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做好办公室档案管理工作的研究探讨

作者：权青

来源：《世界家苑·学术》2018年第05期

摘 要：随着我国在经济以及科技上的不断发展对于办公室的档案管理工作提出了全新的挑战，传统的办公室档案工作方法已经逐渐不能和时代的发展变化相适应了，这就要求要对办公室的档案管理工作进行变革和创新才行，只有通过这样才能够让办公室的档案管理工作越做越好，才能夠不断的适应发展的需要和要求。

关键词：科技；办公室；档案管理；创新；工作；适应 1 前言

办公室作为重要的办公场所无论对于企业还是单位来说都发挥着重要的作用，办公室对于企业和单位来说就像是战争中后方的指挥所，这里是发号和行使职能的重要场所，近年来随着信息时以及科技的发展对于传统的办公室档案工作带来了巨大的冲击和挑战，在日常的档案管理工作中办公室档案管理人员面对的挑战和难度也在不断的加强着，为了更好的做好办公室的档案管理工作就必须要对办公室的档案管理工作进行相应的变革和创新才行。文章将会首先分析一下当下办公室档案管理工作中存下的常态问题都有哪些，根据这些问题制定出符合办公室档案工作的发展方法来以此优化和提升办公室的档案管理工作，让办公室档案管理工作可以做到最优。

2 办公室档案管理工作亟待解决的常态问题分析 2.1 办公室档案管理工作一直是单位忽略的工作环节

办公室档案管理工作最主要的就是档案人员对于档案文件的管理工作，办公室文件管理工作中最常见和最容易出现的问题之一就是组织往往忽视办公室文件管理。这也是办公室档案管理工作在实际工作中面临的最大困难。也不会为本单位带来什么实际上的作用。因此办公室档案管理工作往往容易被单位领导所忽视，在实际的工作中对于办公室档案管理工作无论是在办公环节还是基础设施等方面的建设一直得不到重视和关注，由于长期得不到领导的重视办公室档案管理工作的发展面临着很大的困难。 2.2 有限的办公档案管理队伍

工作能否做得好和整个团队的能力水平有直接关系，但办公室文件管理团队的素质往往不能满足要求。一个团队是否优秀又和每一个个体能力水平息息相关，现在办公室档案管理队伍建设中最大的问题就是队伍中各个档案管理人员的水平参差不齐。这将极大地影响整个文件管理能力和团队的水平。一些档案管理人员对他们所从事的档案管理工作没有正确的认识，他们对工作的积极性和主动性不感兴趣。在实际的办公室档案管理工作中是被动的工作。办公室文

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件管理工作中经常出现各种各样的错误，但他们自己并不认识问题的严重性。因此，有必要对办公文件管理团队进行相应的修改。只有打造一支优秀的办公室档案管理队伍才能够充分的对办公室档案管理工作有一个全面的把控，才能够在实际工作中合理的做好办公室的档案管理。 2.3 办公室档案管理在信息化的工作方法上不够普及

信息化的发展是一个国家综合实力的综合体现，现在世界各国越来越注重信息化的建设和发展，因此近年来信息化得到了飞速的发展，信息化技术也逐渐的被应用到各个领域，信息化的高效以及准确性也逐渐的被人们所认可，现在很多单位的办公室档案管理工作也逐渐的加入了信息化的参与，但是对于信息化的办公室档案管理工作的普及和应用力度还是不够，好多单位仍然采用传统的人工纸质的档案办公方法来进行档案管理，这种方法的工作效率太慢，而且往往容易出现一些错误。一方面是由于单位由于对办公室档案管理工作的长期不重视导致在一些硬件配套设施的建设上始终无法得到相应的支持，另一方面就是现在还有很多办公室档案管理人员对于信息化的接受还没有做好充足的思想准备，在实际工作中还是习惯于沿用传统的办公方式来进行办公室的档案管理工作。这种理念和工作方法已经和现在社会发展需要相违背了，在一定程度上大大的阻碍了办公室档案管理工作的进一步提高和完善。 3 如何做好办公室的档案管理工作 3.1 提高认识，加强重视

工作能否做好做圆满往往和工作意识有直接的能动关系，意识支配着行动，对实际行动产生重要的影响作用，因此在很多工作中领导层是非常注重对工作人员的工作意识的建立和培养的，办公室档案管理工作也是如此，想要做好办公室档案管理工作就必须要注重对办公室档案工作人员的档案意识建设。首先要树立正确的档案意识，然后在意识的基础上才能够对办公室档案工作起到足够的重视才能够做好办公室档案工作。这就要求单位领导首先要肯定办公室档案工作的重要价值以及重要作用，让管理人员意识到这是一份非常重要的工作，无论是对单位还是对自己来说。然后还要定期的通过培训宣传等方式来不断加强管理人员的档案工作认识。 3.2 全面推进档案管理队伍的素质建设

做好办公室档案管理工作必须要对办公室档案管理队伍在素质以及水平上进行全面的提升，只有这样才能够充分的保障办公室档案管理工作的科学高效进行。要定期的对档案管理人员进行相应的技能要求培训和提升，对于一些在办公室档案管理工作中态度不端正的档案管理人员要进行批评，命令其马上进行改正，对于屡教不改者要对其进行相应的惩罚，起到警示作用。单位领导要定期的对办公室档案管理人员进行工作上的检查，侧面增强办公室档案管理人员的工作责任心。通过这种方法来不断优化和加强办公室档案管理队伍的素质水平，只有通过打造一支具有专业素质的档案管理队伍才能够真正做好办公室档案管理工作。 3.3 加强信息化办公室档案管理的建设

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信息化的办公室档案管理方法可以有效的优化档案工作，传统的人工纸质的办公室档案工作最大的缺点就是工作效率低下和容易出现错误。而信息化的办公室档案管理可以有效的解决这个问题，通过网络平台可以对档案资料进行准确的收集和整理，不但节省了工作时间还大大的提升了准确性。在这两种档案工作方式中我想都会选择信息化的办公室档案管理方法来进行档案管理。信息化的利用不仅是办公室档案工作的未来发展方向，更是国家未来建设的方向，未来的竞争将是一场信息化以及科技化的竞争。信息化将对社会的各个方面都产生深远的影响，因此办公室的档案管理工作也应该紧跟信息化发展的脚步，通过有效的利用信息化技术来不断的加强办公室档案工作的规范化以及科学化发展。规范化以及科学化的发展的办公室档案管理才是做好办公室档案管理工作的最根本的要求。 3.4 强化办公室档案管理的规范化管理及操作

在新的发展阶段要想做好办公室的档案管理工作就必须要对办公室档案管理进行规范化的管理以及规范化的操作，无规矩不成方圆，所以做好办公室的档案管理工作首先就要就要对办公室档案管理制定出完善的规章制度作为依据和保障。要逐步建立起权责明晰的办公室档案管理制度，把办公室档案管理工作进行细化，把每个工作环节都明确到个人，这样如果哪个工作环节出现问题可以及时的找到相关的负责人，在最短的时间内解决问题。这样的工作规范也有利于为单位实行奖惩制度打下基础，哪个工作环节变现突出的档案管理人员自然就会被凸显出来。要逐步在单位内部建立起完备的信息化办公室操作流程，通过信息化的档案管理方法来加强办公室档案管理工作的提升。通过对办公室档案管理工作的规范化管理以及规范化操作可以让办公室档案管理工作变得更加科学。 结语

办公室档案管理工作对于单位整体工作的顺利展开具有重要的作用，它对单位其他部门起到了一个串联的作用，可以让整体的工作合理有效的进行。文章对于办公室档案管理工作的探讨都是基于客观角度来进行的。 参考文献

[1]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2014. [2]李莉.提高办公室档案管理科学化水平的路径探讨[J].中国市场，2017（25）. [3]陈容韶.提高办公室档案管理效率的方法分析[J].办公室业务，2016（10）：76-77. [4]张宝燕.事业单位加强办公室档案管理的创新思路构架[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2015（1）：26-27. 作者简介