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浅谈国际贸易实务中单证缮制应注意的问题

作者：涂慧琴

来源：《今日湖北·下旬刊》2013年第10期

摘 要 在国际贸易实务中，国际贸易尽管是国际商品买卖，但在实际业务中却主要表现为单据的买卖。出口公司为了及时履行交货义务，并在货物装运后及时、安全地收汇，首先必须缮制好各种所需出口单证，单证质量的好坏直接影响安全收汇，可以说单证就是外汇。所以有必要对单据缮制应注意的问题做一些总结。 关键词 国际贸易实务 国际贸易 单据买卖

国际贸易单证操作技能是每个从事外贸业务工作者必备的基本功，刚进入外贸、外资企业从事外贸工作的工作人员，一般都从单证操作员做起，单证员的工作范围：根据销售合约和信用证条款从事缮制、出具并验审各种国际商务操作过程中所涉及的或结算中涉及的单据和证书的工作。其工作范围是包括收证、审证、制单、审单、交单、归档等一系列业务活动.所以掌握单证的操作技能是从事外贸工作必备的基本能力. 一、单证工作的意义

（一）单证的含义（DOCUMENTS）

在国际结算中应用的各项单据和证明文件的统称，是货物交付的证明，是结算的工具。广义指文件和凭证；狭义指单据和信用证。 （二）单证工作的意义 1、单证是履行合同的必要手段

买卖合同的履行是通过商品和货币的交换来实现的，但在国际贸易中买卖双方分处不同的国家或地区，在绝大多数情况下，商品和货币不能进行简单的直接交换而需以单证作为交换的手段。这些单证正如《522》所区分，一类具有商品的属性，例如发票是商品的价值凭证，装箱单或重量单是商品的计量凭证，提单是商品的物权凭证，检验证书是商品的质量凭证……另外一类具有货币的属性，它们有的是货币的支付凭证，有的为货币的支付做出有效的承诺或有条件的保证。各种单证都有期特定功能，它们的签发、组合、流转、交换和应用，反映合同履行的进程和买卖双方以及介入方权责的发生、转移和终止。它们在国际贸易活动的各个环节起了必要的作用。可以这么说，国际贸易之得以跨时空而日益发展是与单证的有效作用和流通有着密切关联的。

2、经营管理的重要环节

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单证工作在进出口业务活动中是一项十分重要的把关工作，合同内容、信用证条款、货源衔接、商品品质、交货数量以及运输安排等诸多业务管理上的问题，最后都会在单证工作上集中反映出来，外贸企业经营的好坏与单证工作组织管理的优劣关系很大 3、政策性很强的涉外工作

作为涉外的法律文件必须与国外的法律惯例相适应（《票据法》、《托收统一规则》、《UCP600》、《ISBP》） 4、企业业务和素质的体现

单证虽是商务文件，其实也是企业的对外宣传资料。格式优美、行列整齐、文字清晰的单证，能展现企业高品位的业务质量，为企业塑造良好形象，有利于业务的开展。相反，会给企业带来负面效应。

二、单证工作的原则和基本要求 （一）正确

正确是单证的前提，单证不正确就不能达到安全收汇的目的。在以信用证方式收取货款的情况下，出口单证尤须坚持“严格符合的原则”（Thedoctrineofstrictcompliance），具体地说，就是要做到两个一致，即单、证一致（单据与信用证），单、单一致（单据与单据）。在信用证业务中，银行要求单证的精确性不能有丝毫不符。例如出口一批袜子，信用证上规定12打装一纸箱，实际包装是按信用证要求，但制单时误将12打成10，单证到了国外，因市场行情不好，客户抓住单据上的一字之误，拒不付款，虽出口商与客户一财沟通，声明实际货物包装绝对无误，客户不予理睬，最后，此货不得不从国外运回，造成来回运费和货价的大量损失，由此可见，单证上的任何微小的差错，都会酿成经济上的巨大损失。在跟单托收业务中，虽然银行对单证内容没有审核责任，但如果不符合买卖合同规定，进口商也有权拒绝付款或延期付款。因此，我们在单证工作中必须把质量问题放在首要位置。 （二）完整

出口单证在通过银行议付或托收时一般都是成套而不是单一的，在以信用证为支付方式的条件下，进口商需要哪些单证，通常都在信用证上订明。例如信用证要求议付时需提交：商业发票、装箱单、提单、汇票、产地证，出口商只有按照规定备齐需要的所有单证，缺一不可，银行才能履行议付、付款或承兑的责任。单证完整的另一意义是要求每一种单证本身内容的完备。例如，信用证上要求AlldocumentsmustbeartheL＼CNo.，那么，全套单据除了显示应该显示的内容外，还必须显示信用证号，否则属于单证不完整，银行可以拒付。 （三）及时

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出口单证的时间性很强，各种单证都要有一个确当的出单日期。例如提单时期不得属于信用证的装运日期；保险单和检验证书的日期不得迟于运输单据日期；装运通知必须在货物装运后立即发出，尤其是在CFR或FOB情况下还应发出电讯通知，使对方能在运输工具启运前迅速办理保险事宜，否则运输工具在启运后出事，客户如尚未保险就会追究责任，向出口方提出索赔。

单证的时间性反映在交单议付上，按照国际商会《UCP600》第十四条C款规定“除须规定交单的到期日外，每份要求提供运输单据的信用证还应规定一个从装运日起算的期限，在这期限内必须提交符合信用证条款的单据，如无此规定，银行将不接受装运日起21天后提交的单据。在任何情况下，单据必须不迟于信用证到期日提交。”目前逾期交单时有发生，这对企业的安全收汇是一个很大的威胁，其后果是有的遭到国外银行的“保留付款”，有的被拒绝付款。为此，我们必须抓紧备货、托运，加速制单、交单，全面提高单证质量，以达到及时出口、及时收汇的目的。“时间就是金钱”对于单证工作来说，这话具有特殊的现实意义。 （四）简明

单证应力求简化，力戒烦琐。不然的话，将会增加很多不必要的劳务和费用，甚至延缓贸易程序的进程，对此，银行和贸易界人士都有一致的共识。为此，国际商会在《UCP600》第十九条中提出：为防止混淆和误解，银行应劝阻在信用证中列入过多细节的内容。其目的是为了防止单证的繁复化。 （五）整洁

如果说正确和完整是单证的内在质量，那么，整洁就是单证的外观质量。单证的整洁要求、格式的设计和缮制力求标准化和规范化，单证内容的排列要行次整齐、字迹清晰，重点项目突出醒目，单证的更改要尽可能杜绝，因为单证一经更改就必须加盖更正章，不但有碍美观，还容易引起错觉使人怀疑其直实性。 三、单证的种类

在国际贸易中，买卖双方分处不同的国家或地区，在绝大数情况，商品和货币不能进行简单的直接交换而需要以单证作为交换的手段。这些单证正如《522》所区分，一类具有商品的属性，另外一类具有货币的属性，它们是货币的支付凭证，有的为货币的支付做出有效的承诺或有条件的保证。各种单证都具有特定功能，无论采用何种支付方式，卖方都必须按合同、信用证的规定提供买方或银行所需要的单证。国际贸易中涉及的单证很多，而且每一笔交易所需要的单证也不尽相同，但总的来说，按其用途来分可以划分为以下几类：

（一）资金单据：主要用于货款的收取，具有货币属性（包括汇票、支票、本票） 1、汇票（Draft）