内容发布更新时间 : 2024/5/6 3:05:41星期一 下面是文章的全部内容请认真阅读。
XXX酒店上海总部公司证照、印章管理规定
一、目的
为规范XXX酒店有限公司上海总部证照、印章的管理和使用，降低和避免公司运营中的法律风险，保障公司利益，特制定如下规定。 二、适用范围 XXX酒店有限公司上海总部（不含分店） 三、术语解释 无
四、原则及管控要求 1、印章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，印章管理人有权拒印。
2、严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用章。 3、未经总裁办章证保管员同意，不得外带章证。 五、职责
1、章证保管员要明确职责，严格执行证照、印章管理制度，按保密要求，不得委托他人代取代用，证照、印章不能脱离印章保管员的监督。
2、保管印章、证照要牢固加锁，确保印章、证照的安全，防止印章、证照被盗用或丢失。
3、在使用印章时要十分审慎，每次用印要履行批准手续并进行登记，使用印章时应做到：首先检查是否有本单位负责人批准手续、用章的签字，对超出范围的用章应请求领导人批准；其次，应审阅、了解用章的内容，不能不看内容就盲目盖章，同时还要检查留存材料是否安全。
4、每次用章都要进行登记，登记项目包括：用章日期、内容、经办人。 5、对留存的盖章申请表按月份整理。
6、单位撤销，更名或其他原因而停用印章以及损坏等其他原因而需要重新刻章时，应将印章情况在 oa 系统说明具体情况而由董办统一处理。
7、根据国家政策及时跟进证照的办理变更及年审等工作事宜。
六、规定
6.1证照、印章保管和使用
6.1.1XXX酒店有限公司上海总部（总部）公司章证保管部门/人如下表：
证照、印章名称 一、证照类 总部 总部全套证照（原件） 总部印章铸造证明文件（原件） 二、印章类 总部 总部公司公章 总部公司合同专用章 保管部门 总裁办 总裁办 总裁办 总裁办 管理人 章证管理员 章证管理员 章证管理员 章证管理员 6.1.2章证管理员自收到章证办理人移交的全套章证起15天内，准备好全套证照复印件及印章印模表（含：PDF版）移交集团董办。（附件一《印章印模表》）
6.1.3证章需妥善保管至保险柜或带锁的柜子中，钥匙由章证管理员保管。章证管理员要注意章证的日常保养。印章做到及时清洗，以保证印迹清晰；证照注意防潮防火、防虫防腐，以保持原貌。
6.1.4章证管理员离职或调岗前，必须办理章证及所有存档的章证使用登记表、用印文件等资料的书面交接手续。
6.1.5日常使用过程中，章证管理员应严格依照法律、本规定及公司流程批准，办理章证使用登记及存档用印文件后，使用印章、证照。（附件二《章证使用登记表》）
6.1.6使用证照复印件必须加盖公章和“与原件相符，仅用于 务的办理，再复印无效。核对人： 日期：
业
”章，由印章管理人注明
当次用途，在“核对人”、“日期”栏签名确认后发出。
6.1.7严禁将章证带出公司。如因工作需要，确实需要带离集团或分店的， 需上报OA系统。经批准后办理借用手续。 预计借用到期日还需续借的，需重新申请审批流程。
6.1.8经批准借用至分店的公章，借用期间由分店出纳员负责分店公章的日
常保管。在分店内严禁再借用。如因工作需携章外出的，必须由章证管理人随行到场监印，并保留一份用印资料。
6.1.9证照不得涂改、出租、出借及转让；未经批准，严禁使用公章签署任何对外合同、担保文件；不得将印章自行委托任何人管理；严禁在空白凭证、便签单上加盖印章。否则由章证管理员及部门负责人承担由此引起的一切经济损失。
6.1.10部门章由部门负责人保管。部门章不得用于签署公司对外的一切合同、协议。否则由部门负责人承担由此引起的一切经济损失。
6.1.11证照变更/年检：
总部：证照的变更/年检事宜均由总部总裁办负责。 6.2行政事务用章使用审批流程及权限
6.2.1公章仅处理行政事务，即各类政府备案、证照办理及年检、工程报建、资质申报、员工劳动合同、人员调动/任免等人事文件、股东会决议、董事会决议、财务收支及以公司名义对外发文、发函等。
6.2.2申请用印时，需将盖章文件扫描件（附人事合同、销售协议、证照年检外）、上报OA系统，经批准后，由总裁办盖章、留存。
6.2.3如下事项必须经总裁审批后盖章，总裁外出可由总裁授权人审批。 ①上报省市的各类合同、协议等文件资料；
②对外报送的酒店工程报建、报批文件及图纸等资料； ③对外报送的财务资料（如年度财务报表、税单等）； ④涉及重大法律事务的资料（如民事\\刑事诉讼案件等）。 6.3合同类用章使用审批流程及权限
通过上报OA系统申请按照以下审批流通过后，转合同签字授权人审批后，转总部总裁办盖章、留存。
类别 总部用章 发起人 （不含财务） 申请 审核 部门负责人 系统负责人 审批 总裁办 章证管理员 负责人 备案