1文件和资料控制程序HXGG-QP-01 下载本文

内容发布更新时间 : 2024/11/8 14:07:20星期一 下面是文章的全部内容请认真阅读。

*********智能停车设备有限公司 —— 程序文件 文 件 编 号 HXZN-QP-01 修 改 状 态 页 数 A0 1 / 4 文 件 和 资 料 控 制 程 序 1 目的

为对公司的文件进行控制,确保其适用性、系统性、协调性和完整性,公司制定并执行《文件控制程序》 2 范围:

2.1 本程序规定了管理体系文件的控制原则和方法。

2.2 本程序适用于与质量/环境/职业健康安全有关的所有文件,其中有公司自己制定的,

也有引用的国家或行业标准,以及顾客提供的各种资料。

3 职责

3.1 ISO小组是文件控制的主管部门。 3.2 行政人事部对文件进行管理。 3.3 三层文件由各主管部门进行控制。 4 程序要求

4.1 文件的分类:本公司文件分为5类 4.1.1 手册

文件类别代号:M(质量手册QM,环境手册EM,职业健康安全手册HM) 4.1.2 程序文件

文件类别代号:P(共用程序P,质量程序QP,环境程序EP,职业健康安全程序HP) 4.1.3 作业性文件 文件类别代号:O 4.1.4 记录 文件类别代号:R 4.1.5 技术标准 文件类别代号:S 4.2 文件的编号规定

公司的文件进行统一编号,由4部分组成:公司代号;文件类别 代号;发布部门代号;部门流水号。

编号形式: MJCG.×(×)—×.××

a b c d

*********智能停车设备有限公司 —— 程序文件 文 件 编 号 HXZN-QP-01 修 改 状 态 页 数 A0 2 / 4 文 件 和 资 料 控 制 程 序

a、 公司代号:HXZN

b、 文件类别代号:见4.1.1 ~ 4.1.5

c、 部门代号:生产部、工程部A;人事部、行政部B;市场部(商务部)C;质安部

D;车间、项目部E;财务部F;技术部G;ISO小组O。

d、 部门流水号:由各部门经理将编号分配给各科室,流水号自01起,各类文件(5 类)分别编号。流水号允许不连续。

4.3 文件的编写格式及内容要点

4.3.1 针对公司内部的文件以中文编写,对外发布的文件可根据需要以中文、英文或日

文编写。

4.3.2 一般地,文件发布时采用书面形式,留档保存的文件可采用磁盘硬拷贝。 4.3.3 同类文件采用统一格式。

4.3.4 程序文件应包括以下内容:封面、正文页眉、目的、范围、职责、程序要求、相

关文件和记录。

4.3.5 作业文件、记录可以包括以下内容:封面、正文文件名称、文件编号、范围、正

文、相关文件和记录。

4.4 文件的编制、审批

4.4.1 手册由管理者代表编写审核,总经理批准。

4.4.2 程序文件由ISO小组组织各有关部门编制,由管理者代表审核、总经理批准。 4.4.3 三层文件由各部门主管负责组织有关人员编制,由部门主管审核,部门经理批准。 4.5 文件的发放

4.5.1 手册和程序文件的发放范围由管理者代表批准;其它文件的发放范围由各发布部

门主管批准。

4.5.2 文件必须按确定的《文件发放范围》发放,发放前进行标识、编号,并建立《文

件发放记录》。

4.5.3 文件的发放必须在文件实施日期前进行。

*********智能停车设备有限公司 —— 程序文件 文 件 编 号 HXZN-QP-01 修 改 状 态 页 数 A0 3 / 4 文 件 和 资 料 控 制 程 序 4.6

文件的控制

4.6.1 公司的文件分“受控”和“非受控”两类,分别在其封面加盖印章。受控文件受

更改控制。

4.6.2 文件的持有者应妥善保管。受控文件不允许复制、外借、涂改,不得遗失、破损。 4.6.3 受控文件如遗失、破损,应及时向文件的管理部门说明情况,填写《文件领用申

请单》后给予补发。同时应将破损不全的文件交回,由文件的管理部门销毁,并填写《文件销毁记录》。

4.6.4 非受控的文件允许复制,不受更改控制。对外发放的非受控文件须经发放范围批

准人批准,并填写发放记录。

4.6.5 文件一经修改,文件管理部门应立即将受控的作废文件向所有文件持有者收回,

所使用的文件和资料必须是有效版本。作废的文件由文件管理部门集中销毁,并填写《文件销毁记录》。

4.6.6 文件的管理部门应将作废文件的每一版本、每一次修改都保留一份,并加盖“作

废”印章后存档。

4.6.7 文件的管理部门应建立文件管理档案,内容包括:文件的每一版本(包括作废版

本)、文件更改申请单、文件更改状况一览表、文件销毁记录、文件发放范围、文件发放记录等。文件管理档案由专人负责管理。

4.6.8 如需要借阅时,应向文件的管理部门办理借阅手续,填写《借阅记录》。 4.7 文件的更改

4.7.1 文件更改及换版时应填写《文件更改申请单》,由原批准岗位批准后,由原编制部

门进行,如由其它部门进行时,该部门必须获得原批准时所依据的所有资料。更改后的文件由原文件审核岗位审核,原批准岗位批准后才能发布。

4.7.2 文件更改后仍须执行4.5和4.6条款。 4.7.3 文件更改采用手写划改及换页更改两种方式: