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EXCEL函数在数据处理与分析中的应用

作者：李如平等

来源：《电脑知识与技术》2015年第14期

摘要：EXCEL以方便、实用、易操作等特点广泛应用于各行各业，EXCEL在学校学生信息管理中应用非常广泛，灵活运用函数可以快速进行学籍信息管理、日常学生社团工作管理以及学生成绩处理与分析工作。

关键词：EXCEL函数；数据处理；分析

中图分类号：TP37 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）14-0199-03 Abstract： EXCEL is convenient， practical， easy to operate and it widely used in various industries， EXCEL used in school student information management application is very broad， flexible use of functions can be quickly process student information management， daily work of student organizations and student performance management and analysis. Key words： EXCEL function； data processing， analysis

EXCEL是一个功能十分强大的数据图表处理软件，具有极强的计算与分析能力以及出色的图表功能，能够胜任从简单的家庭理财到复杂的专业领域中的计算、分析等，是目前最流行的电子表格软件之一。虽然EXCEL在日常工作中已广泛应用，但多数使用人员都只是简单地进行表格数据的加减乘除以及求和、求平均值函数的最基本运算，本文将通过对几个函数的运用，将平常一些复杂的数据处理工作进行快速处理，从而提高工作效率。 1 VLOOKUP函数在学生报到管理中的应用

目前高职院校学生录取后存在一部分学生进行专业调整的问题，而学生录取工作中各学校做的学生录取表格是按照学生专业进行排序的。学生报到当天，学校各系部都会提前根据各专业学生人数将学生的基本信息打印出来进行统计学生报到情况，当天到学校进行专业调整的学生姓名就不在提前准备的名单里，要现场填写学生信息，报到当天，本来学生人数就很多，如果有一部分学生需要现场填写信息的话，就会增加学生排队的时间，给报到工作带来很大困难，报到学生排队等待的时间太久也会出现一些不满意的情况。如果能应用VLOOKUP函数进行数据处理就能非常快速的解决这个问题。

VLOOKUP函数能给日常工作带来很大的方便，也是工作中常用的函数，但由于该函数有4个参数，使用起来也比较难掌握，所以平常办公人员使用的并不多。下面就以学生专业调整为例介绍如何使用VLOOKUP函数。函数使用中部分表格因涉及到学生身份证、电话等敏感信息，所以表格数据、列宽等进行了部分处理。VLOOKUP函数的语法规则如下：VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）。

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需要注意的是，VLOOKUP函数在使用时需要注意的是VLOOKUP函数的第二参数引用的单元格区域，如果是精确查找，不需要排序，如果是模糊查找，最左列需要按升序排列，否则会出错。我们通常为了方便使用，最好还是将引用单元格区域进行升序排列后再进行信息提取。

2 MID字符串函数的应用

MID字符串函数，作用是从一个字符串中截取出指定数量的字符，在日常学生管理工作中，有许多原始表格只有学生的身份证号码，需要录入学生的出生日期，这时用MID字符串函数将会方便快捷地解决问题。

MID字符串函数格式是 MID（text， start_num， num_chars）， text被截取的字符， start_num从左起第几位开始截取（用数字表达）， num_chars从左起向右截取的长度是多少（用数字表达）。应用如图2所示（身份证信息比较敏感，所以本列中的身份证信息只是一些18位的字符数据而已，不具有真实性，学号、姓名、性别都没有填写）。具体到本题中MID函数使用方法是在出生日期所在列填写=MID（D2，7，8），表示将D2单元格中身份证信息，从第7位开始提取8个字符，即得到学生出生年月日的八位信息，操作过程如表7所示。 3 学生社团评比活动常用函数

学生社团活动是评价学校文化建设，共青团建设的一个重要指标，在日常的社团活动中，经常要进行学生活动的评比，评比中为了较少的受到人为因素的影响，在评比活动中，比较好的计算方式是将所有的得分去掉一个最高分，去掉一个最低分，再计算出总分，这样的总分比较有说服力，具体操作如表8所示。 4 学生成绩分析

学生成绩分析是每学期任课老师需要做的任务比较繁重的工作，在成绩分析过程除了要录入成绩外，还要对每个班级进行学生考试人数、最高分、最低分、平均分、60分以下、60-75分，75-89分，90分以上各分数段进行统计统计过程中首先在学生成绩表中输入学生成绩，表格式如表9所示。 5 总结

EXCEL函数用处非常广泛，本文只是将平时工作中用到的一些函数进行总结和分析。EXCEL函数数量比较多，如果能将EXCEL函数与平常的工作进行结合，将会全面提高办公信息化水平。 参考文献：

[1] 郑丽敏. EXCEL数据处理与分析[M].北京：人民邮电出版社， 2012.

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[2] 李剑铭. 身份证号码在EXCEL函数的作用[J]. 科技信息， 2012（12）. [3] 程道欣. EXCEL函数在成绩统计中的运用[J]. 课程教育研究， 2012（7）. [4] 刘艳慧. EXCEL函数在学生信息管理中的应用[J].价值工程， 2014（2）.

[5] 袁晓蕾， 辛玉玲， 李莹. EXCEL函数在在校生学籍信息管理中的应用[J]. 知识经济， 2015（2）.

[6] 梁晶晶. 数据挖掘技术在学生综合信息管理系统中的应用研究[D].河北科技大学，2013. [7] 成必成.自定义EXCEL函数在学生工作中的应用[J].办公自动化，2009（09）. [8] 费春梅. EXCEL在信息管理方面的应用[J]. 价值工程，2010（1）.