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总经理办公室管理制度

目录

总则 2行文管理制度 2

公司证照信函管理 2 办公用品管理 2 印章管理 3 车辆管理 3 人事管理 3

一、 总则：

1、 总经办负责公司日常行政后勤事务的开展与人力资源相关业务处理和协调工作。 2、 总经办负责完成总部职能部门赋予的任务，编制、完善公司各项制度，并督导执行，

负责督促、检查各部门贯彻落实公司决策、决议和总经理决定的情况，公司印鉴、证明信、介绍信等文件档案的管理；公司文件及函电的收、发；公司车辆的管理工作。 3、 总经办根据部门职能设总经办主任一名、总经办助理一名，所选人员应当挑选工作认

真、细致、责任心强、熟悉钢铁保管知识，熟悉公司各项管控制度及了解公司行政办公流程人员；

4、 严格规定纪律，建立总经办制度和工作规范，实行规范化管理。

二、行文管理制度：

1、 本公司行文由总经理办公室部门主任起草，并在发文单中填写文件标题、发送范围、

印制份数、拟稿单位与拟稿人，报总经理签发后打印；

2、 经总经理批准签发的文稿由总经理办公室打印，由起草人校对修正后及时打印、统

一编号、登记、存档、分发。

3、 公司各项制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告

等需以红头文件形式印发。

4、 印制文件材料要有科学性和计划性。要根据文件材料印制要求及数量选择合适的印

制方式，要求使印制数与需用数基本相符。

5、 公司各部门应妥善保管各种文件，并及时整理归档，公司总经办将定期进行检查。

三、公司证照信函管理：

1、 总经理办公室负责公司营业执照和组织机构代码证的管理，因公需要借用时，应严格办理借用手续，需要复印时，由总经理办公室并在复印件上写明“此复印件仅用于办理**事使用”。

2、 公司总经办应在政府有关部门规定的时间内，完成营业执照及组织机构代码证的年检工作。

3、 公司信函（信纸、信封等）采用统一格式和市场可购买到的一般稿纸、公文袋作

为公司办公之用。

四、办公用品管理：

1、 公司总经办核准、汇总办公用品计划并做出预算，经公司财务部审核和公司经理审

批后，公司总经办进行购买、入库、登记、分发。

2、 库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易耗、便于保管和适于

批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。

3、 办公用品管理部门及人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的

领取数量和次数，保证办公需要。对于消耗品，可根据历史记录和经验法则设定领

取基准。超出常规的申领，领取人应作出解释，否则总经办有权拒付。 4、 办公用品领取后发现不适用，应立即退还给总经办，总经办根据情况予以调换。 5、 大件物品领取后，应列入办公室固定资产管理序列，明确责任人，如有遗失，责任

人应照价赔偿。

五、印章管理：

1、 公司印章分为行政印章、法人代表名章、合同章和财务章等，分别由有关部门保

管，各负其责。

2、 公司各类印章统一由总经理办公室申报与刻制。

3、 各部门启用印章前，需要到总经理办公室登记备案，方可使用。

4、 各部门停用印章时必须当日内交到总经理办公室封存，否则由各部门主管领导承

担全部责任和法律责任。

5、 总经理公司办公室负责保管公司行政印章、法人代表名章、合同印章一枚和公司

办公室印章。

6、 公司职能部门代表公司管理的印章（如合同章、财务专用章等）要确定用印管理

办法和确定监印人，公司批准后，行使使用和保管权。

7、 对外联系工作使用统一格式的介绍信或便函，均由各部门领导或公司领导签字，

方可盖章。

8、 重大项目合同、协议等行文时，如需加盖公司行政印章，由主管部门领导签字后

报请公司总经理批准签字后，到公司办公室备案用印。

六、车辆管理：

1、 公司车辆的使用、维护、审验、缴费以及办理有关证照、保险、年检等由公司总

经办统一管理。

2、 公司车辆的使用按各部门工作的重要性，急用优先，兼顾一般，统一调配的原则

进行使用管理，除集团公司领导外，各子公司领导不设专用车，也不得驾驶车辆。 3、 有关私人用车，公司车辆原则上不得私用，员工若出现家庭重要事件急需用车，

应经总经理批准，总经办安排用车。

七、人事管理：

1、 公司各部门需要招聘新员工的，应提前至少一周将人员需求表报总经办，汇总后

向集团人力资源部提出申请，进行人员招聘。

2、 总经办统一办理新入职人员的相关手续，组织开展入职培训，培训结束后将入职

人员交接至部门负责人处。

3、 总经办定期了解下属员工专业培训需求，制定培训计划上报集团人力资源部备案

后组织开展。