内容发布更新时间 : 2024/12/27 21:15:17星期一 下面是文章的全部内容请认真阅读。

行相应的资质考评, 应对所有供应商按重要性和一般性分别建立供应商档案. 所谓重要性供应商, 即在货品质量、价格、交货期、配合能力、结算条件等方面均能达到公司接受标准，并与公司有持常性业务往来的供应商，而一般性供应商是指只有偶发性或临时性业务发生的供应商. 当一般性的供应商因业务需要而进行持常性往来, 且经考核符合公司重要性供应商标准后, 应转为重要供应商进行档案管理. 供应商的考核须由品质部、物控部、采购部及财务部联合进行. 供应商档案应有编号、详细地址和联系方式、结算条件、交货条款、品质评级、银行帐号等， 并定期或不定期更新， 由专人负责管理, 同时由财务部留存副本. 原则上公司采购只选择重要供应商进行. 如果供应商在供应材料过程中存在质量、交货能力、人为欺诈等问题， 公司可考虑对其酌情处理， 严重者终止其业务往来，并保留追究法律责任的权利. 3.对采购员进行考核、激励和约束, 这是防范采购中人为欺诈的有效方法. 采购员是采购的实际实施者, 在采购过程中起着至为重要的作用, 经历表明, 采购员以与供应商串通抬价、采购的实物与约定不符、采购同等物料可以低价但不选择低价采购等方式向供应商收受或索取回扣, 这是采购中最普遍最易发生也是最难防范的人为欺诈, 而这则在很大程度上取决于采购人员的职业道德、诚信敬业和行为操守，因此, 一要注重考核采购员的职业素养, 以公司制度约束其行为操守, 能大大减少工作中弄虚作假和损公肥私的行为发生.二是注重考核采购员的专业能力, 一个合格的采购员既要熟悉公司的生产运作和物料存储, 又要了解物料的本身属性、市场行情等, 这样才能防止上当受骗或避免采购回不适用或根本不可用的材料, 使公司不会蒙受不必要的损失. 公司对采购员的考核应定期举行, 一般可采用半年考核制，考核由人事部及采购部联合进行，财务部同时参予. 对考核结果优良, 完成或降低公司采购成本任务的采购员按公司规定或适度的标准进行精神和物质奖励, 以提高采购员的积极性, 事实表明，只有合适的利益得取才是良好贡献和抑制贪污的主因. 而对于考核结果不合格, 不能完成规定任务, 或经查证确有违规行为的采购员, 应按公司规定或适度的标准视不同情节惩罚, 如有必要, 应毫不犹豫地辞退, 并保留追究法律责任的权利. 考核和奖惩结果归入个人档案. 在对采购人员进行考核和激励的同时，应对采购员进行操守约束. 没有约束的权力最易产生贪污和腐败, 这是屡已验证的经验教训. 为保证公司的合法利益不受侵害, 也保护供应商的合法利益不受侵害, 在对采购员进行制度约束的同时, 应对其进行道德约束, 以降低人为欺诈动机. 公司可建立员工操守守则使员工按守则条款进行操守承诺, 总经理应向供应商颁发《操守承诺书》, 以公司制度和法律责任明确禁止采购人员向供应商收受和索取任何形式的不正当利益, 同时禁止供应商向采购员以任何形式送赠有损公司利益的不正当利益.

4.选择合理的采购方式. 根据不同资质不同类型的材料,选择合适的采购方式, 这是降低采购价格的良好途径. ① 公开竞争招标. 对于大宗材料采购, 实行公开竞争招标的方式, 往往能通过供应商的相互比价, 达到采购成本最低质量最好的目的. 采购员应联系三家或三家以上的供应商, 并递交供应商报价、样品、产品质量及规格品种等资料，采购定价由市场供求关系确定，采用优质优价与批量折扣相结合的价格政策. ② 合同采购. 对于持常性的材料采购, 可选择信誉佳配合能力好的供应商, 与之订立长期合同. 与诚实、信誉佳的供应商合作不仅能保证供货质量、预定交

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货期，而且能得到付款及价格等方面的关照. 供应商为了维护自己的商业信誉和利益, 建立稳定的销售渠道而不会掺假, 并能保持良好的合作关系和商业妥协. ③ 最低价格采购.为了以最低的价格取得最优质的材料, 在价格确定前, 采购员必须先调查市场行情. 所有采购, 应有三家或三家以上供应商报价, 并与供应商价格档案进行比较核实, 而且经财务部认可. 公司得到各供应商对各种材料的报价后, 不一定完全选择最低价格, 因为并不是最低的价格就是最可取的, 应考虑价格对应的质量, 并同时考虑与供应商的长远合作关系和其他材料的总体价格等因素, 选择多数材料价格最低的供应商, 并与之协商, 使总体材料的采购价格达到最低最优水平. 四.对采购工作进行严格的日常控制.

1.事前批准, 并严格按采购审批权限执行. 所有采购, 必须事前获得批准. 未经计划并报审核和批准, 不得采购. 采购员应根据需求计划选择供应商和报价. 报价单必须经采购管理会计审核签名并经财务经理认可后送总经理审批, 审批后的报价单作为依据由采购员填制正式采购订单, 同时分发采购管理会计留存备查. 采购订单经采购管理会计审核无误并签字后由财务经理签字认可, 然后送总经理批准. 总经理批准后的采购订单才为执行采购的有效凭据, 由财务部分发至采购部门及需求部门和仓存部门. 所有采购的审批, 必须按权限和明确分工进行.

2.规定各种采购及时结算. ① 钍对采购员持有大笔公司现金流转且未进行清结的情况, 规定所有采购员经手的现金采购, 必须于采购发票日起5日内到财务部报帐结算并进行款项清结, 报帐程序按财务部[报帐规定]办理. 禁止采购员自行垫支和预付订金, 用款时可凭已获批准的采购订单向财务部办理借支, 借支经财务经理审核后送总经理批准. ② 钍对月结供应商货款有跨月或遗漏入帐情况, 规定月结供应商的送货单经验收入库后, 由采购员分类整理并于翌日10时前送采购管理会计. 月结供应商帐单由采购管理会计整理并进行会计处理, 月末统一编制[应付帐款明细表], 并送财务经理审核认可. 为清晰债权债务, 不使支付货款时双方有异议, 每月中旬和下旬, 采购管理会计对每个供应商上个月货款分别编制[供应商货款确认表], 经财务经理审核后, 作为结付货款的凭据传达至供应商, 如有不符及时解决, 避免日后纠纷.

3.召开采购管理会议. 针对采购工作中存在的问题、有关采购管理的政策修改或更新、重大的采购事项等，财务部定期或不定期主持召开采购管理会议, 采购管理会议可以固定在每个月月末举行, 也可以根据需要临时性地召开, 一般由财务经理主持, 各采购部门参加, 有必要时请总经理及相关主管人员参加. 各部门可以在会议上提出在采购工作中遇到的自己无法解决或决定的问题, 大家通过相互协调相互理解, 在达成公司利益目标的轨道上研究出可行的解决方案. 会议上通过的事项或决定各部门必须切实执行, 不得形式化和两面化, 对不切实执行的部门, 在责令改正的同时, 不排除以行政手段追究相应人员责任. 作为工作执行和纠正措施的追溯依据, 采购管理会议必须有会议记录存档并以文件形式下发各相关部门.

经过两个月的筹划、研究、形成文件，财务部于同年8月正式下发[采购管理办法], 作为公司采购管理工作的准绳和采购工作的执行标准, 财务部同时作为公司所有采购活动的监控部门正式进入采购管理角色. 经过两年多的运行, 公司的采购工作在公司制度的控制和引导下逐渐走入了规范化的正轨, 采购工作基本上按笔者的

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设想和思路进行, 且基本上解决了笔者刚上任时公司采购工作中存在的那些问题. 通过有关财务指标反应, 公司的成本水平比两年前有了明显的下降. 通过对采购管理工作的进一步思考和探索, 笔者认为, 采购管理是一项围绕降低成本和风险而进行的管理工作, 是企业内部控制的关键控制环节之一, 具有长期性、持续性、系统性和过程性, 不可操之过急, 也不可能一步到位, 只有持之以恒毫不松懈地进行, 才能取得应有的绩效. 在财务监控的模式下, 一步步培养各采购部门自我约束和自我管理的工作意识和工作风格, 是达到公司管理最佳效果的目标之一, 也是财务管理希望达到的理想目标之一, 而要达到这个层面, 良好的公司文化、健全而严密的管理制度和高层管理的全力支持是不可或缺的保证。（2003年10月 深圳）

工作程序：

4.1合格供方的选择和评定：

4.1.1.在选择供方之前，物资公司应广泛搜集供方资料，了解其综合状况，提供可供选择的供方。

4.1.2.品管部根据技术中心下发的图样的相关要求和标准，组织物资公司、技术中心、检测中心对其进行评审，进行供方的初选工作。对供方的初选评审可就以下几个方面进行：

a.社会类别，经营规模。

b.质量、环境、职业安全健康保证体系及组织管理。 c.原材料来源，质量保证及主要供应商。

d.产品范围，销售组织，销售服务中心及主要客户。 e.产品价格，交货时间及付款条件。 f.f.主要生产设备及生产能力。 初选供方必须提供下列资料： a.供方企业简介；

b.国家认可审计部门颁发的《计量合格证》；

c.国家认可检验部门提供的《检验报告》（A类物资厂家必须）； 各部门根据以上内容对初选供方进行评审，填写《供方评审表》，根据评审情况确定是否通过初评。

4.1.3.物资根据其重要程度分为A、B、C 三类，见《进货物资重要程度分类表》。 4.1.4.若供方在上述项目中满足我方条件，则初选供方根据图样要求在确定时间内提供必要数量样品。检测中心对初选供方提供的样品进行检测，若检测不合格，可追加送样，若连续三次送样不合格，由物资公司收回所发图样，重新进行供方的初选，样品合格后，由检测中心出具《样品检测报告》。

4.1.5.样品合格后，A、B类物资要由技术中心、检测中心及生产部组织小批量试用，经验证合格后，可与C类物资相同，由物资公司填写《新合格供方审批表》，连同《样品检测报告》经技术中心认可后进行审批。（分管技术、品管的副总经理审核，总经理批准。）经审批后，该供方即成为我公司的合格供方 (小批量数量范围附后) 。若供方对本程序的（4.1.3）中条件有一项不符合，则令其限期整改后继续评定或重新选择供方。

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4.1.6物资公司将《新合格供方审批表》归入合格供方档案，根据审批后的《新合格供方审批表》编制《年度合格供方清单》。 4.1.7.批量送货：

1a.合格供方在批量送货前，必须与我公司检测中心签定《质量保证协议》。检测中心将签定好的《质量保证协议》提报品管部一份备案。

b.合格供方根据物资公司的采购订单送货，材料到厂后，外检人员和仓库保管员分别负责质量和数量的检验，并将检验结果填写在《验收通知单》上。

c.物资公司将检测中心及其他部门反馈的信息，反馈至供方，限期整改；品管部、物资公司及检测中心根据下一批材料或样品的验收情况来评价更改的有效性。 d物资公司应积极保持与供方的信息交流，对其意见、建议及时处理和答复。对供方的活动和服务进行检查，及时纠正出现的问题。对违反公司有关要求的通知品管部，由品管部组织处罚，严重的应终止合同。

e材料验收合格入库后，如检测中心或生产部在生产过程中发现其对质量有影响的问题，应限期整改后重新执行（4.1.7）程序。

4.1.8.建立合格供方的档案：

a.物资公司对每一合格供方建立合格供方档案，作为反映供方业绩的主要依据，并对相关供方人员施加影响，增进供方的环境保护和污染预防意识，保证供方在我公司发生业务来往时的人身财产安全。合格供方档案至少应包括以下内容： 1)《新合格供方审批表》、《供方QEHS管理体系综合调查分析报告》（或厂家提供ISO9001系列认证证书或相关权威部门的QEHS管理体系认证证书复印件）。 2)《样品检测报告》、《首批试用情况报告》。 3)《年度供方供货质量综合分析报告》。 4）《质量保证协议》。

b.合格供方档案还可以包括以下内容： 1).供方的企业简介；

2).国家认可审计部门颁发的《计量合格证》；

3).国家认可检验部门提供的《检验报告》；（A类物资厂家必须） 4).安全认证证书复印件。 4.1.9合格供方的复审：

a.业务员根据进货检验记录，填制《供方每月供货质量情况分类表》，物资公司统计并分析供方当月质量情况，对其进行A、B、C分类：《供方每月供货质量情况分类表》中应包括检测中心、品管部的评价。

1)基本无质量问题或产品合格率达92%以上的供方可评为A类厂家。

2)出现质量问题较轻或产品合格率达85%~92%，对生产未造成损失的供方可评为B类厂家。对B类厂家要以书面形式进行质量反馈，限期整改。

3)对出现较大质量问题或产品合格率在85%以下的供方可评为C类厂家。评为C类的供方可立即终止其供货。

4)品管部组织相关部门对出现较大质量问题的合格供方进行考察，限期整改。确定供方没有能力提高其供货质量后，停止其供货，并取消其合格供方的资格。

b.必要时，由品管部组织对供方不定期按计划进行QEHS管理体系的审核、调查，

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对供方提出适用的管理标准，对其不合格处，出具《不符合项报告》限期整改， 品管部组织进行整改效果验证。如经验证仍达不到要求者，可停止其供货，并取消其合格供方的资格。

c.物资公司根据各种质量记录填制《年度供方供货质量综合分析报告》，经技术中心、检测中心、品管部会签后归入供方档案。

d.若评定不合格，则终止其合格供方资格，将其从《年度合格供方清单》去除。供方若想重新获得合格供方资格，则重新执行4.1.2。

e.供方持续评定周期：A类物资一年，B类物资二年，C类物资三年。如发生重大质量问题需按评定程序重新评审。

f.可根据生产需要，执行4.1.2选择新的合格供方，并将新的合格供方加入《年度合格供方清单》。

g.物资公司负责向供方通报我公司QEHS管理方面的要求及最新动态。 h.物资公司负责对供方环戊烷运输过程施加影响及控制。

I.物资公司联系供方提供有害物料的信息，与化学品供方签定相关协议，明确化学品的相关要求，对供方化学品运输过程施加影响和控制。化学品的供方送货时，应遵守我公司的QEHS要求，选择有资格的运输承包方、车辆和驾驶员。

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