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新常态下干部人事档案工作思考

作者：杨红

来源：《科学与财富》2015年第36期

摘 要：党的十八大以来，中共中央更加从严要求干部人事档案管理工作，各级部门也对干部人事档案工作提出了具体地、更高的要求。新常态下如何做好干部人事档案工作，充分发挥干部人事档案在历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部中的作用，成为值得思考的问题。

关键词：干部人事档案 问题 措施

干部人事档案是干部个人经历和社会实践的记录，是干部思想品德、业务能力和工作情况的反映，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的一个重要依据。党的十八大以来，反腐败过程中暴露了干部档案信息造假等相关问题，中央要求要进一步严格干部人事档案管理，并实行干部任前档案审核制度。由此看来，新常态下，充分认识干部人事档案工作存在的问题，并采取措施加以改进，提高干部人事档案工作的管理水平，很有必要。 1.当前干部人事档案工作中存在的问题 1.1相关人员的干部人事档案工作意识淡薄。

部分单位不重视干部人事档案工作，一些人甚至认为只要档案不丢失就行，干部及相关部门不能即时将需归档的材料交至档案部门，完全没有认识到干部人事档案工作的意义和重要性。单位领导对干部人事档案管理的资金投入不够，甚至请人兼职管理干部人事档案。档案管理水平低、效率不高的现象多有存在。 1.2干部人事档案的归档不符合要求

据中组部2009年7月印发的《干部人事档案材料收集归档规定》，明确规定了履历材料、自传材料、报告个人有关事项材料、考察、考核以及鉴定材料等25个方面的材料应当归入干部个人档案，但实际归档的干部人事档案绝大部分都不齐全、不完整。有些材料未办理完毕就归档了。材料存在文字不清楚、对象不明确、无承办单位和时间的现象。有些材料应由组织盖章的、本人见面或签字的，却没有按要求进行。档案载体规格大小不一，存在使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写文件材料的现象。 1.3干部人事档案的鉴别上把关不严

干部人事档案鉴别工作就是按照一定的原则和规定，对收集起来的档案材料进行审查、甄别其真伪，判定有无保存价值，确定其是否归入干部人事档案，是干部人事档案材料归档以前的最后一次检查，是保证档案材料完整、精炼、真实的重要手段。这项工作做的是否到位直接

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决定着干部人事档案质量的优劣。通过各种渠道收集来的材料，由于种种原因，有些属于干部人事档案，有些属于文书档案、案件档案、业务考绩档案、诉讼档案等。实际工作中，由于受工作人员业务水平和主观因素的影响，不属于干部人事档案归档的材料没有剔除出去，对需归档的档案材料没有认真审核，对档案中缺少的主要材料也没登记补充，对相关信息前后记载不一致的也没有组织确认1 。

1.4干部人事档案的保管和利用不科学、不安全

目前，大部分单位采用三孔线装的方法固定档案材料，但干部的年度考核等材料是需要不断补充进去的，材料归档时必须把已装好的档案拆开，将补充的新材料与原案卷的相关材料归类并重新打孔装订为一册。这样反复的拆卷、装卷，很容易破坏档案材料。再者，由于干部人事档案是按人员组卷装订成册的，当查阅其中某一份或某一类档案时，不得不将全册档案提供给查阅者，虽然干部人事档案有严格的借阅规定，但利用者很可能看了不该看的材料，不利于干部人事档案的保密2 。另外，装订成册的档案也不利于复印、扫描，拆开则会对档案造成伤害。

1.5干部人事档案的相关管理制度不完善，硬件设施不到位

部分单位在干部人事档案的收集、鉴别、分类、转递和查阅等环节上没有完善的制度去规范、监督、考核，以致出现干部人事档案管理中不该有的问题。比如转递档案不及时，造成有人无档或有档无人。查阅档案、出具证明和复制档案材料随意，出现泄密、假公济私的现象。干部人事档案保管室没有符合规定的保管库房和相关设施，表现在没有独立的库房，库房内外没有监控设施，库房内没有温湿度控制设备、没有配备灭火器，更没有基本的防霉、防潮药品等。

2.新常态下作好干部人事档案的相关措施

2.1完善干部人事档案管理相关制度，提高档案管理人员素质

一是落实“制度管人”，细化干部人事档案管理责任，层层传递压力，通过建立问责追究制、纳入单位年度考核、干部人事档案任前审核和造假查处等制度规范明确档案管理人员的工作职责；二是加强业务督导，采取集中培训、业务特派员帮带、专家辅导等形式，强化档案管理人员的法治意识、吃透相关政策、明晰实操标准，熟练掌握人事档案管理业务知识；三是要立标树标学习典型，通过选树、宣传、学习标杆，在提高专业人员的专业素质的同时，加强人员思想政治素质，为打造素质高、业务精的干部人事档案工作队伍3 。 2.2尝试按“件”管理干部人事档案

按“件”管理干部人事档案，不再需要繁琐、复杂的裁剪、黏贴、打孔、装订等手工劳动，减轻了档案管理人员的工作量，提高了档案管理的工作效率，使其从繁重的档案整理工作中解脱出来，有更多的精力去学习、摸索、掌握干部人事档案的业务知识和现代化技术，逐步实现

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干部人事档案管理的规范化、精细化、信息化和科学化。另一方面，按“件”管理后，不必再为插入一份新材料而大动干戈地将整卷档案拆开，利用档案时，不必将整卷档案拿出提供查阅或是复印，只需按“件”提供利用即可，避免了利用者因查找某一份材料而有意无意地翻阅到其它材料，从而最大限度地防止了档案信息泄密，有利于档案的保密和保护4 。 2.3建立、健全档案安全体系

国家档案局局长杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议上提出，“要建立确保档案安全保密的档案安全体系，把档案安全工作放在档案工作的首位，全面提升档案部门的安全保障能力，确保档案实体安全和信息安全。”新常态下，档案实体的失密、受损、被盗、被毁等传统问题，档案信息的失密、被篡改、消失等新问题更加受到关注和重视。健全档案安全体系包括如下方面：一是切实改善干部人事档案保管保密条件。对档案库房严格按照有关规范和标准进行改造，新建、扩建的库房应达到相关的建设标准。二是提高档案库房的安全防灾标准，加强安全设施建设，采用先进的安全保密技术、设备，改善档案保管保密条件，确保档案安全保密。三室加大档案安全投入，安装自动报警、自动灭火设施、温湿度调控和防磁等完善的设施，确保档案不受损害 5。

2.4开展干部人事档案工作信息化建设

一是建立干部人事档案数据库系统，对干部人事档案进行动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和相关档案管理软件，将干部人事档案录入系统，使干部人事档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行电脑系统操作。同时，档案的数据系统建成后，不仅能够全面反映干部的基本情况、工作履历等静态信息，而且可以记录干部工资、职级、学历、岗位变动等动态信息。二是建立干部个人电子档案系统。适应人才流动的需求，为便于档案的查阅流转，可以将干部个人档案中能够公开的部分以类似于IC卡的形式，制成电子档案。该档案由主管部门制作并负责维护更改，由个人持有，用人单位只能阅读无法更改。个人电子档案的建立，可以有效地减少弃档、“死”档和无档现象，同时，还可以减轻档案工作量，减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏和损失 6。

总之，新常态下，各级干部人事档案管理单位必须从制度上、机构上、硬件保障上抓好这项工作，档案管理人员要认真学习业务知识，提高综合素质，提升干部人事档案工作水平，更好地发挥干部人事档案的作用。 参考文献

[1] 陈智为，邓绍兴，刘越男.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2009：430-433 [2] 吴珍，王玉玲.论高校干部人事档案管理工作的弊病和新举措[J].办公室业务，2015，5 [3] 薛晶.新常态下推进干部档案规范化建设的思考[J].黑龙江档案，2015，5