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归档电子文件登记表

文 件 特 征 形成部门 完成日期 载体编号 电 话 硬件环境(主 机、网络服务 器型号、制造 厂商等) 联系人 载体类型 题 名 设 备 环 境 特 征 操作系统 软件环境(型 号、版本等) 数据库系统 字处理平台 记录结构 (物理、逻 辑) 应用软件文 记 录 类 型 □定长 口可变长 门其他 记录总数 总字节数 文 件 记 录 特 征 说明是txt,或doc, 或jpeg, 或tiff ,或MP3等格式的文件 记录字符及图形文件格式 型号： 文件载体 数量： 备份数： 形成部门 联系人 联系人 口一件一盘口多件一盘 口一件多盘口多件多盘 文 件 交 接 电 话 接收部门 通讯地址 电 话 送交人(签名) 年 月 日 接收人(签名) 年 月 日

归档电子文件登记表

第

文件 编号 2011HR000100001 页

备 注 文件名 关于实施岗位工资的通知.DOC 形成 时间 文件性 质代码 文件类 别代码 HR 1 载体 编号 2011HR000保管 期限 Y 2011.10 T

电子文件档案管理规定

第一章 总则

第一条 为了公司信息化建设需要，规范公司形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，特制定本办法。

第二条 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

第四条 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

第五条 明确规定归档时间、归档内容、相关软件、版本、数据类型、格式，以保证电子档案的质量。

第六条 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

第七条 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

第八条 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

第九条 基本术语解释

（一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘（硬盘、移动硬盘等）、光盘（DVD、VCD）等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 （三）电子文件的归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

（四）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。

（五）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（六）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

（七）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果等信息。

第二章 电子文件的收集与积累

第十条 各部门在主要职能活动中产生的电子文件，凡是属于归档范围和有参考价值的均应收集归档。

第十一条 收集积累的电子文件类型，即收集范围。 （一）电子文件信息类型

要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件。

1、文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以Word、Excel、RTF、TXT为通用格式。

2、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

4、影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

5、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收

集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

6、超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。 7、数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。

8、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。 对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则用连同专用软件一并收集归档。

文件性质代码：

G-图形文件 ， I-图像文件 ， D-数据文件， T-文本文件 ， P-计算机程序 ， V-视频文件 , A-声音文件，O-其他，

图形文件：图形从原始数据生成图象数据经过了一系列变换过程，每个变换过程都可能产生不同于输入数据的输出数据，这些数据需要按一定的结构进行组织，形成一系列描述图形数据的文件，我们把这类文件称为图形图象文件，而图象文件是描述图象数据的文件，它是图形文件的一种特例。 文件类别代码：

中心/部门 编码代号 中心/部门 编码代号