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高校教学秘书的角色定位与工作指导

作者：高伟新

来源：《文教资料》2011年第19期

摘 要： 在高等教育生态系统中，教学秘书是教学管理队伍中最基层的一环，其工作质量直接关系到教学质量。为了适应高校深化教学改革、加快推进扁平化管理和教学秘书队伍专业化建设的新形势，教学秘书要以科学发展观为指导，在工作中理清思路，找准定位，创新工作，促进学校教育教学工作又好又快发展。 关键词： 高校教学秘书 角色定位 工作指引

教学质量和办学特色是高校可持续发展的生命线与核心竞争力。教学秘书作为基层教学管理工作者，是教学管理的重要组成部分，也是高校教学管理工作的枢纽，在教学运行管理中起着至关重要的作用，其工作的优劣与整个学校的教学质量的高低存在高度的正相关关系。结合教学秘书的岗位职责，准确把握自身的角色定位及工作指引，全面加强自身建设，不断提高履职能力和水平，是实现教学管理精细化、科学化和规范化的重要保证。

一、角色定位

角色定位是指在一定的系统环境下（包括时间），在一个组合中拥有相对的不可代替性的定位。人最怕的就是自己不认识自己。一个人、一个社会的人，尤其是一个职业的人，要时常问自己“我是谁”，在组织中扮演怎样的角色。教学秘书与各行各业的秘书一样，都在从事辅助性、服务性工作，只是服务对象和工作内容有所不同。作为院系领导的左右手、小管家和大掌柜，教学秘书的工作贯穿于教学全过程，涉及学校教学管理的方方面面，主要工作范围包括组织教学、督促检查、提供建议和管理档案等四个方面。

二、岗位要求

基层是一切工作的落脚点。在工作上，教学秘书作为基层教学管理工作者，处在“神经末梢”，在行政上隶属于院（系）一级教学单位，并接受教务处的业务指导。由于所在部门负责

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教学管理的领导通常是“双肩挑”，既要全面主持所在院系的教学管理工作，同时又要承担繁重的教学和科研任务，其中一部分领导干部在社会上还有其他兼职，所以教学管理的日常事务性工作基本都落到了教学秘书身上，这就决定了教学秘书必须是具备较高综合素质的复合型管理人才，甚至是全才，主要体现在以下四方面。 （一）抡大锤

抡大锤，是抓落实的一种形象比喻，指在工作中既要真抓实干，又要一干到底。各项教育教学工作的开展，需要多方面的努力，尤其依托于教学秘书的有力执行。没有基层单位和一线工作人员的落实，再完善的程序设计和制度安排都是纸上谈兵。教学秘书作为本单位教学管理工作的具体组织者、实施者，是各项教学活动计划、组织、协调、控制的第一责任人，其工作效果直接影响到学校的教学活动的顺利开展和取得成效，由此可见，教学秘书需要具备较强的执行力。狠抓落实是教学秘书的首要任务。教学秘书在工作中必须遵循教育规律，严格按照学校的各项教学规章制度办事，善于领会和贯彻领导意图，严格落实教学常规，加大督促检查力度，抡起实干的大锤，保证贯彻执行不走样，不打折扣，才能夯出落实的实绩，确保学校教学秩序正常运转。 （二）弹钢琴

弹钢琴，在管理学上是统筹兼顾的代名词。教学秘书身处基层，是连接上下、沟通左右，联系内外的桥梁和纽带，在工作上起着“串联和并联”作用。这要求教学秘书要具备良好的组织沟通协调能力，在日常教学运行管理中多从大局的角度，用发展的眼光来考虑和处理各种关系和事务。学会十个手指弹钢琴，通过自己的积极协调、有效沟通，努力构建一个开放合作、良性互动的沟通网络。同时还要及时化解部门间、人员间、事件间的不同矛盾与冲突，保障正常教学秩序。在工作中，教学秘书既要保持与主管领导和学院教务部门的经常性沟通，密切与同事（本部门教师和辅导员）之间的联系，同任课老师（特别是外聘教师）、学生打交道，又要强化与学校其他职能部门（如学生工作和后勤保障部门等）和各院系的协调配合，积极与外校兄弟单位和行业企业建立友好合作互促关系，奏响一曲和谐动听的钢琴曲。 （三）出点子

教学秘书要利用自身良好的逻辑思维与分析能力为领导决策提供重要参考依据。学生是学校教学活动的主体，他们的学习贯穿整个教学过程，他们对所学专业的课程体系和任课教师的教学方式有着自己的看法和期盼。教学秘书工作在教学管理第一线，经常与教师和学生接触和沟通，最容易与他们打成一片，在工作中要学会“一叶知秋”、“举一反三”，善于发现问题、分析问题和解决问题。一方面应尽可能地帮助学生解决实际困难，尤其是专业学习上的烦恼。另一方面应主动倾听学生对教学工作的意见和建议，了解他们的愿望和要求，及时收集汇总各类信息，及时掌握教学进展情况，及时发现苗头性、倾向性的问题，及时找出薄弱环节，及时采取有针对性的措施，及时排除工作中的障碍和困难。同时向相关主管部门报告，不断推进教学改革，提高学校教学质量。

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（四）爬格子

坊间习惯把写文章叫做“爬格子”。具备较强的文字与语言表达能力几乎是当今职场人士的一项基本功和必备素质之一。在实际工作中，教学秘书不仅要能说会道，而且要能写会记。一是起草教学文书的需要。在日常工作中，教学秘书需要根据教学管理的阶段性任务和实际情况，起草一些教学文书，如请示、报告、通知、学期工作计划或总结等。二是教学管理研究的需要。随着工作时间的增加和业务的不断深入，教学秘书会逐渐形成自己的工作思路和办事风格，应当主动结合工作实际，不断研究教育理论，不断总结经验方法，积极撰写一些教学管理论文或文章，实现理论和实践的对接。三是个人全面发展的需要。从目前高校教学秘书队伍的人员构成上看，相当一部分人所从事的工作与所学专业关联度不高。教学秘书在干好本职工作的同时，应根据自己的专业特长和兴趣爱好，多作调查研究，多出学术成果，拓展自己的发展空间。

三、工作思路

管理学中有一句话：正确地做事很重要。同样一件事，分配给不同的两个人去完成，效果往往大相径庭，在这当中工作经验和方法起到了决定性的作用。这强调了工作方法的重要性。明白了这个道理，我们就不难理解为什么企业在招聘员工时总是习惯加注上“有经验者优先”这样的字样或条款。“思路决定出路，成功源于方法”。在现实生活和工作中，方向有了，这时方法就比什么都重要。作为最基层的工作者和各项教学管理工作的具体实施者，面对纷繁复杂的日常事务，教学秘书要以科学发展观为指导，在工作中总揽全局，突出重点，总结经验，增强教学管理工作的针对性、灵活性、协同性和有效性。 （一）针对性

有的放矢，方能事半功倍。管理学上的“目标管理”和“二八定律”告诉我们工作有轻重缓急之分。教学秘书要重新审视自己的工作时间表，不能“胡子眉毛一把抓”，而要紧抓工作重点，盯住关键环节，把时间和精力优先投放在最重要的事情上，只有这样工作才能达到预期效果。教学管理工作以学年、学期为周期不停地运转，强调到什么时候做什么事情，有其例行性和规律性。每个专业的不同年级、每个学期的各个阶段按照教学计划周期性运行，不同专业、不同年级、不同阶段的实际情况和工作重点不尽相同，需要摸清底数，有针对性地开展工作。期初的工作重点是全面检查教学设备，维护正常教学秩序。期中则要把主要精力投放在教学运行监控上，保证教学进度和教学质量。考务及学生成绩管理和教学档案整理则是学期末的主要工作。以上这些重点工作教学秘书要心中有数，通过找准抓手，以点带面的方式带动整个教学管理工作健康有序运行。 （二）灵活性