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VFP及OFFICE软件在劳动工资工作中的应用浅析

作者:朱恒志

来源:《经营者》2015年第03期

摘 要 计算机应用软件与日常工作的结合,在现实中具有越来越重要的作用,如何更好地运用软件,解决工作中的实际问题,本文针对VFP6.0、EXCEL、WORD软件在工资、工资统计中的应用进行了简要分析,通过实例说明了具体用法,达到了提高工作效率和工作质量的目的。

关键词 软件 运用

随着计算机及网络技术的发展,铁路劳动工资信息化水平越来越高,上级相继开发了一些信息系统,提高了工作效率。但由于劳资工作涉及面广、系统本身的局限性、单位具体工作特殊性等原因,需要根据工作特点,有针对性的运用一些计算机技术,达到提高工作效率和工作质量的目的。本文针对自己负责的工资管理、劳动统计管理工作的相关问题,对VFP及OFFICE部分办公软件在上述工作中的应用进行浅析。 一、工作介绍

劳资工作涉及增加职工工资、报送劳动统计报表。增资工作时间紧、任务急,要求在规定的时间内发到职工手里;劳动统计报表按指标分类要求将数据及时、准确上报。

(1)增加工资工作内容。为调动职工积极性,企业依据经济效益情况,每年根据工种按不同标准增加职工工资;统计增资额;打印个人增资通知存入档案。单位有几千人,几天内完成此项工作在原来是不可想象的,借助计算机技术能轻松实现。

(2)劳动统计报表工作内容。随着铁路的快速发展和铁路体制改革、经营机制转换,对劳动统计的要求越来越高、越来越细,统计指标越来越多。表现在:要求劳资报表的工资总额支出与财务完全一致;工资总额分地区、分工种、分层次等进行统计;职工人数分年龄、分工种、文化程度统计。劳动统计报表不但人员、工资分类较细,且有一些特殊人员(如赴监理站、集体外出劳务人员等),这些特殊人员,在单位代支付工资,由用工单位统计:即单位开支,但不统计工资,需要把上述人员工资从全段工资总额中按分项剔除,由用工单位支付并统计,单位向用工单位清算。如何按要求及时准确地上报各类报表,也同样需要借助计算机技术实现。

二、应用软件简单介绍

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本文应用软件主要涉及VFP6.0、EXCEL表格、WORD文档。由于VFP6.0数据库是关系型数据库,可以进行穿库,劳资部门用得较多。劳资提供的工资变动需要通过财务部门发给职工,财务一般用EXCEL表,由于VFP6.0数据库与EXCEL表格可以相互转换,为工作提供了方便。

(1)Visual FoxPro 6.0中文版,是可运行于Windows系统平台的32位关系型数据库开发系统,具有强大的数据处理能力及良好的兼容性,使组织数据、定义数据库规则和建立应用程序等工作变得简单易行。同时利用可视化的设计工具和向导,用户可以快速创建表单、查询和打印报表,是目前最快捷、最实用的数据库管理系统软件之一。用户还可以通过单独的命令进行数据操作,实现自己的需要。

(2)Excel是一种优秀的电子表格处理软件,是Office办公软件中的一个重要组件,具有非常强大的数据处理功能,使用非常广泛。

(3)Word是文字处理应用程序,其简单功能为:用户用Word软件编排文档,使打印效果在屏幕上一目了然,直观的操作界面,可以编辑文字图形,能够满足用户的各种文档处理要求。本文运用邮件合并,省时省力、准确地完成了个人增资通知中对应项目内容的导入工作。 三、VFP在劳资管理中的功能运用

由于VFP是关系型数据库,劳动工资管理主要是对人员和工资的管理,几千人的单位,使用此数据库非常便利,可以实现下列功能。

(1)进行人员统计。在现有人员信息库中选取需要字段生成VFP数据库,对生成数据库进行操作:设置不同字段、字段中输入不同标记,可以进行各种人员的分类、统计(如按工种、职务、技术职务、年龄等)。

(2)进行工资统计。财务每月工资单是Excel表形式,将财务Excel表工资导成VFP数据库,经修改库结构、设置字段等相关操作后,以工号(GH)建立索引文件,将人员标记内容导入工资库,就可以按要求统计各类人员的工资。

(3)可以进行信息核对,检查实际执行的工资是否正确。人员信息库中有岗位工资,财务支付工资库中也有岗位工资,可通过工号(GH)将两个库的岗位工资项穿在一起,将岗位工资不同的做标记,摘出来进行核对,也可以通过此操作核对其他项目。

(4)通过库中某一字段的数值,在另一字段生成规定的数值,在增资工作中经常用到。 (5)统计个人的年收入。个人收入作为缴纳保险的依据,要求做到数据准确,通过穿库等操作,得出每个人的工资收入。

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(6)报表按月上报,人员、工资每月都有变化,以原建立人员分类标记的数据库为基础,定期替换人员变动后新生成数据库的人员标记字段内容,再对变动人员的分类标记进行输入或修改。 四、具体应用

针对工资、劳动统计中的问题,运用计算机技术,通过对数据库字段进行分类标记;运用语句或编制小程序对数据库的字段进行操作;依据工号(GH)将另一数据库相同字段的标记替换到该库等操作,实现所达到的目的。本文以10名人员为例,建立10月份人员信息库和工资库,对人员进行了简单分类标记,将人员分类标记替换到工资库,说明具体操作内容及用途。具体工作中职工人数多,分类复杂,只要按照要求进行认真细致的分类、标记,触类旁通,就能够很好地完成劳动工资工作。

(1)按需要对人员进行分类标记,统计人员数。建立数据库,按要求设计使用的字段类型,定义字段名及字段名数值代表的工种或职名等,对数据库进行编辑,输入人员分类标记。VFP数据库中的字段类型有字符型、数值型、日期型等六种,这里主要用字符型和数值型。第一,建立数据库。用人员信息库选择需要的字段生成后缀为DBF的数据库文件(如

ABC.DBF,简称为人员库)。新建立数据库结构用CREATE ABC(略)。第二,根据需要定义字段中数值代表的工种、职名、技术职务等(见表1)。第三,修改库结构,添加需要字段。双击数据库ABC,在命令窗口输入MODI STRU,回车,就可以添加字段了(见图1)。 按定义字段中数值对数据库进行编辑。在英文状态下,可直接编辑,将人员对应的数值输入相应字段(见图2)。第五,统计需要的人员数。建立文件名为A1统计查询简单程序(MODI COMM A1),输入命令语句(见图3中a1.prg)后退出,保存,在命令状态输入DO A1,回车,A3的数值即是查询的接触网工,电力工,变电值班员为女职工的人员数,分别为3人,2人,1人。查询的记录需要符合两个及以上条件时(如既是女职工,又是变电值班员),中间用.and.隔开。查询其他符合条件的人员时再输入其他的命令语句(见图3)。 (2)统计工资。财务做完10月工资后,提供给劳资,由于为EXCEL表,需要转换为VFP数据库。第一,将EXCEL表格另存为EXCEL95格式,在VFP命令状态下选择导入,点击导入向导,文件向导选择EXCEL5.0和97,点击定位,选择需要导入的EXCEL95格式表,点击新建表定位,设定为ABCD,点保存,下一步,下一步……直到最后出现完成,点击完成,就生成了库文件名为ABCD的10月份工资数据库(见图4)。第二,将第一个无用的记录删除。找到保存的目标文件,在命令状态下输入delete record 1,回车,输入PACK,回车,删除第一个记录。第三,用EXCEL表导入的ABCD.DBF数据库的字段类型均为字符型,需要修改库结构(上面已介绍)。除工号(GH)、姓名保留字符型外,其余的根据数据是否有小数点,均变为数值型,原数据有小数的设置位数为2,并根据人员库的字段设计建立D1、D2、D3、D4字段。第四,分别对人员库和工资库建立以工号(GH)为字段的索引文件,工号(GH)是为管理方便而设置的个人编号,在单位是唯一的,劳资、财务都使用此工号(GH)。建立人员库索引文件:双击人员数据库,在命令状态下输入INDEX ON GH TO