处理出现了新难题。

党政机关公文格式设置可分为页面设置和各要素排列两部分，各要素的排列又分为版头、主体和版记三部分。使用word处理党政机关公文格式时，文书人员如果未掌握精确处理的技术，对页面、版头和版记三部分的设置会感到比较头痛。下文就相关问题及党政机关公文格式基于word2003的精确设置展开探讨。 二、页面设置

杨琇玮：男，私立华联学院基础部教师，主攻文艺理论、写作学、秘书学；

黄爱华：女，广东女子职业技术学院副教授，中山大学博士，主攻古代文学、写作学、秘书学。

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（一）页边距的设置

新格式规定：公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。公文术语天头、钉口就是转换为word的术语就是上页边距、左边距，由于部分秘书未能认识这一知识，亦不知道使用word无法直接设置版心，使用计算机处理公文页边与版心尺寸时无从下手。实际上，执行页面设置，将上下左右页边距设置为3.7、3.5、2.8、2.6厘米就可以。

（二）版心文字排列

“一般每面排22行，每行排28字”尽管是版心文字排列的一般规范，但这一设置必须在页面设置对话框完成。执行文档网格，网格选项选为“指定行和字符网格”，字符-每行设为28，行-每页设为22。 三、版头的设置

（一）版头设置的问题

版头是格式设置错误的多发地带，主要体现于发文机关标志和版头分隔线的定位。

1．发文机关标志定位的问题

发文机关标志定位的问题有二，一是欠精确，二是定位方法复杂。

新格式规定：信函格式发文标志上边缘至上页边为30mm，命令（令）格式则是至版心上边缘20mm，纪要格式和文件格式是至版心上边缘为35mm。由于信函格式发文机关标志与天头有部分重合，许多秘书未能掌握正确的设置方法，直接在版心首行进行设置，造成机关标志上边缘距离上页边为37mm的错误。至于命令（令）格式、纪要格式和文件格式，部分秘书在发文机关标志前分别空2、3.5行，根据版心高225毫米和一般每页排22行的规定知，发文机关标志距离版心上边缘约20.5、35.8毫米。亦有人在发文机关标志前空一行，并将该行的行距设置为2.4、3.4倍，或根据毫米与磅的换算关系设置行距为71、99磅，此二法所得数值亦与规定不符，且未能考虑发文机关标志前标注份号、密级与保密期限、紧急程度等占行的需要。

熟悉word处理技术的秘书一般采用文本框定位法设置机关标志。第一步插入横排文本框，第二步输入发文机关标志，完成字体字号调整和套色工作，第三步改变文

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本框属性。第一步执行插入文本框时，立即跳出“在此建立图形”的对话框，若在对话框内建立文本框，对话框将占据一定页面，破坏公文格式。第三步需完成三项工作。一是去掉线条颜色，二是对版式作高级设置，三是设置文本框内部边距。光是这两个步骤就有许多细节要处理，程序相当繁琐。

2．版头分隔线定位欠准确 操作复杂

命令（令）格式不需要印制版头分隔线，信函格式和文件（通用）格式必须印制，纪要格式可根据需要参照文件格式制作。信函格式要求在发文机关标志之下4毫米处印一条上粗下细、长170mm的红色双线，纪要格式和文件格式要求于发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。版头分隔线一般采用插入线条的形式制作。纪要格式由于发文机关标志采用文本框定位，线条与文本框之间没有适合的方法设置出0.4厘米的距离，往往导致信函格式版头双线定位不准确。纪要格式和文件格式则要双击分隔线，执行版式-高级，将图片位置-水平对齐选择相对于页边距居中对齐，垂直对齐设置为绝对位置-行、下侧0.4厘米。在发文字号下边缘插入横线不好把握距离，靠近或离远了，分隔线将不是相对发文字号下边缘距离0.4厘米，而是相对于发文字号的上一行或下一行距离0.4厘米。

（二）版头精确设置的方法

单一机关行文或奇数个机关联合行文时，版头采用文本框定位法设置既能精确定位，又能同时完成多要要素设置，简单易行。偶数个机关联合行文时，只能采用文本框定位法设置发文机关标志，再用表格定位法设置发文字号、签发人和分隔线。

1．单一行文版头的精确设置

执行表格-插入-表格，插入单行单列表格，双击表格左上角的“田”字符号，执行表格-文字环绕-环绕-定位，将水平设为相对于页边距居中对齐；垂直位置上，将命令（令）格式、纪要格式和文件格式设为相对于页边距2或3.5厘米对齐，信函格式设为相对于页面3厘米对齐；距正文的所有数值设为0，全部去掉选项前的“√”。单击确定，返回表格页面。单击边框与底纹，颜色选为红色，信函格式还需将线型改为上粗下细的双线。然后单击预览处上、左、右线条以去掉表格相应线条的颜色，保留下线作为分隔线（命令无须保留下线）。随后把信函格式的列宽设为17厘米，命令

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