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《公文管理制度》附文1 制度编号-附文1

公文的写作指南

一、公文的组成

组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

1. 涉及集团秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（暂不启用）

2. 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 （暂不启用）

3. 发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

4. 发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文只标明主办机关发文字号。

5. 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

6. 主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 7. 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

8. 公文除“会议纪要”和以电子版形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

9. 成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

10. 公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。 如有附注，居左空二字加圆括号编排在呈文日期下一行。

11. 公文应当标注主题词。

12. 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

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《公文管理制度》附文1 制度编号-附文1 二、公文的页面

1.公文用纸幅面及版面尺寸 1.1 公文用纸幅面尺寸

公文用纸采用标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。 1.2 公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上边距）37mm、下边距35mm、公文用纸订口（左边距）28mm、右边距26mm；版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。

1.3 公文页面网格设置

指定行和网格设置：每页22行，每行28字符。 三、公文的模板制作

新建Word文档——进入Word 界面 1. 进行页面设置

选择“页面布局”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋-GB2312”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的规定标准。

2. 插入页号

选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体“仿宋-GB2312”；奇数页的页码设置成右空一个汉字、右对齐，偶数页的页码设置成左空一个汉字、左对齐。

3. 发文机关标识制作

选择“插入”——“文本框”——“绘制文本框”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。

选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15cm”。选择“版式”附签，单

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《公文管理制度》附文1 制度编号-附文1 击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页边距”；垂直对齐： “绝对位置”设置成“2.5cm”， “下侧”设置成“页边距”。然后单击“确定”。

选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号设置“44号”，字符间距缩放50%，这样，宽为150mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。

4. 红线制作

选择“插入”——“形状”，选中直线，鼠标会变成“十”字形，拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线”设置为“2.25磅”。选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.6cm”。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页边距”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“7.4cm”，“下侧”设置成“页边距”。单击确定。

5. 文号制作

文号——三号仿宋GB-2312、居中显示。注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”——“符号”——“其他符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。

6. 版记制作

先填写具体内容：主题词用四号黑体；主题词词目用四号小标宋体；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用四号仿宋GB-2312。

然后插入分隔线，首尾分隔线设置为1.25磅粗细，中间分隔线为1磅。 7. 保存成模板文件

单击“文件”——“保存”，“保存类型”：选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认即可）。 至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。 四、公文的图例（如下图）

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