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浅论办公自动化环境下的现代企业文秘工作

作者：尤荣

来源：《商场现代化》2013年第09期

摘 要：随着社会生产力的发展，人类社会已经进入了高速发展的信息时代，产业结构也在向信息化迈进，企业办公也朝着无纸化、信息化、网络化转变。在这样的大环境下，传统文秘工作中存在着的许多弊端，无法满足现代办公需求。由此，办公自动化作为一种可以有效提高工作效率和质量的科学应运而生。办公自动化改变了传统文秘工作的手工的办公模式。办公自动化在文秘工作中的应用，使得文秘工作者，从繁杂的事物和程序中得到解放，将更多地时间和精力，投入到具体工作中，提高了工作质量、优化了工作方式，适应了当前社会的需要。 关键词：办公自动化 文秘工作 文字管理 档案管理 信息管理 一、现代文秘工作的特点

随着企业信息化的到来，现代文秘工作较以往传统文秘工作有了较大的变化。许多事务工作，如速记、誊写、发文等已经由人为的手工作业向计算机网络管理转变，伴随着（Word、Excel 、Powerpoint等计算机办公软件）的广泛使用，使得大量的财务报表、会议安排、办公文件等具体繁杂的日常管理工作趋于简单化、规范化和智能化。在信息高速膨胀的今天， 网络通信技术和计算机技术的融入，信息的搜集与利用显的越来越重要，如何作好信息化社会大环境中的秘书工作，如何使秘书工作人员在本职岗位上发挥自身应有的作用，已经成为一个不可争议的话题。因此，办公自动化已成为现代文秘工作者的最大特点，文秘工作已经进行了高速发展的办公自动化时代。

二、办公自动化的内涵、功能与作用

办公自动化，简称 OA，是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，由各种办公设备和人机信息系统来协助完成各种常规的人的办公业务活动，完成办公信息处理的自动化，在充分利用信息资源的同时，提高了工作效率，最终达到提高生产率的目的。办公自动化的概念，70年代未80年代初已经出现，近20年的发展使得办公自动化的内涵不断地丰富和发展。现如今办公自动化是一个包含数据、文字、办公事务处理、管理信息系统、决策支持系统和网络信息系统在内的综合一体的办公自动化系统。

1.使得内部信息交流更方便、畅通。通过在单位内部建立局域网，使得内部通信、制度信息、文件传阅、会议安排等信息交流更加方便和畅通，避免了文秘工作者人为传递时的费时费力。

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2.使得信息发布具有时效性。通过公司内部局域网的信息发布，使得诸如重要通知通告、文件精神、新闻简讯等重要事项，能够在公司范围内得到广泛而及时地的传播，为文秘工作减轻了压力。

3.工作流程的自动化、规范化。主要体现在对公文的起草、处理、收发文、各种审批、请示、 汇报流程等方面，较以往人为繁杂的程序，通过网络快速的实现工作流程的自动化、规范化，不仅规范了各项工作流程，还大大提高了文秘工作者的工作效率。

4.文档管理程序化。可使各类文档能够按权限、时间、分类等性质进行保存、共享和使用，快速的文档查找，使得文秘工作更加细致和严谨。 三、办公自动化给文秘工作带来的影响

办公自动化使传统的抄抄写写式的文秘工作方式受到极大的冲击，迫使文秘人员提高工作效率，改变工作方式与之相适应。

1.信息处理的快捷、简便化。通过办公自动化信息系统，文秘工作者可以通过公司内部网络和信息系统，快速的阅读和下载自己所需的文件资料、规章制度、会议安排，及时接收领导通过OA系统审批和传阅的文件，并按照相关要求及时进行修改和处理。

2.各种财务、人事报表和相关数据处理方面。文秘工作者可以直接从公司内部相关信息平台上采集、提取数据，避免了以往人为收集和统计数据时，时间、精力的耗费，以及人为测算数据时的产生的误差。办公自动化系统可以快速、高效、准确地处理各种统计数据。并且能够按照人的意愿将数据转换成各类图表，使得数据分析更具直观化、准确化。

3.收发文件和档案管理方面，依据企业对文件管理的流程，可以在办公系统中设置文件审批流程，按照办公发文要求，文秘工作者在起草好文件以后，不需要离开办公室就可以直接将文件点发给相关领导进行审批，审核修改后的文件可由领导电子签发，同时系统依据文件性质自动存档，方便今后的管理和查阅，整个收发文过程非常的简便和流畅，也大大的减少和避免了过去手动操作时人为地推诿和拖延，利用网络高效率传递，极大地的提高了办公效率。 4.办理会务工作方面。企业会务工作看似简单实则复杂，涉及面多，一旦考虑不周全，就会影响整个会议的开展，通过办公自动化系统中的电子日程表安排会议，能使繁杂的会务工作变的简单、规范，能使文秘工作者轻易应付大量会议。 四、提高文秘工作水平，实现文秘工作现代化

1.建立规范而详实的文秘工作岗位职责。制定办公自动化条件下科学、规范、详实的岗位职责，能严格规范文秘工作者的工作内容和流程，明确岗位职责。实现文秘工作的办公自动化，尤其是像公文处理、档案管理等工作，具有较强的工作流程，即使采用了各类办公自动化

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系统，也要严格按照制度要求，进行审批和规范处理，最总达到办公自动化与传统文秘工作的真正结合。

2.提高文秘工作者个人的素质和修养。首先在日常的工作中要不断地积累和完善本岗位专业知识和业务技能，文秘工作者不仅要掌握计算机、传真机、复印机、打印机等现代办公设备，尤其要熟悉计算机信息处理技术和网络技术，熟练使用（ Word、Excel 、Powerpoint）等办公自动化软件；其次，注重文秘所需相关知识的积累，公文写作知识、文秘专业素质、社会科学等知识的学习，不仅能陶冶情操，还能创新工作方法，提高工作效率；第三，注重个人修养。言行举止、穿衣打扮都要与自己的气质和身份向符合，从细节体现文秘工作者的工作态度。

3.从思想上识到办公自动化实现的必要性和长远性。在办公自动化环境中，从容高效地处理业务工作，使文秘工作者有更多的时间和精力思考工作的改进和创新，真正意义上提高工作效率。

文秘工作的现代化不是一蹴而就，是一个不断积累和逐步改进和提高的过程。如果文秘工作者仍然按照传统的工作方式开展工作，不懂得使用现代化办公信息系统，就会影响和制约企业的发展。跟不上时代发展的要求，必然会被时代所淘汰，只有建立完善的办公自动化体系，才能使文秘工作呈现快节奏、高效率的崭新局面 参考文献：

[1]顾孝华.《现代秘书》.上海科学技术出版社，2005 年 6 月版

[2]杨洪山.《办公自动化与秘书工作》.上海交通大学出版社，2007 年 4 月版 [3]袁维国.《秘书学》.高等教育大学出版社，2006 年 9 月版 [4]陈冠任.《顶尖秘书》.当代中国出版社，2002 年 4 月版