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新文书档案目录格式

（一）归档文件目录

归 档 文 件 目 录

年度：2008 类目：2 保管期限：永久 盒号：004 件号 文 号 责任者 文 件 材 料 题 名 日 期 页数 备注 031 大唐国际计[2008]XX号 大唐国际计[2008]XX号 大唐国际计[2008]XX号 大唐国际 关于下达大唐国际发电股份有限公司2008年第一批小型基建计划的通知 关于下达大唐国际发电股份有限公司2008年第二批小型基建计划的通知 关于下达大唐国际发电股份有限公司2008年第三批小型基建计划的通知 2008.01.12 3 032 大唐国际 2008.04.12 4 033 大唐国际 2008.10.22 6

①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、 20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。

②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用 15（行）*15（mm）分布。

③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符 数量具体情况而定）。

④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。

注：纵向目录表格格式均参照以上。

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（二）全引目录式样

0--5大类档案全引目录索引

年度:2008年 一级类目 保管期限 起止盒号 起止件号 文件所在 页号 1 18 50 5 30 70 8 40 75 存放柜号 永久 党群工作 长期 （0类） 短期 永久 行政管理 长期 (1类) 短期 永久 经济管理 长期 (2类) 短期 1-2 1-12 1-5 3-6 13-15 6-7 7-9 16-20 8-10 001-050 001-150 001-060 001-100 001-198 001-090 001-150 001-280 001-120 25 30 38 25 31 38 25 31 39

①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm）， 整表宽度为155mm。

②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。 ③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量 具体情况而定）。

注：索引表格格式均参照以上。

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（三）新文书档案备考表式样

备 考 表

盒内文件情况说明： 整 理 人： 检 查 人： 整理日期: 年 月 日 ①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。 ②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。 ③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。 - 3 -