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基于ERP系统环境下的企业内部控制研究

作者：刘朋朋

来源：《中国集体经济》2018年第09期

摘要：在信息技术快速发展的今天，企业内部控制的充分发挥已经同信息技术紧密相连。ERP系统作为集信息技术和控制管理为一体的先进管理工具，对于内部控制体系来说，是实现自动控制和信息沟通的重要工具。在ERP系统环境下，如果没有对内部控制进行调整和优化，那么ERP的实施效果很难达到预期目标，企业内部控制的目标也难以实现。因此，有必要分析ERP系统实施后，企业如何有效实施内部控制，以实现企业内部控制目标。文章从ERP系统环境下企业内部控制存在问题入手，并相应的提出相关建议，对于企业内控控制管理有着积极作用。

关键词：ERP系统；内部控制；业务流程

ERP系统将信息技术和管理思想进行有效整合，通过合理配置企业资源，改善业务流程，从而提升企业核心竞争力。在实际工作中，不能把该系统仅仅看作是办公软件，而是要与内部控制有效结合，以ERP系统平台承载内部控制，以内部控制思想来运行ERP系统。

随着市场经济的飞速发展，现阶段市场环境也随之发生较大的变化，企业面临的市场竞争日益激烈，企业想在这种环境下站稳脚步并抢占更多的市场份额，就必须积极强化自身内部控制工作，让企业产品无论从质量、成本和品牌上在市场上占据有利地位从而提升企业的总体管理水平。

（一）缺乏专业的信息化人才

ERP系统的稳定运行与专业的系统维护人员是分不开的，因此很多问题必须由第三方服务商才能解决。虽然信息人员对计算机技术经验丰富，但对ERP系统相关技术掌握不够全面。因此，当系统出现问题时，大家很可能一起处理。但对于问题是否能得到及时解决，却得不到有力保障，同时也会降低员工的工作效率以及系统的安全性。此外，系统维护人员脱离企业内部管理，以及相关内控控制知识的缺乏，对于ERP系统安全、有效运行也有一定的影响。 （二）缺乏有效的风险管控 1. 系统操作层面风险

数据录入的及时性和准确定是ERP系统准确、高效运行的关键，但由于人为的不当操作，使得系统业务流程的不规范以及“垃圾数据”的产生。一般ERP系统上线先对关键用户进行培训，然后关键用户再对终端用户进行培训。关键用户的培训不到位导致培训效果欠佳，复杂的工作流程降低了终端用户学习积极性，无法快速吸收ERP管理思想导致对于系统认识不足，从而导致终端用户在系统操作过程中错误不断。由于问题数据在系统中的运行，直接影响

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了系统数据的真实性和可靠性。滞后的发现与更正，不仅无法反应出企业的实际情况，还会令管理者做出错误的决策。 2. 系统执行层面风险

由于系统人员薄弱的内控意识，相关负责人采取的监督力度和风险管理不到位，使得系统中已生成的数据发生篡改，严重影响系统数据的真实性和可靠性。此外，管理层对系统管理所采取的监督不够严格，也增加了内部人员利用计算机舞弊的风险。 （三）缺乏良好的内控环境

对内部控制的理解不够深入，很多企业认为内部控制就是其制定的各种规章制度、各种内部手册文件，没有理性化的认识内部控制。管理层对内部控制的认识不足，对内部控制的目标和方法不明确，没有意识到建立完善内控制度并有效执行的重要性，因此，无法有效应用到实际工作中。

虽然管理层意识到内部控制的重要性，但对于内控相关的知识理解不够深入。将现有的规章制度都停留在书面上，没有去严格履行，所以看不到内控带来的积极作用。管理层有时会为了自身利益，在内部制度建设中出现道德风险和逆向选择行为。 （四）业务流程方面的控制缺陷

一般情况下，存货与生产业务、采购与付款业务以及销售与收款业务是企业主要的业务流程 。在存货和生产业务中，比较常见的控制缺陷主要为保管不善、收发控制不严、保管员监守自盗、计量不准确造成库存不实、成本核算有误、车间月末盘点不实。例如，在生产与存货业务流程方面，车间业务人员数据录入不准确或者成本分类错误，直接导致成本核算不准确，销售部门将无法根据现有成本数据进行市场定价，同时对于企业下一步成本节降也无法提供数据支撑；在采购与付款业务中，比较常见的控制缺陷为盲目采购或采购不及时、采购中价格不实、入库验收有漏洞以及付款控制不严格。公司将年度采购预算数据输入到数据ERP系统中，但由于采购预算控制的薄弱性，物资部每月日常采购均存在预算外的情况，造成预算与实际采购有很大差异。在销售和收款环节，比较常见的控制缺陷主要为发货控制混乱、授信不当、销售费用失控、发票控制容易出现问题、收款环节控制失效产生舞弊行为。销售与收款环节是物流、信息流、资金离的统一，产品的销售既是企业价值创造的体现，同时又是企业形象的塑造和宣传，而及时准确的回款，将一定程度上影响企业资金的运转，严重时可能使企业面临破产风险。

（一）完善人才结构

首先，为保证系统安全、有效运行，对于系统出现的技术问题及时得到解决，企业需要外聘专业的技术维护人员。其次，企业应该加强系统维护人员在信息技术和内控方面的培训，提

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高员工综合素质。最后，为实现对信息系统有效监督和评价，可以定期聘请第三方相关专业技术审计机构。

（二）加强系统操作与执行层面的风险管控 1. 系统操作方面风险管理措施

首先，为了保证终端用户正确操作系统，提高对系统规则以及原理的认识，对系统用户进行培训，建立培训考核机制，培训合格方可上岗。其次，建立系统操作考核机制，将终端用户的系统操作纳入绩效考核，考核指标例如系统操作的准确性、及时性、熟练程度。最后，为提高终端用户的学习积极性，企业应该对ERP系统运行的重要性给予宣传和解释，同时制定并下发详细的系统操作手册。 2. 系统执行层面风险管理措施

首先，系统管理部门应定期检查系统日志，对异常数据进行跟踪和分析，对于差错数据做到及时反馈，以保证系统业务规范处理。其次，为防止系统数据出现错误或舞弊行为，应完善系统变更和访问授权机制，对于数据变更严格审批。最后，为控制不相容职务分离，应明确技术人员的具体职能，明确技术人员的权限分配。此外，可以通过外部第三方专业技术服务机构或以外聘复合型管理者形式，加强信息系统内控监管和评价。 （三）优化企业内部控制环境

富有弹垫且与企业相匹配的组织机构可以使企业业务流程更加灵活、简便。管理层对于内控的重视程度是优化内控控制环境的关键，为推动内控有效实施，明确相关职能部门以及各岗位的职责和权限，建立有效且具有激励性的绩效考核机制，建立部门间信息流通渠道，做到企业日常信息公开化、透明化。为营造良好的企业控制文化环境，为加强职工对内控知识的认知程度，可以采取定期组织学习、开展培训等形式，使职工真正融入其中。

此外，以企业实际运行情况为出发点，在现有流程的基础上，有针对性新增或修订部分流程，这样不仅降低流程优化的风险，还可以达到业务流程优化的目的。通过实施ERP系统，将内控业务流程具体化，通过各业务流程点的控制和衔接，从而达到面的发展，使内控制度在实际工作中充分发挥出来。但是ERP系统无法涵盖企业所有业务流程，部分流程需要在系统之外实施，为了保证系统之外的流程正常执行，需要匹配相应的管理制度来规范。 （四）优化业务流程控制 1. 存货与生产过程控制

在存货与生产过程控制方面，需要从仓库保管环节、生产活动过程、产品质量以及入库方面进行控制。对仓库保管员明确岗位职责，将工作效果纳入绩效考核中，可以将相关指标与绩