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EXCEL表格中数据处理技巧分析

作者：匡春香

来源：《经营者》2016年第09期

摘 要 随着科学技术的不断进步，各种高效率的办公软件也随之诞生，Excel就是其中的一种，因其能够对数据进行精准、快速的统计与处理，已经成为自动化办公模式中的关键。它的使用范围极广，可以用于管理与统计财经方面，也可以用在教育等方面。通过Excel的辅助，使用者可以对需要处理的信息进行全面的了解，并能获得表格自动对数据的分析结果。因此，Excel可以说是人们日常工作中的“得力助手”，值得我们对其数据处理的技巧进行全面的了解和研究。

关键词 Excel 数据处理 函数 平均数

Excel这种软件是以表格的形式对数据进行统计、管理以及分析的，使用者需要对表格进行操作才能得到自己想要得到的数据，而这张表格也被称为“工作表”。想要在办公时将Excel表格的优势与功能充分发挥出来，提高对数据计算、处理的准确性和效率，就需要对其使用的技巧进行全面的了解。本文将对Excel表格中的五项数据处理技巧分别展开论述，以供各位使用者进行参考。

一、处理试验数据函数的技巧

在Excel表格中函数基本分为十一种，有五种经常在试验数据处理时使用，第一种就是统计函数，在统计和分析数据区域时经常使用这种函数；第二种是三角和数学函数，使用者只需通过一些简单的编程操作就能完成基本计算；第三种是逻辑函数，主要用于数据真假的判定；第四种是引用与查找函数，通常对数据清单或者表格中的数值或单元格进行查找和引用时会使用这一种；最后一种是信息函数，使用这种函数能够准确得知固定单元格中数据值的种类，便于使用者进行分类和操作。 二、处理平均指标的技巧

使用Excel计算平均指标的情况一般分为两种，一种是求较为简单的平均数值，像想要得到全公司员工的平均年龄，首先就要将实地收集的所有数值都输入到表格中的一列内，并使用鼠标选中全列。之后点选该软件中的公式选项，进而得到年龄的平均数值；另一种是求加权平均数值，这种计算相对较为复杂，在计算时要先选择一个单元格并输入公式，然后再划定待算数值的表格区域，并对每一组的总数进行计算，得出结果。此时，只需对这些结果所在的单元格进行点选，再输入公式进行计算即可得到需要的数值。 三、处理多数据删除的技巧

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由于数据的输入基本都是以人工为主，难免会发生数据出现信息输入重复、错误以及遗漏的问题，这时需要对数据进行删除或者修改的操作。这里笔者将介绍信息删除的方式。在Excel中，删除操作主要有直接删除以及批量删除两种方式，只有少量数据需要处理时只需通过人工对单元格进行直接删除的操作；当遇到需要操作处理的信息量过大时，则要使用批量删除的方式进行处理。首先，操作者要选择一个号码，并选择“升序”选项对数据进行排列；其次，要在数据的下一列单元格内输入=IF（A2=A3，1，0）这一公式，这样输入的数据中一旦出现重复的情况就会在数据的后列单元格内出现1这个数字，没有重复的数据则会显示0这个数字，这时使用者就能够很轻松地将重复的数据进行删除了。 四、处理数据对比分析技巧 （一）描述数据对比分析方式

在使用描述数据对比分析的方法时，操作者要对Excel表格中的一个单元格利用鼠标左键单击进行选中，再选择工具栏中的数据分析选项。同时，鼠标右键双击选中需要进行对比分析的描述数据，这时会自动弹出描述数据对比分析这一对话框。其中包括数据输入以及数据分组两项，操作者需要在数据输入处添加将要进行分析的数据单元格，而当输入的单元格需要以行或列的方式来进行区分时，操作者则要使用鼠标单击行或者列，在数据分组中会形成相应的数据标识。当建立新Excel表时，单击鼠标左键，就能在表格中建立新的Excel表。同时，会在新表中的左数第一单元格中将数据的最终结果显现出来。出于工作需要或者是避免表格混淆，操作者可以为新表格设定名字，只需要在表格右侧编辑框内加入自己设计的名字即可。 （二）频数表和直方图的处理

为了提高数据对比的效率，简便操作流程，操作者可以对数据分布的区域进行自定义，并使用频数表以及直方图对数据进行整理，具体操作程序为：频数表。要将原始数据表格复制到一个新表格内，并在新表格中的第二列第一行的单元格中添加组距进行标注。同时，将最小值填入第二列第二行的单元格内，将最大值填入第二列第三行的单元格之中，并单击这两行将其移动到自己选定的区间中右下角一直到第二列最后有数值的单元格之内。这样的操作方式能够有效简化单元格计算的操作程序，提高对数据的计算效率。直方图。在进行这项操作时，首先，操作者要点击工具栏里数据分析中的选项，在弹出的工具栏中选择直方图这一选项，并在弹出的直方图对话框内将需要分析、整理的数据范围添加到其中。再将标志性的数据挑选出来，之后将数据范围导出。同时，在这种样式之下进行表格下拉导出自己选中的图表，点击“确定”按钮就能够在Excel表格中自动显示出最终的计算结果。除此之外，也可以双击图表按照自己的需要对其进行修改，从而使图表更加清晰、易于理解。 五、在PPT中运用Excel的技巧

在自动化操作软件中，PPT与Excel的使用频率都相对较高，而且如果PPT有需要图表以及数据表才能表达的内容时，制作者就会将Excel添加到其中，便于观看者进行理解。但添加

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的方式需要一定的技巧，如果直接复制就会使表格中的数据不能正常显示。制作者需要进行反复的调整才能使其恢复正常数值，整个操作过程较为烦琐，耗费时间。因此，不可直接将Excel表格复制到PPT之中，而应在菜单栏中点击插入选项，并选择子菜单中插队对象这一操作指令，将Excel表格加入到幻灯片之中，并根据自己的演讲需求修改表格中的数据或者图像，而系统将自动进行调整，效率极高。 六、结语

Excel的功能极为强大，只要操作得当，该软件就能自动分析和统计表格中的数值，极大地提升了人们的工作效率。因此，人们想要对数据进行高效的统计和整理，就需要全面地掌握Excel的操作技巧，并要对每一技巧进行反复的练习，直至熟练掌握，这样才能在使用时将Excel的优势充分发挥出来，对数据进行准确的分析。希望本文对Excel表格五项数据处理技巧的介绍和分析，能够为使用者带来一定的帮助。 （作者单位为衡阳技师学院） 参考文献

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