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办公室综合协调职能的充分发挥对提升机关管理工作水平的作用探究

作者：金洪亮

来源：《中国市场》2017年第23期

[摘要]在现代的管理工作中，综合协调是一个十分重要的组成部分。一个具有高效率的职能体系主要是由控制、指挥、计划以及组织几个部分组成。在日常工作过程中，协调贯穿于整个工作的过程。充分发挥办公室综合协调职能对于提升机关管理工作水平有着十分重要的意义。文章主要对如何充分发挥办公室综合协调职能进行了一些研究和讨论。 [关键词]综合协调；办公室；管理工作；职能发挥 [DOI]1013939/jcnkizgsc201723180

在实际机关管理工作中，在基层管理、中层管理以及高层管理中都需要协调，协调贯穿于整个日常工作的过程。在现代的管理工作中，综合协调是一个十分重要的组成部分。办公室也是公司中的中枢机构，是全单位各种信息的中心，各个方面的事情都需要办公室进行协调和沟通。

1办公室综合协调职能具体体现 11会议协调

目前，实际应用最为广泛以及直接的一种协调方式即会议协调。会议协调的主要工作内容即对一些事务性的工作进行协调工作，例如处理某个发生的突发事件、完成某个重要的任务、召开一个会议等。这些会议协调都需要不同部门之间进行充分的交流和协调工作，发挥办公室协调牵头作用，召集相关部门，分工具体的工作任务，将工作细节进行落实，责任落实到准确的部门和人。不同的部门在工作中对于自己任务有明确的认识，能够在很大程度上提高工作效率，增强工作针对性。

从另外一方面看，会议协调作用不仅体现在会中的协调，在包括了在会前的协调。在会议召开前，办公室需要对会议召开的地点、人员以及时间进行协调。若未进行合理的协调工作，会导致会议安排不够合理，会议人员会议发生冲突，无法专心于会议中，不仅降低了质量，也降低了工作效率。这样的会议不仅未达到理想的会议效果，还在一定程度上浪费了参会人员的时间和经历。会议协调能够对会议进行规范的管理，提高会议的效率和质量，精简会议。改善服务。办公室进行安排后，可将信息公布在网络上，相关人员进行登记，从而了解到是否出现会议人员重复等现象，提高办公效率。

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12关系协调

在整个协调功过中，关系协调是一种十分微妙和艺术性的协调方式，它往往体现在最普通的工作中，而不是在某一项工作中完成的。关系协调可以说是通过日常工作中，人与人之间的交流往来以及帮助、建立私人关系等方面来完成的。办公室使整个机关单位中的综合部门，需要与其他不同的部门进行往来，日常工作也需要不同部门的支持。办公室相关办公人员应提起依靠和尊重其他部门人员的意识。当其他部门遇到苦难时，应主动进行帮助，切勿事不关己，热情地帮助其解决问题，建立良好的往来关系。经过实践不难得出，不同部分之间的良好合作关系对于提高管理水平和工作效率有着十分重要的意义。一般不同的机关部分之间能够进行良性工作关系，就能形成一个循环，营造良好的工作氛围，提高日常工作效率，帮助相关工作能够顺利进行。 13信息协调

信息协调是一种十分快捷且不可缺少的协调方式。在日常工作过程中，若相关工作无法得到全面的传播和推行，相关政策未能得到确切的落实，工作环节出现障碍，绝大部分都是由于信息交流出现了问题。从纵向上看，对领导的指示、决定、要求没能很好地告知其他部门； 从横向上看，机关各部门之间各自为政，未进行充分的交流，彼此互不理解，更谈不上互相配合。办公室一个十分重要的职能即对信息进行加工后传递，让不同部门都能够在第一时间了解到相关工作的实际进行情况，从而能够在发现问题后，立刻得出解决方案和对策。

公司或者单位对外的综合性数据能够体现出自身良好形象。若不同部门缺乏沟通，每个部门将不同的数据报给办公室，并坚持自己部门数据才是正确的，将会在很大程度上对形象造成影响。为了防止这种情况出现，办公室需要落实到人，对基础情况的数据进行筛选和加工后，及时更新，保证数据的正确性和权威性。另外，可建立电子信息机制，提高数据共享能力，规范数据，便于数据收集，维护单位形象。 14制度协调

在协调方式中，制度协调可以说是效率较高的一种协调方式。建立完善的岗位责任制度和科学的规章制度，能够从根本上保证协调工作的有效进行以及管理的规范化。一些机关的职能部门在对规章制度进行制定的过程中，过于关注本部门的要求和具体的工作特点，忽略了对公司或者单位整体性的考虑，相关规章制度完善较低，存在漏洞较多。在日常工作中，此种规章制度未能发挥出实际的作用，形同虚设。办公室可以组织全机关规章制度制定工作，要求机关不同的职能部门都对本部门现有的规章制度进行树立，对存在漏洞以及应废弃的相关制度进行修改，对涉及跨部门职能范围、相互不协调的规章制度进行协调。办公室根据机关各部门的梳理情况从整体上进行综合协调，并将重新梳理过的规章制度汇编成册，以保证规章制度的连续性和科学性。从根本上看，合作的前提即明确的分工。若分工不明确，管理工作中不同部门的任务和职责都未进行明确，无所谓合作。

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2办公室在综合协调过程中应树立的观念 21全局观念

协调工作本身即是一种全局工作。办公室在发挥综合协调功能的过程中，需要将重点放在中心工作中。办公室是公司中的中枢机构，是全公司各种信息的中心，各个方面的事情都要办公室进行协调和沟通。在实际工作中，不难发现，有相当一部分的职能部门会忽略大局，忘记长远利益以及整体目标。办公室需要树立一种长远和全局的观念，维护整体利益，实现长远目标。另外，在工作过程中，办公室需要尽可能对各方的利益进行平衡，把不同的力量进行汇聚，明确自己的工作定位，充分发挥部门职能，克服局限性，积极主动完成工作。 22服务观念

办公室的工作人员需要树立一个中心观念即做好服务工作。综合协调工作也是办公司和提高服务工作质量的体现。办公室提高了服务水平，就能够在一定程度上对工作中不同的环节进行简化，提高工作质量和效率，减少协调内容，想他人之所想，急他人之所急。 23平等观念

平等观念可以说是创造机关管理工作和谐氛围中十分重要的一个部分。办公室是单位中的处级单位，并未与其他部门有着领导和被领导的关系。办公室在与其他部分进行相处的过程中，应树立平等观念，同级之间进行良性的协调和交流，不偏不倚。在实际处理日常事务的过程中，办公室应充分发挥协调功能，充分尊重其他不同部门的声音和意见，从切实解决问题出发，理解难处，加强交流，以理服人并以情感人。不同部门之间应充分交流意见，联络感情，达成共识。另外，在办公室在工作中，不应以主持事务的状态参与进来，应与其他部门一样，只是参与者。若只是一味发号施令，只能产生更大的分歧和矛盾，降低工作效率。 3结论

进行综合协调的主要目的在于充分调动不同部门之间解决事务的积极性和主动性，齐心协力，进行合作和配合，提高工作质量和效率。办公室的工作人员需要树立一个中心观念即为做好服务工作。在实际机关管理工作中，在基层管理、中层管理以及高层管理中都需要协调，协调贯穿于整个日常工作的过程。若办公室能够充分发挥综合协调功能，协调各个职能部分之间的分歧和矛盾，落实分工，即能有效提高机关的整体管理水平，提高工作效率。 参考文献：

[1]李笑办公室主管实用手册[M].北京：经济管理出版社，2005

[2]朱清，志忠充分发挥办公室职能进一步做好综合协调服务工作[J].青海财会，2002（5）：22-23