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档案数据著录规范

一、数据准备

数据准备，是指在档案目录信息进入数据库前规范档案目录内容，提供准确有效档案目录信息的工作。案卷不符规范要求的应改正，如没有页码的要补编、松散的案卷应重新装订等。数据准备工作应符合《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（ＤＢ35/Ｔ161－2002）及有关规定，著录目录时，对照档案逐“件”录入，不可直接按原有的目录进行录入。

二、数据录入

（一）文件级目录数据著录要求

１、全宗号：是档案馆给定每个立档单位的代码。全宗号用４个字符（半角）表示，如：“中共建宁县委宣传部”的全宗号为3，应著录为“0003。”全宗号的格式是： × ×××

２、案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。（采用按不同保管期限、不同门类或不同载体形态设置，注意，一个全宗内的案卷目录号不得重复）。用３个字符（半角）表示，如：第１２号目录应为012，一个全宗内的目录号不能重复。

３、案卷号：案卷排列的顺序号，每个目录内的案卷号不能重复；用4个字符（半角）表示。（建议各立档单位只编制归档号，案卷号待档案移交进档案馆后由档案馆编制）

４、归档号：是档案室赋予归档文件或案卷的排列顺序号，应据实著录。

５、页号：页号是案卷内文件每页的顺序号，文件中有图文页面为一页；页号著录每份文件首页所在的页号，页号不应有重号，用4个字符（半角）表示，如：102页应著录为0102。（案卷内文件首页的号码存在重码、跳码的现象，应重编页码）

６、文件题名：即文件标题。（是字符型，不得超过80个汉字，全角状态下著录）

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（１）原则上照实著录原文标题，不能断章取义，如：题名“建宁县人民政府关于加强档案工作的通知”，就应照实录入，而不应录入为“关于加强档案工作的通知”。原文有错或漏字的，应照实录入，用“［］”在其后加以说明，如“中共建宁县委关于×××同的任通知”，应录为“中共建宁县委关于×××同［志］的任［职］通知”。

（２）文件题名冗长，超过规定字段长度的，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”表示。

（３）对题名中出现“我省”“你局”“本府”等不规范简称的，应据实著录并在其后注明全称或规范的简称，用“［］”标识。如“关于本局……工作总结”应录成“关于本局［××局］……工作总结”，而不应录成“关于××局工作总结”。

（４）文件有正题名、副题名或题名说明的，正题名能够反映文件内容，按正题名著录；正题名不能反映文件内容的，应同时著录文件的副题名或题名说明，在著录副题名之前加上“：，如正题名为“开拓创新，实现新”的跨越”、副题名为“二○○五年工作总结”，应录为“开拓创新，实现新的跨越：２００５年工作总结”。如果字段长度不够，可归纳后著录，用“［］”标识。

（５）文件没有题名的，应依据文件内容拟定题名，用“［］”标识；原文件题名不能揭示文件内容的，如“通知”、“报告”等，应依据文件内容另拟题名附后，用“［］”标识，如：“通知［×××］”，要把这份文件的主要内容拟写出来，题名拟写应力求反映文件内容，一般包括责任者、内容、文种。

（６）应在字段长度之内，尽量多著录原题名中未提及的其他人名，并在增加的人名两端加上“［］。”例如：“关于×××等同志职务任免的通知”应著录为“关于×××［×××、×××］等同志职务任免的通知”。

（７）题名中所涉及到的数字，一般都要采用全角阿拉伯数字著录，但是对专用名称则要按原文进行著录。如“一九九一年”应录成“１９９１年”（如“九一年”应直接录成“１９９１年”）、但“三中全会”不得录成“３中全会”。

（８）题名中不能出现空格或半角字符，否则数据会出错。标题中出现的英文字母、标点符号要在全角状态下录入。

（９）上级简报信息若干期为一件时，应录为：工作简报“［第××期至第××期］，但本级简报信息应一期录一条，如、”“简报（１）［……］。 ”

（１０）会议记录本的著录：有卷内目录的按目录著录，没有卷内目

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录的可一本著录一条，并注明会议的性质、部门，以及记录本上第一次和最后一次会议的时间，如：×××会议记录［××××年××月××日至××××年××月××日］

（1１）人民来信的著录：有领导批示处理意见和办理结果的人民来信或重要人物、知名人士的来信，一件著录一条，并注明来信人员、身份和来信内容及处理结果。一般性的、没有批示及办理意见的人民来信可以一卷录一条。一卷录一条时要在正题名中注明年度及件数。如：人民来信（××××年××件）

（１２）介绍信存根的著录：一般的介绍信存根一本录一条。并注明介绍信的内容和年度，如：×××介绍信存根［××××年度××号至××号］。有的重要的介绍信存根，应一份录一条。

（１３）干部行政介绍信、调干通知单的著录：干部行政介绍信、调干通知单应一份录一条，并要把相关人员都录入进去。如：“干部行政介绍信［张三、李四］”

（１４）人员花名册、干部登记表（册）的著录：一份著录一条，并注明花名册或登记表（册）的内容，人员花名册应注明年度。如：×××花名册［××××年度］

（１５）各种统计表：可按专题、专项、时间、区域等特征著录； （１６）审批表：一般一表著录一条，并注明单位名称、姓名或项目名称等有关特征，用“［］”标识，如：×××审批表［单位名称］

（１７）建议、提案的著录。如：“关于十届人大一次会议第２３号建议的答复”应录为“关于十届人大一次会议第２３号［中小学教育收费］建议的答复”。

７、责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。是字符型，要在全角状态下著录，可录入25个汉字。责任者录入时要注意以下７种情况：

（１）责任者按文件署名（一般以文件的印章为准）的全称著录，有统一规范简称的可使用简称，若不同时期责任者名称发生变化的，按其相应时期的名称著录。

（２）个人责任者一般按原文著录责任者姓名，必要时可在姓名后著

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