内容发布更新时间 : 2024/11/14 14:05:00星期一 下面是文章的全部内容请认真阅读。

如果我们在用Excel XP处理庞大的数据信息时，不注意讲究技巧和方法的话，很可 能会花费很大的精力。因此如何巧用Excel来快速输入信息就成为各个Excel XP用 户非常关心的话题...

1、快速输入大量含小数点的数字

如果我们需要在Excel XP工作表中输入大量的带有小数位的数字时，按照普通的输入方 法，我们可能按照数字原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入0.05这个数字 时，我们会把“0.05”原样输入到表格中。不过如果需要输入若干个带有小数点的数字 时，我们再按照上面的方法输入的话，每次输入数字时都需要重复输入小数点，这样工 作量会变大，输入效率会降低。其实，我们可以使用Excel XP中的小数点自动定位功 能，让所有数字的小数点自动定位，从而快速提高输入速度。在使用小数点自动定位功 能时，我们可以先在Excel XP的编辑界面中，用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编 辑”标签，在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框，然后在“位数”微调编

辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字 时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。例如，我们要在某单元格中 键入0.06的话，可以在上面的设置中，让“位数”选项为2，然后直接在指定单元格中 输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为“0.06”，怎么样简单吧？

2、快速录入文本文件中的内容

现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件，如果此时您需要将这些数据制作成 Excel XP的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样 做；将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。没关系！您只要 在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻需要重新输入或者需 要不断复制、粘贴的巨大工作量了。使用该功能时，您只要在Excel XP编辑区中，依次 用鼠标单击菜单栏中的“数据/获取外部数据/导入文本文件”命令，然后在导入文本会 话窗口选择要导入的文本文件，再按下“导入”钮以后，程序会弹出一个文本导入向导 对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的 格式了。

3、快速输入大量相同数据

如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一 个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。你可以通过下面的操作 方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：首先同时选中 需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左 键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选 中的所有单元格同时填入该数据。

4、快速进行中英文输入法切换

一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表 就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以 用以下方法实现自动切换：首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法

菜单中选择一个合适的中文输入法；接着打开“有效数据”对话框，选中“IME模式” 标签，在“模式”框中选择打开，单击“确定”按钮；然后再选中输入数字的单元格区 域，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择关闭 （英文模式）；最后单击“确定”按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元 格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。

5、快速删除工作表中空行

删除Excel XP工作表中的空行，一般的方法是需要将空行都找出来，然后逐行删 除，但这样做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量 呢？您可以使用下面的操作方法来进行删除：首先打开要删除空行的工作表，在打开的 工作表中用鼠标单击菜单栏中的“ 插 入”菜单项，并从下拉菜单中选择“列”，从而

插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中顺序填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使 所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中Ｘ列的数据，以Ｘ列重新排序，然后删去 Ｘ列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了。

6、快速对不同单元格中字号进行调整

在使用Excel XP编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的 字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中 的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些 单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。其实，您可以采用下面的方法来减轻 字号调整的工作量：首先新建或打开一个工作簿，并选中需要Excel XP根据单元格的宽 度调整字号的单元格区域；其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/ “对齐”标签，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框，并单击“确定”按钮

；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度， Excel XP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元 格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应 新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。

7、快速输入多个重复数据

在使用Excel XP工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入，无 疑工作量是巨大的。现在我们可以借助Excel XP的“宏”功能,来记录首次输入需要重 复输入的数据的命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮 上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。使用宏功能时，我们可以按照以下 步骤进行操作:首先打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标 单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随 后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令；设定好宏后，我们就可以对指定的单元 格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。

8、快速处理多个工作表

有时我们需要在Excel XP中打开多个工作表来进行编辑，但无论打开多少工作表，

在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，编辑好了以后再依次编辑下一个工作表， 如果真是这样操作的话，我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了，因为我们同时打 开多个工作表的目的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样 的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift\键或“Ctrl\键并配以鼠标操作，在

工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批 量处理；接着在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表 的操作；然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”，将选中的多个工作表设成相同 的页面模式；再通过“编辑”菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替 换、定位操作；通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元 格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在“工具”菜单中选择“选 项……”，在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮，将选中的工作表设成相同的

视窗样式和单元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完 成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。

高效办公Excel排序方法\集中营\

排序是数据处理中的经常性工作，Excel排序有序数计算（类似成绩统计中的名 次）和数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例，介绍Excel 2000/XP的数据 排序方法。

一、数值排序

1.RANK函数

RANK函数是Excel计算序数的主要工具，它的语法为:RANK （number，ref， order），其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计算的数字 单元格区域的绝对引用，order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略，则 以降序方式给出结果，反之按升序方式）。

例如图1中E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是: 在F2单元格内输入公式“=RANK（E2，$E$2: $E$4）”，敲回车即可计算出铸造车间的 产值排名是2。再将F2中的公式复制到剪贴板，选中F3、 F4单元格按Ctrl+V，就能计算 出其余两个车间的产值排名为3和1。如果B1单元格中输入的公式为“=RANK（E2， $E$2:$E$4，1）”，则计算出的序数按升序方式排列，即2、1和3。

需要注意的是:相同数值用RANK函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续 数字的序数空缺。假如上例中F2单元格存放的数值与 F3相同，则按本法计算出的排名 分别是3、3和1（降序时）。

2.COUNTIF函数