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浅析保密档案管理工作中存在的问题及对策
作者：胡淑英
来源：《办公室业务》2018年第08期
【摘要】保守国家秘密是每个公民应尽的义务，在档案管理工作中，保密工作同样是档案管理工作人员应有的职责使命。档案的管理工作涉及的范围较广，许多牵涉到国家、企业以及个人的档案资料都是弥足珍贵的。如果出现档案秘密泄露的情形，势必会给国家、企业以及个人带来无法挽回的损失，所以，档案保密工作是一项极其重要的工作，值得我们高度重视。 【关键词】保密档案；管理；问题；对策
档案资料的价值随着社会的发展和进步，渐渐为人们所认知，其重要性也愈发突显。无论是从国家层面、社会层面还是公民个人层面，档案的变动和遗失会带来不可弥补的损失，关系重大。作为档案管理人员，应该切实提高思想认识，认真履行职责，诚实敬业，敬畏工作的神圣性，做到规范管理档案资料，做好档案资料的保密工作，杜绝档案保密工作给国家、单位、个人的安全和利益造成的损失。然而，现实工作中，也存在着亟须解决的现实性问题。 一、档案保密工作存在的问题
（一）档案保密意识淡薄。随着人们民主与法治观念的增强，对于个人隐私保护，防止有效信息的泄露达到了前所未有的高度。在网络信息爆发时代，档案资料保密工作所承担的保密事项和需要保密的范围慢慢缩小，似乎需要保密的信息少了，人们的保密意识似乎变得越来越淡薄，保密工作似乎已得不到重视了，事实上，档案资料保密工作的重要性变得越发严峻，需要承担和完成的任务更艰巨了。
（二）涉密事件及载体管理较混乱。随着社会的发展、办公自动化技术的应用，电子文件应运而生，传统的归档方式已不能满足社会需要，在实际的档案资料的保管过程中，管理不规范问题时有发生。对于一些涉密的文件资料，未能实现集中统一管理，由于管理不规范，不严格，存在安全隐患；对于那些电子版形式的涉密档案资料，比如：U盘，移动硬盘、软盘等存储介质的档案资料，也存在随意乱存放的情况，没有规范的管理方式和方法，对于电子类的档案资料也没有做好资料的备份工作，一旦出现特殊情况，导致电子版资料损坏，若没有实行档案数据定期备份，将会造成无法挽回的损失。一些涉密的电脑及电子设备应该在处理前，经过专业人士的有效处理，否则有可能造成秘密信息的无意识泄露，造成不可预估的严重后果。所以，档案工作资料的管理责任重大，应切实加强管理工作。
（三）档案管理部门管理不严格，制度不健全。档案管理部门是关键，是关系到档案资料信息安全的重要关口，如果管理不规范，制度执行不严格，那么档案资料信息的安全就是纸上谈兵。对于档案管理工作人员，如果工作疏忽，责任心不强，就很可能会给国家、集体及个人造成无法弥补的损失；如果因为档案管理制度不完善，未及时制订档案实体和电子数据审查制
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度、文件档案信息上网审查制，缺少工作流程，审批手续不够完备，也同样会引发档案管理的一系列问题。
（四）档案库房安全管理未达标。档案库房作为档案资料存放的重点区域，需要安排在相对封闭、便于安全管理的地方。档案资料往往是不可再生的事实依据凭证，重要性和安全性毋庸置疑。许多单位由于缺乏库房档案管理的安全意识和相关的制度规范，不注重对于档案库房的严格管理，档案库房设置不符合要求，如设在一楼，或与办公室、借阅室共用，未实现库房、阅览、办公三室分开，人员可以随意出入翻阅查看档案资料，对于库房管理也没有必要的门禁管理制度约束，使得库房管理存在不安全隐患。 二、档案管理工作的保密措施
面对档案管理工作中可能会出现的种种问题，笔者结合多年的工作经验，针对保密档案的具体管理工作，提出一些认为有价值的必要措施，从而可以更好地做好保密档案的管理。 （一）加强档案保密工作的宣传，增强保密意识。大数据互联网时代给保密工作带来的挑战是显而易见的，增强保密意识是必然的，随着自媒体的广泛普及和应用，相伴而生的泄密事件时有发生。那么，增强档案保密法制观念，加强档案保密工作的宣传力度等工作刻不容缓。建议各级政府多渠道广泛宣传保密工作，进一步加强保密法规教育、常识教育和警示教育，强化保密意识，通过宣传，引导档案管理工作人员，切实认识到保密在档案管理工作的严肃性和神圣性。
（二）规范涉密文件及载体的管理。对于涉密文件及载体的管理，要有明确规范的制度规章，将涉密档案按照秘密等级施行分类管理，规范管理的流程和方式，对应归档的涉密文件必须按照国家、省、市有关要求进行归档，别盒存放，并使用专用保密设施保存涉密文件档案资料。
（三）严格对档案管理部门进行管理。制定档案管理要害部门严格的规章制度，规范查阅、借阅档案资料的流程手续，落实手续责任人。对于不符合规定的人员，坚决杜绝接触档案资料，保证档案的安全性。
（四）严格做好档案库房管理工作。制定严格的档案库房管理制度，合理选择存放档案的库房区域，选用责任性、原则性强的人员担任管理工作，专人专管；日常情况下，严格按照规章制度进行档案管理工作。 三、结语
档案管理工作是一项庄严、神圣的工作。由于其保密的特殊性，需要引起高度重视，现实管理工作中，可能会出现这样或者那样的问题，给档案管理带来泄密的风险。做好档案管理工作，除了要有明确的规章制度作为工作的指南，更重要的是要提高从事档案管理工作人员的素
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质，切实提高对于档案管理工作的责任意识，严格遵循制度规定，严格按照制度办事，相信档案保密工作一定能够越做越好。 【参考文献】
[1]郭佳琪.高校档案管理工作中信息化技术的应用[J].中国管理信息化，2017（19）.