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VFP及OFFICE软件在劳动工资工作中的应用浅析

作者：朱恒志

来源：《经营者》2015年第03期

摘 要 计算机应用软件与日常工作的结合，在现实中具有越来越重要的作用，如何更好地运用软件，解决工作中的实际问题，本文针对VFP6.0、EXCEL、WORD软件在工资、工资统计中的应用进行了简要分析，通过实例说明了具体用法，达到了提高工作效率和工作质量的目的。

关键词 软件 运用

随着计算机及网络技术的发展，铁路劳动工资信息化水平越来越高，上级相继开发了一些信息系统，提高了工作效率。但由于劳资工作涉及面广、系统本身的局限性、单位具体工作特殊性等原因，需要根据工作特点，有针对性的运用一些计算机技术，达到提高工作效率和工作质量的目的。本文针对自己负责的工资管理、劳动统计管理工作的相关问题，对VFP及OFFICE部分办公软件在上述工作中的应用进行浅析。 一、工作介绍

劳资工作涉及增加职工工资、报送劳动统计报表。增资工作时间紧、任务急，要求在规定的时间内发到职工手里；劳动统计报表按指标分类要求将数据及时、准确上报。

（1）增加工资工作内容。为调动职工积极性，企业依据经济效益情况，每年根据工种按不同标准增加职工工资；统计增资额；打印个人增资通知存入档案。单位有几千人，几天内完成此项工作在原来是不可想象的，借助计算机技术能轻松实现。

（2）劳动统计报表工作内容。随着铁路的快速发展和铁路体制改革、经营机制转换，对劳动统计的要求越来越高、越来越细，统计指标越来越多。表现在：要求劳资报表的工资总额支出与财务完全一致；工资总额分地区、分工种、分层次等进行统计；职工人数分年龄、分工种、文化程度统计。劳动统计报表不但人员、工资分类较细，且有一些特殊人员（如赴监理站、集体外出劳务人员等），这些特殊人员，在单位代支付工资，由用工单位统计：即单位开支，但不统计工资，需要把上述人员工资从全段工资总额中按分项剔除，由用工单位支付并统计，单位向用工单位清算。如何按要求及时准确地上报各类报表，也同样需要借助计算机技术实现。

二、应用软件简单介绍

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本文应用软件主要涉及VFP6.0、EXCEL表格、WORD文档。由于VFP6.0数据库是关系型数据库，可以进行穿库，劳资部门用得较多。劳资提供的工资变动需要通过财务部门发给职工，财务一般用EXCEL表，由于VFP6.0数据库与EXCEL表格可以相互转换，为工作提供了方便。

（1）Visual FoxPro 6.0中文版，是可运行于Windows系统平台的32位关系型数据库开发系统，具有强大的数据处理能力及良好的兼容性，使组织数据、定义数据库规则和建立应用程序等工作变得简单易行。同时利用可视化的设计工具和向导，用户可以快速创建表单、查询和打印报表，是目前最快捷、最实用的数据库管理系统软件之一。用户还可以通过单独的命令进行数据操作，实现自己的需要。

（2）Excel是一种优秀的电子表格处理软件，是Office办公软件中的一个重要组件，具有非常强大的数据处理功能，使用非常广泛。

（3）Word是文字处理应用程序，其简单功能为：用户用Word软件编排文档，使打印效果在屏幕上一目了然，直观的操作界面，可以编辑文字图形，能够满足用户的各种文档处理要求。本文运用邮件合并，省时省力、准确地完成了个人增资通知中对应项目内容的导入工作。 三、VFP在劳资管理中的功能运用

由于VFP是关系型数据库，劳动工资管理主要是对人员和工资的管理，几千人的单位，使用此数据库非常便利，可以实现下列功能。

（1）进行人员统计。在现有人员信息库中选取需要字段生成VFP数据库，对生成数据库进行操作：设置不同字段、字段中输入不同标记，可以进行各种人员的分类、统计（如按工种、职务、技术职务、年龄等）。

（2）进行工资统计。财务每月工资单是Excel表形式，将财务Excel表工资导成VFP数据库，经修改库结构、设置字段等相关操作后，以工号（GH）建立索引文件，将人员标记内容导入工资库，就可以按要求统计各类人员的工资。

（3）可以进行信息核对，检查实际执行的工资是否正确。人员信息库中有岗位工资，财务支付工资库中也有岗位工资，可通过工号（GH）将两个库的岗位工资项穿在一起，将岗位工资不同的做标记，摘出来进行核对，也可以通过此操作核对其他项目。

（4）通过库中某一字段的数值，在另一字段生成规定的数值，在增资工作中经常用到。 （5）统计个人的年收入。个人收入作为缴纳保险的依据，要求做到数据准确，通过穿库等操作，得出每个人的工资收入。

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（6）报表按月上报，人员、工资每月都有变化，以原建立人员分类标记的数据库为基础，定期替换人员变动后新生成数据库的人员标记字段内容，再对变动人员的分类标记进行输入或修改。 四、具体应用

针对工资、劳动统计中的问题，运用计算机技术，通过对数据库字段进行分类标记；运用语句或编制小程序对数据库的字段进行操作；依据工号（GH）将另一数据库相同字段的标记替换到该库等操作，实现所达到的目的。本文以10名人员为例，建立10月份人员信息库和工资库，对人员进行了简单分类标记，将人员分类标记替换到工资库，说明具体操作内容及用途。具体工作中职工人数多，分类复杂，只要按照要求进行认真细致的分类、标记，触类旁通，就能够很好地完成劳动工资工作。

（1）按需要对人员进行分类标记，统计人员数。建立数据库，按要求设计使用的字段类型，定义字段名及字段名数值代表的工种或职名等，对数据库进行编辑，输入人员分类标记。VFP数据库中的字段类型有字符型、数值型、日期型等六种，这里主要用字符型和数值型。第一，建立数据库。用人员信息库选择需要的字段生成后缀为DBF的数据库文件（如

ABC.DBF，简称为人员库）。新建立数据库结构用CREATE ABC（略）。第二，根据需要定义字段中数值代表的工种、职名、技术职务等（见表1）。第三，修改库结构，添加需要字段。双击数据库ABC，在命令窗口输入MODI STRU，回车，就可以添加字段了（见图1）。 按定义字段中数值对数据库进行编辑。在英文状态下，可直接编辑，将人员对应的数值输入相应字段（见图2）。第五，统计需要的人员数。建立文件名为A1统计查询简单程序（MODI COMM A1），输入命令语句（见图3中a1.prg）后退出，保存，在命令状态输入DO A1，回车，A3的数值即是查询的接触网工，电力工，变电值班员为女职工的人员数，分别为3人，2人，1人。查询的记录需要符合两个及以上条件时（如既是女职工，又是变电值班员），中间用.and.隔开。查询其他符合条件的人员时再输入其他的命令语句（见图3）。 （2）统计工资。财务做完10月工资后，提供给劳资，由于为EXCEL表，需要转换为VFP数据库。第一，将EXCEL表格另存为EXCEL95格式，在VFP命令状态下选择导入，点击导入向导，文件向导选择EXCEL5.0和97，点击定位，选择需要导入的EXCEL95格式表，点击新建表定位，设定为ABCD，点保存，下一步，下一步……直到最后出现完成，点击完成，就生成了库文件名为ABCD的10月份工资数据库（见图4）。第二，将第一个无用的记录删除。找到保存的目标文件，在命令状态下输入delete record 1，回车，输入PACK，回车，删除第一个记录。第三，用EXCEL表导入的ABCD.DBF数据库的字段类型均为字符型，需要修改库结构（上面已介绍）。除工号（GH）、姓名保留字符型外，其余的根据数据是否有小数点，均变为数值型，原数据有小数的设置位数为2，并根据人员库的字段设计建立D1、D2、D3、D4字段。第四，分别对人员库和工资库建立以工号（GH）为字段的索引文件，工号（GH）是为管理方便而设置的个人编号，在单位是唯一的，劳资、财务都使用此工号（GH）。建立人员库索引文件：双击人员数据库，在命令状态下输入INDEX ON GH TO