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北京宏福苑物业管理有限公司

物资采购管理规定

为加强对北京宏福苑物业管理有限公司各部门物资采购的监督与管理，规范物资采购程序，提高采购工作的效益，现制定本管理规定。

一、采购物资的范围：

本规定中所称的物资包括：

1、公司及所属部门日常办公用品。 2、公司及所属部门固定资产类物资。 3、公司及所属部门所需生产类物资。

二、采购原则

1、采购工作必须遵循“少花钱，多办事”的原则，提倡勤俭节约，力求提高资金使用效益。

2、采购应遵循集体议事的原则，避免个人操作行为。特别是对大件物品和贵重精密仪器的采购必须充分听取相关人员和专业人员的意见，集思广益，充分考虑到适用性、实用性和技术上的前瞻性，以求获得最大范围的合理性。

3、物资采购工作必须依据“公开、公平、公正”原则，切实做到“货比三家”并选购性价比优越的产品。

三、采购物资的管理：

1、公司设定采购专员负责物资采购工作，公司所需的日常办公用品及固定资产的采

购与管理由采购专员负责管理。

2、所属部门所需日常办公用品、固定资产类物资、生产类物资由采购管理人采购配送，由所属部门调用，接受行政部门督察。

3、采购物资的类别：

（1）年累计采购金额在200元以下日常办公用品、零散物品记为零星物资采购。 （2）1000元以下的办公用品、固定资产及生产类物资。 （3）1000元以上的办公用品、固定资产及生产类物资。

（4）一次劳务在5000元以上或年累计采购金额超过一万元办公用品、固定资产及生产类物资。的必须签订合同。

（5）实行“以旧换新”领用物料。的部门或人员，必须有旧物料和完备、有效的“领料单”，到仓库更换。

（6）经常使用的替换配件、物品、维修材料等。 （7）因工作需要临时借用物品。

四、采购任务的落实。

采购工作一般由使用部门与采购部门共同落实，使用部门对设备性能、技术指标负责，采购部负责商务。金额较大或重要物资的采购，部门经理及技术专员要一起参与，共同商讨，签订好合同，由使用部门整理备案。

五、采购审批

1）无库存采购审批

1、物资采购由物资使用部门填写采购申请，申请上应写明物资的品称、规格型号、数量、用途等，经使用人签字，部门经理签字后报采购部审核，审核后根据物资分类按相关流程执行采价工作。

2、所属使用部门需要采购的所有用品、物资，由采购人员市场采价。

零星物资采购。由采购人员在“物资采购申请表”上标注单价并签署采购意见，使用部门文员签字；采购管理处备案；

1000元以下的办公用品、固定资产及生产类物资。由采购人员在“物资采购申请表”上标注单价并签署采购意见，报使用部门文员签字、部门经理审批、财务室确认交至行政部最后审核签字后，由文员以上级持“物资采购申请表”领取。由采购部备案；

1000元以上的办公用品、固定资产及生产类物资。由采购人员在“物资采购申请表”上标注单价并签署采购意见，报所属部门经理签字认可、财务室确认后报行政部审核，经总经理审批后，由文员以上级持“物资采购申请表”领取。由采购管理处备案；

一次劳务在5000元以上或年累计采购金额超过一万元办公用品、固定资产及生产类物资。必须签订合同。由采购人员在原备忘上标注单价并签署采购意见，报使用部门经理及技术专员审批、财务确认后经行政部审核签字报总经理审批通过后，由文员以上级持“物资采购申请表”领取。由采购管理处备案。 2）有库存领物审批

1.零星物资采购。由使用部门文员到依照库房规定做好记录并签字后领取； 2.1000元以下的办公用品、固定资产及生产类物资。应填写“领料审批单”。由使用部门文员申请签字，部门经理审批采购管理处签字备案后，依照库房规定做好领用记录，由部门文员以上级持单领取；

3.1000元以上的办公用品、固定资产及生产类物资。应填写“领料审批单”。由使用部门经理申请签字，报采购管理处签字认可经总经理审批，采购管理处备案后，依照库房规定做好领用记录，由部门文员以上级持单领取；

4.一次劳务在5000元以上或年累计采购金额超过一万元办公用品、固定资产及生产类物资。由使用部门经理申请签字，报采购管理处签字认可经总经理审批，采购管理处备案后，依照库房规定做好领用记录，由部门文员以上级持单领取；

5.对经常使用的替换的配件、物品、日常用品、维修材料等，应根据历史数据、经验，编制维修用料月计划，由部门主管提出申请，报部门经理审批，经财务审核并经办公室审核批准后，可实行定额备用量，一般保证二周的库存量。根据批准后的申请，使用部门持部门工作组组长签字后的“领料单”，持工作证件领用。“领料单”的有效期限为三天。

6. 因工作需要临时借用物品时，借用物品无论价值大小，由借用人员填写“借物申请单”，由部门负责人签字，由部门经理审批。借用存货必须按期归还。

7.实行“以旧换新”领用物料的，必须通过部门文员以上级持旧物料和完备、有效的“领料单”，在“领料单”上标注“以旧换新”到仓库更换，并做好库房领用记录。 3）采购部应每月底对物资领用情况与使用部门进行盘点。并与财务部核对。将物资采购和使用情况作出月分析表。

六、采购、领用原则：

1、采购部根据领导审批意见安排人员按需按量采购。

2、所有办公用品、固定资产、物资采购回来以后，一律先办理入库，由库管人员验收后，办理入库手续，建立台账。

3、有库存的办公用品、固定资产、物资，领用人经批准，到库管处直接领用。无库存的办公用品、固定资产、物资采购回来后，由库管根据审批单通知相关人员领取。 4、所有办公用品、固定资产、物资采购时，均应执行实用原则，质量、价格适中，既不用低劣廉价品，也不用高价奢侈品。

5、每次采购办公用品、固定资产、物资时，应货比三家，多方采价，但在同质同价的情况下，尽量相对固定有一定质资、信誉的供货商。

6、所采购办公用品、固定资产、物资，除少数质轻、量小，能随手带走的物质，一般都应由供货商送货。

7、所有办公用品、固定资产、物资货到后，都应有严格的验收程序，以查明货号、品名、数量、质量等数据，附有产品合格证书及厂家资质方可入库。特殊生产类物资验收时，其质量应由专业工程师验收签字。

北京宏福苑物业管理有限公司

2011年2月21日