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高校科研经费报账难的问题及对策

[摘要] 随着高校的发展，高校科研经费大量增加。本文针对科研经费报账过程中存在的科研人员的票据意识淡漠、报账信息不对称、报账业务没有细分、财务系统设置不完善、完税制度不明确等方面的问题，提出应通过强化科研人员的票据意识、报账信息透明化、细分报账业务、完善财务系统设置、完善完税制度等对策来解决报账难的问题。

［关键词］ 高校；科研经费；报账；对策

1 高校科研经费报账难问题分析

1.1 科研人员的票据意识淡漠

科研人员是科研工作的专家，缺少票据的基本常识，票据意识淡漠，因此与一些业务单位发生业务往来时认为只要有票据就行，经常因取得的票据不符合相关规定而不能报销，当报账人到财务部门报账时才发现对方提供的票据填写不齐全、缺少发票专用章，或者是自行印刷的非财政监制或税局监制的票据、过期的票据甚至假发票等不能报销的票据，这些情况的出现导致科研人员因科研工作花了钱，但无法从科研经费中报账，从而产生了“报账难”的问题。

1.2 报账信息不对称

报账信息包括财经法律法规、学校的规章制度、财务部门的内部管理规定及细则。科研人员及课题组的报账员对这些信息的掌握度对是否能一次成功报账起决定性作用［２］。从大量的报账不成功的例子来看，科研人员及报账人对财务制度略知一二的都少，如果报账人拿来的票据问题较少，财务人员能当场指导，及时纠正就可以报销；如果问题太多，一一去指导的话占用了太多的人力资源，导致报账更难，只好教报账人去网上查找相关规定，因此报账人先要阅读理解相关文件再操作，这样难度就相当大。

1.3 报账业务没有细分

科研工作中的支出频率较高的是小额（一般在几万元以内）的材料费与测试费、实验室的其他日常运行费用、调研差旅费等，对设备的采购与维修、实验室维修、大批量材料（一般指10万元以上）采购等支出，其相对发生的频率低、核算时相关规定比较多，业务相对复杂，而这些费用在报账时涉及一些特殊的手续，有的需多个部门的签字审核，如果将所有票据放到一起报账，可能因某一张票据不符合手续导致所有的票据都不能报的情况发生，如果将经常发生的费用即支出频率较高的费用（以下称普通费用）和不常发生的费用即发生频率低的费用（以下称特殊费用）分开核算，对特殊费用设立“专窗”办理，就能提高核算的速度，有效地缓解报账难的问题。

1.4 财务系统设置不完善，科研经费因使用不合理而调账

科研经费因使用不当不能按时结题的情况经常发生，从而导致了大量的调账工作，无形中增加了财务人员的工作量。科研人员预算意识薄弱，认为编制预算只是为了争取项目［３］，使用经费时根本不考虑预算情况，只有项目结题时才会关注项目经费的使用情况，而经费已经使用，一旦与申请项目时的预算不相符就必须做出账务调整，科研项目多的可以在自己负责的项目范围内调整，科研项目少的还需跟其他负责人沟通、协商，并且还要在别的项目能允许调入该笔费用的前提下操作，所以调账的工作无论是工作量还是手续的繁杂程度都远远超过了报账。并且这样的调账都是时间紧、任务重，浪费科研人员和财务人员很多时间。

1.5 完税制度不明确

科研经费中的人工费、劳务费、专家评审费等费用的报税制度不明确，加大了会计核算难度。科研经费的预算中有人工费、劳务费、专家评审费等费用的支出，这些费用的发放涉及报税的问题，如校内在职人员需要报工薪税、校外人员报劳务税、享受税收优惠政策的专家可免税等，目前部分高校在报税方面没有统一规定，对需要纳税的就去办理报税手续，并且在税表上盖完税章，对免税的不用办理任何手续，导致审核人员对所有拿发放表领钱的凭证都要再次判断是免税还是漏报税，发放表和税表是否一致，一旦漏报税后果相当严重，并且无形中加大了会计核算的工作难度。

2 科研经费报账难的改进对策

2.1 强化科研人员的票据意识

加大对票据识别知识的宣传力度，针对科研人员经常花了钱而取得的票据不能报账的问题，财务部门可将识别票据的基本知识印成小传单供科研人员学习，同时在财务部门的网上公示票据的基本知识，如有新的假票据识别办法应及时更新，如同识别假钞一样让科研人员掌握好票据的识别方法；科研人员在索取发票时尽量让对方提供的发票的发票专用章或财务专用章的名称跟其门店的名称一致，这样就可大大减少因票据不符合国家规定而不能报账的可能性；科研人员尽量少用现金支付，采用转账支付，包括POS机付款、网银付款、电子汇款、支票付款等，这样科研人员有付款凭证作为证据就可以要求对方换票，减少损失；对大额发票（如2 000元以上）在条件允许的情况下取得发票时先查真伪；在财务部门网上提供全国各省市的国家税务局和地方税务局的链接网址，让报账人在报账前自查。

2.2 报账信息透明化

不断完善各项规章制度，规范报账行为，制作最简洁的报账制度和报账流程的视频在报账大厅重复播放，定期进行报账制度的宣传，如一学期一次的各单位报账员培训，尤其是新的规定出现后及时进行培训，新教工、新增硕导、新增博导的培训中加入最基本的报账规定的培训。对一些内部规定要纸面化、公开化，

不要停留在内部掌握、口头传达的层面。明确规定票据的粘贴办法、限制每张粘贴卡上所粘票据的张数、限制每次报账的粘贴卡的份数等。如每个粘贴卡所粘车票不超过40张，其他票不能超过20张，每次报销的粘贴卡不超过10个。在普通业务票据中，要求本市内发生的票据和本市以外发生的票据分开粘贴：市内的票据按市内车票、过路费，市内的燃油费，专用材料费、测试费，接待费，其他费用等几大类分别粘在不同的粘贴卡上。外地发生的费用按差旅费、接待费、其他费用等类分别粘贴。所有票据按以上要求分类分别粘贴后，能报的先报，不能报的再补手续，这样能提高工作效率。

2.3 将票据分为普通费用和特殊费用，设立特殊费用报账“专窗”

从报账难的具体情况看，主要因为一些特殊费用制度性强，不同项目经费有不同的报账要求，而这些业务的发生频率相对不高，规模大的高校一般审核人员有10人左右，每个审核遇到的概率更低，从而导致审核人员对该类业务相对不熟练，因此对票据进行业务分类，设立相应的“专窗”报账有利于提高报账效率。

普通费用：指在科研工作中发生的不涉及固定资产维修和报增、设备申购、招标、项目审计等业务的票据，包括办公费、资料费、邮电费、交通费、差旅费、会议费、培训费、接待费、版面费、测试费、材料费等票据。特殊费用：指涉及到需要办理固定资产报增或办理免报增固定资产手续、网上竞价、公开招投标、经过工程审计等手续的业务。具体包括：仪器设备类固定资产维修、仪器设备的购置；超过10万元的单件或大批货物的购买；建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。

2.4 完善财务系统的设置

目前，一些高校开通了网上查询系统，科研项目负责人在办公室上网可查询到自己所负责项目经费的具体使用情况，然而需要科研人员对照申请项目时的预算自行控制项目经费的使用，是一项非常复杂的事情，所以大多数科研人员都是先使用，不符合要求再调账。因此只有完善财务系统设置，由财务系统控制项目经费的使用，才能做到不因经费使用不符合预算要求而调账。所有科研项目在立项时严格根据预算要求控制支出科目和支出金额，对特殊项目的银行科目在立项时一并控制，尽量做到不调账。如“863”、“973”项目不允许有汇款手续费支出，只有通过立项时控制支出科目和额度，才能有效避免调账，减少财务人员的工作量。

2.5 完善完税制度

所有科研人工费、劳务费、评审费等费用的领取先办理报税手续，即对科研经费中凭发放表和税表领钱的报账问题，要求报账人先办理报税手续，并且办税员在发放表上盖章确认，最后凭已盖章的凭单办理审核业务。这样按规定办理报税手续后，能确保没有漏报税的情况发生，审核人员不用再做专业的判断，大大加快了审核速度，可有效缓解报账难的问题。