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文档移交与保管管理办法
编号：GDHiPAL-DCC-P2-004
版 本 号：0 所属体系：行政管理 编写部门：人力资源及行政部 生效日期：20xx年xx月xx日
GDHiPAL-DCC-P2-004
文档移交与保管管理办法
目 录
1 目的 ........................................................................................................................... 3 2 适用范围 ................................................................................................................... 3 3 编制依据 ................................................................................................................... 3 4 释义 ........................................................................................................................... 3 5 职责分工 ................................................................................................................... 4 6 文档的移交 ............................................................................................................... 5 7 文件的保管利用 ..................................................................................................... 14 8 附则 ......................................................................................................................... 16 9 修改日志 ................................................................................................................. 17
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GDHiPAL-DCC-P2-004
文档移交与保管管理办法
1
目的
为了确保公司文档及时、准确、全面、系统收集整理归档并移交，有效地为
建设、运营和管理提供查询利用，特制定本管理办法。 2
适用范围
该办法适用于公司各部门文档的交接、保存及利用。 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 4 4.1
编制依据
《文档管理基本制度》，GDHiPAL-DCC-P1-001，Rev. 0。 《文档管理办法》，GDHiPAL-DCC-P2-001, Rev. 0。 《保密工作管理办法》，GDHiPAL-ADMPA-P2-001。 《资料室管理办法》，GDHiPAL-DCC-P2-003, Rev. 0。 《会计档案管理办法》, GDFC-ACC-P2-007, Rev. 0。 《合同采办文档管理办法》, GDCP-CP-P2-006, Rev. 0。
《国家重大项目建设项目文件归档要求与整理规范》，DA/T 28-2002。 释义
文档：指文件和档案，文件是档案的基础，是公司在各项活动和处理事
务中形成的各种形式的信息记录；档案是公司历史发展和在各项活动中直接形成的有价值的各种形式的真实历史记载。 4.2
移交：指各部门将工作活动实施过程中形成的各项最终资料移交给DCC
和DCC按有关规定把公司重大项目竣工资料移交给深圳市档案管理机构。 4.3
综合管理档案：由公司在行政管理事务活动中产生的各类重要性及其它
具有利用价值的文件。包括公司章程、合同、原则协议、各类证件、重要性请示、批复、董事会文件、会议纪要等管理性文件。 4.4
会计档案：公司在经济管理活动中产生的会计凭证、会计帐簿和各类报
表等具有保存价值并作为历史记录保存的会计核算的专业档案。 4.5
科技档案：公司在基本建设和生产等项目及改扩建项目中形成的，有利
用价值的投资计划、设计、施工、竣工及维护等活动中形成的图纸、图表、文字材料、计算材料、声像材料等文件。 4.6
声像材料档案：公司在各项工作和活动中直接形成、具有保存价值，并
主要以磁磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式的记载，包括照片、
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