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基于SpringMVC框架的电子档案管理系统的设计与实现

作者：胡世港

来源：《电脑知识与技术》2018年第27期

摘要：在档案管理行业的信息化工作相对落后的背景下，该文通过分析档案管理业务领域知识，整理出详细的软件功能需求，形成软件需求分析报告。在需求分析的基础上，笔者建立了电子档案管理系统的领域模型，并决定采用SpringMVC作为底层开发框架。同时，对该系统中的档案业务流程管理提出了引入activiti工作流框架的展望。 关键词：电子档案管理；SpringMVC；领域模型；业务流程

中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2018）27-0086-02 1 背景

传统档案是指过去和现在社会组织以及个人从事各种活动直接形成的有保存价值的文字、图表和声像等不同形式的历史记录，由档案信息和记录档案信息的载体组成，具有真实性、原始性和不可替代性以及极强的法律效益。档案管理是每个单位必不可少的日常工作，大量的档案文件在管理过程中极为不便，为了有效地保护好这些档案文件，需要开发一套软件来辅助档案管理工作。

档案管理软件使用的前提是对档案文件的电子化，电子档案方便采用信息化技术实现档案资料的保护、存储和查阅工作。现有的泰坦电子档案管理系统是单机版软件，只能在一台电脑上实现电子档案的著录、修改、删除、查找和导出功能，无法利用网络实现电子档案的资源共享，因此为了适应现代档案管理工作的新形势，有必要开发一个网络版的电子档案管理系统，基于Web方式采用B/S结构，客户端通过浏览器可对电子档案方便地进行管理工作。 为了加强电子档案管理系统的安全性，引入“三权分立”概念，平台管理员分为三种角色，系统管理员负责创建用户，系统安全员的权限是给每个用户分配权限，即设置用户的角色，系统审计员的权限是查看日志信息。同时在电子档案管理平台中引入CA认证，对登录用户身份进行识别，确保档案数据的保密性和安全性。 2 电子档案管理系统需求分析

该文综合分析电子档案管理系统业务领域知识，从而详细描述出软件功能需求，形成软件需求分析报告，系统应包含五大功能模块：档案信息管理、全宗管理、数据管理、业务流程管理和系统配置。

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2.1 档案信息管理

包含归档文件、案卷级档案、卷内文件、未归档文件和资料的管理，可对以上五种类型的档案文件进行著录操作，查询修改删除以及批量修改和批量挂接，导出Excel或Excel导入。其中案卷级档案的批量挂接功能，可以逐个把附件挂接到对应的电子档案中，成功后提示挂接成功数量、失败数量、失败文件和失败原因。执行批量挂接操作时应以“全宗号-目录号-案卷号” 给需要挂接的电子文件命名，中间以英文模式下 - 为间隔符。然后请选择上传需要挂接的电子文件（一次最多挂接30个），点击左侧上传按钮，等待所有需要上传的文件上传完成后点击“开始挂接”按钮。 2.2 全宗管理

包含备案信息、部门管理、档案类型管理和档案统计功能。其中，备案信息管理功能支持对全宗信息的增删改查。部门管理功能是指当前全宗下的部门的增删改查。档案类型管理功能可对五种类别的档案文件的文件类型进行增删改查操作。档案统计功能可统计出五种类别的档案的数量。 2.3 数据管理

包含数据检查和数据导入导出功能。其中，数据检查功能可在指定条件下搜索出系统中相同属性的档案文件，删除重复的档案文件。数据导入功能，支持将泰坦系统中导出的档案信息以及附件导入到当前系统中。数据导出功能，可对系统中的档案信息以及附件进行备份操作。 2.4 业务流程管理

包含档案借阅、移交、解密、开放、销毁和达标申请和审核，并可查询相关的申请和审核记录。档案员提出申请，审核员和保密员进行审核。例如，档案借阅的业务流程包含：借阅申请和借阅审核。查询员搜索到相关档案后，点击借阅文件按钮，系统会判断是否为开放文件，如果是开放文件则无需审批，可以直接查看。如果不是开放文件，则判断其保密状态，如果是保密文件，需要保密员进行审核。保密员和审核员对该借阅申请都审核通过的话，查询员即可查看该档案文件。 2.5 系统配置

包含菜单管理、角色管理、按钮管理、用户管理、区域管理和密级管理。其中，菜单管理功能可对系统菜单进行配置。角色管理功能可分配相应的角色给指定用户。按钮管理功能可对系统中的所有按钮进行配置，设置按钮是否可见。用户管理功能可对用户进行创建修改删除等操作。区域管理功能可在当前系统中创建新的区域，区域创建好了以后才能建立全宗。密级管理功能包含对密级等级参数的设置。 3 电子档案管理系统设计和建模

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3.1 底层框架SpringMVC

Spring MVC是当前最优秀的MVC框架，自从Spring 2.5版本发布后，由于支持注解配置，易用性有了大幅度的提高。Spring 3.0更加完善，实现了对Struts 2的超越。现在越来越多的开发团队选择了Spring MVC。Spring3 MVC的优点：1、Spring3 MVC使用简单，学习成本低。学习难度小于Struts2，Struts2用不上的多余功能太多。2、Spring3 MVC很容易就可以写出性能优秀的程序，Struts2要处处小心才可以写出性能优秀的程序（指MVC部分）3、Spring3 MVC的灵活是你无法想象的，Spring框架的扩展性有口皆碑，Spring3 MVC当然也不会落后，不会因使用了MVC框架而感到有任何的限制。 3.2 系统领域模型

档案行业相对保守，其信息化水平也相对落后，要对系统进行准确建模，需要对档案行业有非常清晰的认识和理解。经过笔者深入沟通和理解，为系统模型定义了23个领域模型对象，领域模型全貌图2所示。 4 总结与展望

该文详细描述了电子档案管理系统需求分析和系统建模的过程。通过与档案行业的档案员、审核员、保密员和查询员的深入沟通与交流，分析并明确了系统具体需求和功能，从而构建出合理的系统领域模型，采用SpringMVC作为开发框架，保证系统底层结构的稳定，降低各层次间的耦合度，提高系统的可扩展性和可维护性。

笔者在对电子档案管理系统设计与实现过程进行总结时，发现还需进一步研究：如何改善档案业务流程处理功能？目前系统只能够支持单人审批，而且不考虑申请被退回的情况，不支持自定义流程细节。后期笔者将引入activiti工作流框架；以便实现强大的工作流程处理功能。

参考文献：

[1] 林迎迎. 电子文件档案管理系统应用及实现分析[J]. 兰台内外， 2018（3）：28-29. [2] 王娟. 电子文件档案管理存在的问题及对策解决[J]. 办公室业务， 2017（3）：146-147. [3] 陈永生， 杨茜茜， 侯衡， 等. 电子政务系统中的档案管理：问题与思考[J]. 档案学研究， 2015（2）：28-37. [通联编辑：谢媛媛]