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Office办公软件的Word表格应用与文档安全

作者：刘淑贤

来源：《科技传播》2010年第10期

摘要 Word表格的应用技巧和Word文档的安全保护是Office办公软件运用的重要方面。本文论述了Word表格应用中的文字自动适应表格、灵活调整表格、制作斜线表头、随时更新域、对表格数据排序求和;Word文档安全中的隐藏文档纪录、自动加密文档、宏病毒防范和突发事件下的文档保护。

关键词 Word表格;应用技巧;文档安全

中图分类号TP31 文献标识码A文章编号 1674-6708(2010)19-0074-01

在Office办公软件中,Word功能的运用最为广泛。表格与文档是Word功能的重要部分,学习和研究Word表格应用技巧与文档安全保护方法,应该引起每个计算机操作者的重视。本文仅就Word2003谈谈自己的一些体会。 1 Word2003表格的应用技巧 1)让Word中的文字自动适应表格

(1)选中表格的某些单元格,右击“表格属性”,出现“表格属性”对话框后切换到“表格”选项卡,单击“选项”按钮,在随后弹出的“表格选项”对话框中清除“自动重调尺寸以适应内容”复选框;(2)返回表格属性对话框,切换到“单元格”选项卡,单击“选项”按钮,在弹出的“单元格选项”对话框中勾选“适应文字”复选框,如果将边距设置为0,可以让单元格放下更多的文字;(3)依次确认关闭“表格属性”对话框,以后在指定单元格输入文字时,word会自动调整字符间距以适应单元格的大小,而字符字号依然保持不变。 2)灵活调整表格

在Word2003中可以对表格进行随意、方便的调整(1)如果要对表格进行放大或缩小调整,可以把鼠标移到表格的右下方,待出现一个双向箭头时,按住鼠标左键上下左右移动;(2)如果要调整表格中指定行的高度或指定列的宽度,可以在选定表格后,按鼠标右键进入“表格属性”,选“行”或“列”进行个别调整;(3)如果要增加或减少表格的行数或列数,可在位置确定后,用鼠标单击“表格”菜单上的“插入”或“删除”及下一级的选择项,从而完成表格的行列数调整。

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3)制作斜线表头

在Word2003表格中制作斜线表头时,可以按照下面的方法来进行:

(1)首先将光标置于准备画斜线表头的单元格中,然后在菜单栏依次单击“表格”→“绘制斜线表头”菜单命令;(2)打开“插入斜线表头”对话框,在“标题样式”下拉列表中选择“样式二”,并分别输入行标题“部门”、数据标题“来访量”和列标题“日期”。单击“确定”按钮确定插入;(3)如果因为所远单元格太小而提示不能插入斜线表头,单击“确定”按钮单元格将自动调整并成功插入斜线表头。

4)随时更新域

在更改了Word表格中的数据后,相关单元格中的数据并不会自动计算并更新。这是因为Word中的“公式”是以域的形式存在于文档之中的,而Word并不会自动更新域。要更新域,需要选中域,然后用右键单击选中的域,从弹出的快捷菜单中,单击“更新域”。也可以选中域后,按下F9键更新域结果,或者选中整篇后,按下F9键一次性地更新所有的域。 5)对表格数据排序求和

使用表格,我们能很快地对表格中大量的数据进行求和排序操作:(1)Word2003提供了列数据排序功能,有升序和降序两种,排序时首先把光标定位在要排序的列上,然后用鼠标单击对应菜单或表格工具栏上的排序命令或者功能按钮;(2)如果要对表格中的数据进行求和操作的话,可以单击“表格和边框”工具栏上的“自动求和”按钮,来方便地汇总每一列或每一行的数据。 2 Word文档的安全保护

1)隐藏文档纪录。在默认情况下,打开Word文档后,只要用鼠标点击“文件”菜单,最近使用过的4个文件就会完全暴露在外。出于保密需要,我们往往不希望别人看到自己最近编辑过的文件,要达到这样的目的,只要在“工具”→“选项”→“常规”选项卡中不选中“列出最近所用文件”即可。

2)自动加密Word文档。如果希望文档只授权给部分用户,就应该给文档加密。而每次都给文档加密比较麻烦,我们可以用自动宏给Word做了一个通用密码,实施新建Word文档的自动加密,具体做法是:(1)先录制一个新的宏。运行Word,在它的菜单中依次选择“工具”→“宏”→“录制新宏”。这时弹出一个“录制宏”对话框,在“宏名”中输入“Autonew”,在“将宏保存在”中选择“所有文档(Normal.dot)”,然后点击“确定”按钮;(2)选择Word菜单的“工具”→“选项”,在“选项”对话框中选择“保存”页,然后在“打开权限密码”中输入自己定义的通用密码,比如“4rt84f”等,当输入完毕后单击“确定”按钮,这时会弹出一个“确认密码”的对话框,我们只需再次键入密码就行了,然后单击“确定”按钮;(3)在Word菜单中依次选择“工具”→“宏”→“停止录制”;(4)选择Word菜单的“文件”→“退出”,关闭Word。在以后使用Word时,只需点击“新建空白文档”按钮,如往常一样工作,Word文档就自动加密。

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3)宏病毒防范。Word提供了对宏病毒的警告保护,我们可以选择“工具”→“宏”→“安全性”命令,在弹出对话框中设置各种安全级别。建议设置为“高”或“中”,使Word禁止非可靠来源文档中宏的运行,或在运行前给出警告提示,让用户选择运行与否。

4)突发事件下的文档保护。为了防止断电、死机等突发事件导致文档未能保存,我们应利用Word提供的“自动保存”功能,在“工具”→“选项”→“保存”选项卡中设定“自动保存间隔时间”。遇到突发情况,Word的自动恢复功能会在下次使用Word时自动打开恢复文件。

当然,Word表格的应用技巧与文档的安全保护方法还有很多,我们应该在Word软件具体运用操作过程中不断学习,注意总结,以求更好地让Word为我们服务。 参考文献

[1]翁永平,徐海涛.70个实用Word技巧.微电脑世界,2006(4). [2]朱玉银,朱鹏.Word2003表格应用技巧浅谈.农业网络信息,2008(3). [3]卢颖.Word2003在日常办公中的应用技巧.中国新技术新产品,2009(12).