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浅谈工程建设项目的档案资料管理

作者：许汝强

来源：《中国房地产业·下旬》2017年第09期

【摘要】在工程建设项目管理过程中，档案资料管理是至关重要的一个环节，进行档案资料管理主要目标就是保证工程建设项目资料与数据的精确性、完整性，同时还需要保证资料的全面可靠性，能够全面的展现信息服务的职能。工程建设项目档案资料管理最基础的特征有两个，一个是全过程管理，另一个就是全员管理[1]。文章主要对工程建设项目档案资料管理的目的和职责进行简要的概述，并介绍在新时期环境下的档案资料管理工作。 【关键词】工程建设项目；档案资料管理；新时期 1、开展工程建设项目档案资料管理的目的和职责

我国的工程建设项目通常是国家或者社会的固定资产投资项目，其特征主要表现在五个方面：第一，较高的投资成本；第二，整个工程的期限以及使用的期限相对较长；第三，工程建设项目的技术非常复杂；第四，参与建设的施工单位非常多；第五，工程项目的建设过程会牵涉到公众的利益和权益。这些特征在大型水利、交通以及能源工程项目建设过程中表现的更加明显。所以，我国对大型工程建设项目以及中大型的水利工程建设项目的档案资料管理工作都有非常明确的制度，这能够保证档案资料管理在工程建设管理中的核心地位。

所谓的工程项目建设档案资料就是指工程项目在施工的整个过程里，同时还包括工程的初期、建设以及完工的验收等各个流程产生的，能够对国家以及社会具备保存意义的各类形式的历史材料。它可以用来追溯工程的历史，同时也是整个工程项目建设流程的凭证。档案资料管理是记录工程技术和工程经历最值得信赖的方式，档案资料具备独一无二的社会职能和使命。 开展工程建设项目的档案资源管理有两个原因，一方面是用来服务于工程建设项目。另一方面是为了整个社会服务。档案资源管理最基础的职责就是创建科学合理的档案管理体系，同时包括档案形成制度，能够在最大程度上保证档案资料的完整性、精确性和全面性；能够保证工程建设项目档案资料的安全性，就可以完整的展现出档案的信息服务职能，满足科学技术快速发展的基本需求以及我国开展社会主义现代化建设的要求[2]。为保证档案资料的全面性和完整性，最重要的就是立项环节，要重视在这个过程中形成的档案资料的归纳、总结以及归档工作。另外，还应该注意工程项目施工过程中出现的各类形式的文档信息和数据，例如：施工过程的组织规划、工程项目的施工报告和记录等一系列的数据信息，同时还应该总结项目整个施工过程中的重要事件并归档处理，这个过程非常复杂，所以就要求工作人员在工作过程中细致工作。在工程项目建设项目整个施工过程中，最关键的环节就是保证档案资源的精确性格完整性。

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信息科技水平在逐步的提升，电子档案的数量也在逐年增加，这也在一定程度上是档案资源管理面临着更多新的挑战，例如：档案信息搜集方式和管理手段的完善、强化对档案编辑和搜索体系的创建，能够促进档案更快的与数字网络体系融合；保证网络安全的措施以及保护国家重要机密信息、社会或者个人的知识产权和著作权益，此外还有拓展信息沟通的途径，增加信息共享的数量，更好的展现出档案的信息服务职能，同时这也是档案资源管理工作人员面对的最大的挑战和机遇[3]。

2、在新时期背景下的档案资源管理

2.1档案资源管理的标准逐步提升，逐步趋向标准化和安全化

档案资源有两种保存形式，一种是纸质档案保存，另外一种是电子档案保存。在两种保存方式并存的情况下，也给工程建设项目的档案资源管理工作提出更好的需求。由于信息化、科技化时代的到来，工程建设项目的每一个范畴也基本实现了办公的自动化和无纸化，无论是文件合同的拟订和签约，还是最后的督办与归档工作过程都能够在计算机或者是光电网络中开展，但是这类档案最初存在的形式就是电子信息或者数码图片等，借助于磁盘或者光盘，使档案能够以机读的方式存在。但是其中出现极大的缺陷，磁性物质自身非常容易引发静电现象，而且极易受到温度和外磁场的作用。其易于磨损，发霉，甚至是脱落的特征使其不能够保证档案资源的完整性和准确性。光盘存档主要是利用激光的方式储存数据，但是用于记录的材料通常具备较强的不稳定性，而且极易发生氧化现象，同时还会与碱类物质产生作用等缺点。这类存档方式和纸质存档方式在时间上有非常显著的差异，电子存档方式的时间相对较短，一般为五到十五年[4]。而且电子档案的应用形式和纸质档案的应用形式具有极大的差异，由于信息技术水平的提升，从事档案整理归档工作的人员必须使用计算机网络进行数据信息的处理，而其工作发展的必然方向也是将档案信息逐步电子化，其主要的工作任务就是能够将所有的信息系统全面的用电子阅览的方式展示给使用者。 2.2档案资源管理的流程将会趋于标准化和规范化

由于工程建设项目进行专项验收的标准，导致档案资源管理的也逐步趋于标准化和规范化。有关文件指出，由各级政府主管部门或者相关组织机构组织的，最终完工验收固定资产投资工程建设项目都应该组织归档，并进行专项验收，这是由政府对档案资源管理进行监督与管理的核心方式。而且国家的相关文件中规定，特大工程建设项目最终档案的验收都必须由工程项目的主管单位的档案相关部门负责。对工程建设项目进行档案验收是项目完工之后最重要的环节，没有通过验收或者是不验收的工程建设项目都不能通过在整个项目的完工验收。 结语：

档案资源管理是能够充分展示出工程建设的所有环节，也是整个工程项目建设的全面归纳，同时还能够对今后的工作具有一定的指导意义，因此必须强化对工程建设项目的档案资源管理工作的认识。

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参考文献：

[1]汪秀燕.浅谈吉木萨尔县建设工程项目的档案管理[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.决策论坛——政用产学研一体化协同发展学术研讨会论文集（上）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院：2015：2.

[2]余弦.云南省现有三个全国建设项目档案管理示范工程比较研究[D].云南大学，2014. [3]张明兰.水利建设项目档案资料管理制度执行力度的探析[J].办公室业务，2014，（03）：161-162.

[4]王晓波.电网建设工程档案资料管理系统的设计与实现[D].电子科技大学，2012.