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内部控制基本原理在会计中的应用

作者：张国春

来源：《管理观察》2010年第14期

摘 要:内部控制作为管理的一种手段,在企业日常运转中时刻发挥作用。文章主要论述内部控制基本原理在会计有关方面中的应用,从现金、银行存款、存货业务几方面论述内部控制的作用。

关键词:内部控制 基本原理 会计 应用

在社会主义市场经济的条件下,任何会计行为都不仅仅是本单位内部的事情,它影响到整个社会的经济秩序是否正常和健康,甚至影响到社会经济的稳定与安全。因此,任何一个单位,只有建立、健全企业的内部控制制度,才能及时、完整地提供真实、可靠的会计信息,有利于投资者、经营者做出合理、正确的决策。同时才能真正保证企业的财产安全与完整,尽可能地降低成本,提高企业的经济效益。

下面仅就内部控制基本原理在会计中的应用谈一下自己的想法。 其—、内部控制在现金业务中的应用

现金是企业流动性最大的财产,它易于携带,也容易被挪用、贪污或盗窃。因此,现金的内部控制制度显得尤为必要。 1.现金管理的目标。

保证现金的安全、完整,是现金管理的首要目标。体现在会计上,要求做到现金的账面数额与实存数额日日相符。此外,还应当随时保证有足额的现金供企业日常经营活动使用。在国有企业,现金管理还应当符合国家相关政策的要求。 2.现金管理的措施。

为达到上述目标,必须采取必要的措施,归纳起来有以下几个方面:

(1)现金收支业务中相关职务必须分离。现金收付及保管只能由经批准授权的出纳来负责处理,其他职员不得接触支付前的任何现金。而且出纳也不得从事除登记现金、银行存款日记账之外其他账簿凭证的登记、填制工作。这也就是日常所说的“管钱的不管账,管账的不管钱。”

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(2)现金收付必须严格遵守国家相关规定。如按银行的规定,把超过限额的现金及时全部送交银行,出纳不得坐支;现金的使用范围符合国家的规定;现金的收付必须严格按照会计制度及时、正确地填制有关凭证,并登记入账。

(3)建立灵活的稽核制度。库存现金应做到日清、日结、日对,保证账实相符。会计部门或审计部门应随时派除出纳以外的其他人员抽查盘点现金,检查现金是否账实相符。 其二、内部控制在银行存款业务中的应用

企业主要资金收付都是通过银行办理的,因此,银行存款的管理是否有效,是企业经营成败的魂定性因素之一。通过设立有效的银行存款内部控制制度,可“防患于未然”,及时发现乃至杜绝诸如挪用资金、贪污等行为。 1.银行存款管理的目标。

与现金管理目标类似,银行存款管理的目标分为两项:

(1)保证银行存款的安全、完整。从会计技术角度看,要求定期将企业银行存款日记账与银行送来的企业银行存款对账单核对相符;

(2)确保银行存款账户有足够得数额,以保证企业正常经营所需的资金。在现实中,有部分企业因缺乏足够的银行存款而丧失了好的投资机会,更有甚者陷入严重的财务危机而濒于破产。因此,保证留有一定余额的银行存款是内部控制的又一目的。 2.银行存款管理的措施。

不同规模、不同行业的企业,在银行存款的使用要求上存在差异,在其管理措施也就相应不同。但有一些基本措施是共有的,包括:

(1)银行存款收付业务的相关人员职责分离。在银行存款收付业务中,涉及到出纳、会计、主管及银行相关人员。在企业中,应做到银行存款的审批人同出纳、支票保管人员和记账员职责相分离,负责调整银行往来帐的人员同出纳、支票保管人员和记账员职责相分离,负责调整银行往来帐的人员同现金收付、负责应收和应付的人员职责分离。

(2)严格支票管理。所有的空白支票必须连续编号,空白支票要妥善保管,支票存根要按有关规定妥善保存。任何有文字或数字更改的支票应予作废,并且同其他支票存根一起,按顺序编号并保留。每项支票支出,都必须经过指定的支票签署者审批和签发。所有已签发的支票,应于当日及时入账,并定期与相关账户核对。

(3)要定期将企业银行存款日记账与银行送来的企业银行存款对账单核对相符。如不符,应及时查找原因,力争将损失控制在最低水平。

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此外,应当特别加强对国有企业银行存款的管理,以保证国有资产不受侵害。例如,银行账户的设立须经董事会或类似机构批准,以免发生出租、出借银行账户现象,也可防止在开设银行账户中为个人谋取私利,进行违法犯罪活动。 其三、内部控制在存货业务的应用

制造业的存货一般包括原材料、在产品、产成品等,商业企业的存货包括库存商品、办公用品、低值易耗品等,在企业流动资产中所占比重较大。由于其种类繁多,存放分散,变动频繁,较易发生记账错误、损坏变质甚至盗窃流失等情况,而且存货计价合理与否对企业财务状况的影响也较大。因此,建立相应的内部控制制度至关重要。 1.存货控制的目标。

(1)保证存货的账存数与实存数相符。这一目标是对任何财产物资进行内部控制的共同目标。对于存货而言,不但要保证数量上相符,还要保证存货的价值相同,即不发生存货变质、损坏现象。

(2)保证存货的计价正确合理,以确保列入损益表的成本正确。由于市场价格不断波动,以及因通货膨胀(紧缩)的影响,采用不同的计价方法会导致不同的财务结果。如在持续通货膨胀的情况下,采用先进后出法会低估存货成本,高估销货成本进而低估当期利润。如采用先进先出法,高估存货成本,低估销货成本进而高估当期利润。为较真实地反映企业财务状况,应根据经济环境的变化选择恰当的存货计价方式。

(3)合理经济地购入材料(商品)及制造商品。购货是存货控制的第一步。不合理地购入原材料(商品)等要么导致大量存货积压,要么导致存货短缺而停工待料或脱销,这两者会给企业造成巨大浪费或损失。 2.存货控制的方法。

(1)存货业务中相关职务分离。存货业务涉及采购、验收、保管、领用、盘点、会计记录等工作,从事这些工作的人员应适当分离。如采购部门人员与验收、保管人员适当分离,产成品验收部门同产品制造部门人员分离,保管人员与会计记录人员分离等。

(2)建立存货盘存控制制度。对存货的会计记录一般采用永续盘存制。为避免永续盘存制的弊病,一般应在年末通过实地盘点来校对账存数与实存数的差异及存货的质量差异以确保企业存货的安全和财务报表的真实性。

(3)建立合理的存货计价及管理制度。企业要根据经济环境选择恰当的存货计价方法,使财务报表尽可能反映存货的真实价值,确定合理准确的销货成本。存货的计价方法一经选定,不得任意更改,否则易导致利用存货计价方法操纵利润的现象。如确因经济环境发生变化需改变计价方法,应在报表附注中说明改变计价方法的原因及对当期财务状况的影响。