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论企业合同法律风险的管理与防范

作者：封美术

来源：《管理观察》2010年第23期

摘 要:合同是企业从事经济活动取得经济效益的一种重要载体,随着社会主义市场经济的发展及行业竞争的渗透和深入,企业所面临的合同法律风险日趋复杂化和多样化。本文试图从企业合同管理中常见的法律风险问题入手,重点分析和阐述合同法律风险的防范管理措施,以加强企业内部合同管理为切入点,建立一套完善的企业法律风险防范体系,维护企业合法权益。 关键词:现代企业 合同管理 法律风险防范

随着市场经济的发展和行业竞争的加剧,企业经营管理活动中所面临的各种法律风险的现实性、直接性和即时性表现得越来越明显。如何强化内部管理、做好依法经营,充分运用法律手段化解经营风险,维护既得利益是企业必须面对的问题。在企业的法律风险体系中,合同的签订和履行是其重要组成部分,企业签订合同无非是想通过合同的履行实现经营目标,但当前不容忽视的是,社会信用缺失、商业欺诈、逃避债务等现象较严重,合同履约率低下,对企业的经营安全造成了一定的威胁。企业需要建立健全法律风险防范体系,做好合同的法律风险管理与防范,确保企业依法规范运营。

一、合同管理中常见的法律风险

1.企业合同管理制度和流程不完善。企业在制定规章制度时具有较大的随意性,合同管理办法及审批流程职责不清晰,存在合同制定不严谨,公司、法人印鉴管理不规范,法人授权管理混乱等问题,导致合同的法律风险没有得到有效控制。

2.企业工作人员法律意识淡薄。在合同签订之前缺乏规避法律风险的意识,在合同条款的表述、履行顺序的设定、权利义务的平衡等方面不懂得主动维权;在合同的执行过程中,忽视某些细微的合同管理环节,导致不必要的违约,不懂得收集保存合同相关资料,法律纠纷产生后无法取证;以及在企业权益受到侵害时,不愿将事情闹大,忍气吞声、息事宁人。

3.合同审查规范化管理不够。主要表现为在合同签订阶段没有合同审查环节,或者虽然有审查,但缺乏实质性的论证,过份依赖对方提供资料,缺乏对合同主体的全方位认知,导致合同存在潜在的经营风险,一旦在重大投资项目或较大金额的合同签订中遇到皮包公司,将给企业带来不可估量的损失。

4.合同的执行缺乏严肃性。部分企业由于合同双方长期合同,互信度较高,而导致合同的执行流于形式化,在到货时间、付款时限、违约责任等方面没有得到有效及时的执行,为企业带来一些不必要的隐性风险,同时也容易让企业法律部门人员思想麻痹,缺乏警惕性和维权意识。

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二、合同签订履行过程中的风险防范措施

1.完善合同前的资格审查。重大项目、大额资金以及履行期限较长的合同需要进行严谨的合同前审查,包括主体资格审查、经营范围审查、履约能力审查几个方面。主体资格审查方面,重点审查合同主体是否为法人,其营业执照是否合法有效,是否超越代理权限和经营范围。例如:在施工合同的主体审查时,施工资质和施工安全许可证是必备资质,必须重点审查。在履约能力审查方面,要做好注册资金真实性审查、会计资料的审查、股东的审查、历史履约情况审查。 2.规范合同条款内容。合同条款的作用主要是明确双方的权利义务,确保合同的有效履行。防范合同法律风险,要求企业在起草和审核合同时要注意条款的完备,含义的明确,权利义务的平衡和对等,要防范合同中的陷阱,按要求实施合同登记、公证等。此外,随着经济社会规范化程度的不断提升,企业经营活动中出现了大量的格式合同,《合同法》第三十九条规定:提供格式合同的一方应采取合理的方式提请对方注意免除或限制其责任的条款。因此,在拟定格式合同时要严格遵守《合同法》相关规范,遇到不合理的格式条款要坚决要求修改,做到不侵权和坚决维权。

3.跟踪合同履行全过程。一方面,企业在合同履行过程中要注意收集和保存最完整的资料。例如:购销合同在履行过程中,要注意保存订货单、到货验收证明、签收单、发票复印件、汇款单、对账单等等,这样不仅可以完整地记录整个合同的履行过程,也可以明确责任,方便在诉讼产生后提取证据。随着电子商务的不断发展,传真、电子邮件在企业之间的经济活动中发挥着越来越重要的作用,我国新合同法也对这一形式进行了确认,因此,网络电子商务形式的合同资料同样需要引起足够的重视。另一方面,企业还需要关注合同履行期间权益保护,严格按照合同约定执行合同条款,如合同约定的内容发生变化或约定不明时,要及时签订补充协议或更正协议。当企业的合法权益受到侵害时,要坚决地拿起法律武器进行维权,不能一味牵就对方,最后超过了诉讼时限,导致企业合法权益得不到保障。 三、合同法律风险防范体系的建立和完善

构筑企业合同法律风险防范体系从以下几方面着手:

以法律体制的逐步完善和优化为根基。对企业实施法制化管理,一切按规章制度办事,推行依法治企。根据法律法规和企业的实际情况,制订企业章程,建立健全企业法律方面的规章制度,包括重大合同审查会签制度、授权委托制度、企业法律顾问制度、重大决策法律意见书制度、企业涉外文字材料审查把关制度、法律事项督办制度等,以“法治”代替“人治”。规范企业依法管理流程,细化合同管理工作和法律事务处理程序,纳入日程考核,使规章制度具有可操作性。法律人员主动融入企业经营决策、规章制度的草拟和审核、合同的审核、签订、履行等经济活动中,随时预防法律风险的产生,将纠纷的诱因消灭在萌芽状态。建立定期对企业合同纠纷进行统计、分析的管理制度,依据情况变化及时完善企业的固定合同文本,做好合同法律风险的事前、事中、事后管理和控制。

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以教育培训提升法律工作者素质为抓手。许多事例告诉我们,很多企业在纠纷中处于不利位置或者被迫履行不平等的合约,都是因为业务人员在操作中不够规范,存在瑕疵而造成的。因此,必须加强企业干部员工尤其是业务人员的法律知识培训,如合同法、反不正当竞争法、知识产权法等,重点培养一支法律意识强、法律素质高,懂管理知业务的法律风险控制队伍,重点掌握法律风险的识别、分析、控制方法,降低合同法律隐患。

以落实法律风险防范责任为内容。结合企业经营状况,将法律风险的防范和控制责任落实到公司内各个部门、各个岗位,签订法律风险防范责任书,建立法律风险文化,将法律风险管理纳入绩效管理,重点考查法律风险防范预警能力,防范体系的维护和更新,最终形成全面、规范、动态的法律风险管理体系及长效机制。◆

参考文献:

1.张国印 《企业合同管理常见问题与对策》,法律出版社,2009-6-1 2.胡科峰,《企业合同管理实务指南》,法律出版社,2007-8-1

3.全国企业法律顾问执业资格考试用书编委会,《企业法律顾问实务》,经济科学出版社,2009-4-1

作者简介:封美术,32岁,女,中国移动贵州公司六盘水分公司经济师。