内容发布更新时间 : 2024/5/21 2:05:08星期一 下面是文章的全部内容请认真阅读。

国际合作学院档案管理知识培训讲义

范文春

各位老师：大家好！

很荣幸今天能有机会与大家共同学习、共同探讨高校案管理工作。我今天想跟大家谈以下几个问题：

一、高等学校档案的定义、分类 二、档案工作的基本内容

三、行政、外事（含党群、教学）档案的归档范围及归档要求 四、学生类档案的归档范围及归档要求 五、声像档案的归档范围及归档要求 六、归档时间

一、高等学校档案的定义和分类 （一）高等学校档案的定义

高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

从这个定义可以看出以下几点：

1.档案来源和内容的广泛性。招生、教学、科研、管理等各方面。 2.档案是由文件材料有条件地转化而来的。 转化条件有三点：

（1）办理完毕的文件才能成为档案。从这个角度来说，“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。

（2）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。从这个角度来说，“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。不是“有文必档”。

（3）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。从这个角度来说，“文件是档案的因素，档案是文件的组合。”

3.档案的形式是多种多样的：文字、图表、声像等不同形式、不同载体。 （二）高等学校档案的分类

《办法》把高校档案分成十一大类：即党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类。

《办法》还指出，归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。也就是说高校档案是由多种载体组成的十一个大类。

《办法》中没有提实物这种档案载体。但实物又确确实实是档案的重要的组成部分。大家都去过我校的校史博物馆吧。它是以器物、著作、照片、手稿、模型、雕塑、影像等来反映学校的历史底蕴和现实活力。那里有叶利钦的笔——它体现了我校的发绣外交史；三元券——反映了社会各界共同捐资建设温州大学的历史；苏步青院士给温州大学亲笔信——体现出苏老对温州大学发展建设的殷切关怀。这些实物是温州大学从无到有、从小到大逐步

发展壮大的历史见证。

由于声像、实物等载体需要不同的保管条件，要分别存放，于是为了便于保管，人们都习惯地不太严格地称为声像档案、实物档案、电子档案，并分别编号、保存。用参见号与11大类联系起来。

二、档案工作的基本内容

包括以下八项：档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计。每一项都包含很多的内涵。就拿保管来说，做好防虫、防盗、防潮、防水、防高温、防霉等“六防”或“八防”，对破损档案及时修补等，这还不是保管的全部内容。我们说保管，不仅要保证档案载体的完整，延长档案的使用寿命，而且还要保证档案内容的安全，也就是保密工作。

例如每年都有职称评审，通过的教师，其职称评审表肯定存档，没有通过的人员的职称评审表，如何处理？尽管它不是归档范围，但也不能随意乱放或丢弃，应该用碎纸机粉碎或焚烧或送造纸厂当场监督制作纸浆等方法进行销毁。

11月末，我刚在北京参加一个全国高校档案管理培训班。给我们讲课的老师是北京市教委办公室副主任王薇，她给我们讲了这样一件事。

在北京近郊的某个教育部门的清扫工在打扫卫生时，在一堆废纸中无意发现了他当年参加高考的成绩册，更巧合的是，在其中还找到了他本人的名字及成绩。

结果他发现他的成绩已进了当年中专录取线。当时的中专生这意味着什