内容发布更新时间 : 2024/5/23 20:38:05星期一 下面是文章的全部内容请认真阅读。

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第七讲数据的管理与分析

通过对工作表和图表的学习，我们了解了Excel2000有很强的表格处理和图表功能。在数据的管理分析方面，尽管Excel并不是一个真正的数据库管理系统，但在管理数据、操作数据、作数据分析透视等方面，Excel却能实现数据库的管理职能。实际上，Excel是将数据列表用作数据库的。 一、数据列表 所谓数据列表是包含相关数据的一系列工作表数据行，例如一批学生成绩、一组商品发货单数据，或一组单位名称和联系电话等等。在数据列表中，第一行数据通常用来作为数据列表的列标题，对列表的内容进行说明，它相当于数据库中的字段名称；其余各行的内容都是由列标题所标识的具体数据组成，每一行就象是数据库中的一个记录。在执行数据列表中数据的排序、筛选、分类汇总时，Excel会自动将数据列表视作一个数据库。 数据列表不同与一般的工作表，在数据列表中每列必须有列名，且每一列必须是同类型的数据。可以说数据列表是一种特殊的工作表。例如，上一节中介绍过的“学生公共课成绩表”就可以看作是一个数据列表，如图7-1所示。 图7-1数据列表示意图 1.数据列表数据的输入

在工作表中建立一张数据列表后，就可以输入数据了。在建立数据列表时需要注意以下几点：

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? 一个工作表上最好只建一个数据列表； ? 数据列表中最好不要有空白行和空白列； 图7-2“记录单”对话框 ? 在数据列表中的第一行一定是列表头（字段名），名字必须唯一； 查看、更改、添加及删除数据列表中的记录。在图7-1所示的数据列表中选定任一单元格，选择“数据”菜单→“记录单”命令，屏幕显示图7-2所示记录单对话框，一个记录单一次只显示一个完整的记录。如果在记录单上输入或编辑数据，Excel将在数据列表中及时更改相应的单元格内容。 2.列表数据的编辑 数据列表的编辑可以和一般的工作表数据的编辑一样进行，由于数据列表的特殊性，对数据修改后，要注意保证数据列表中数据的完整性。所以数据列表通常是以记录（一行）或字段（一列）为单位进行编辑的。 （1）添加新记录 可以在数据列表的末尾依次输入数据，添加一条新记录，不过要保持每一列数据类型的一致性。 （2）插入记录

可以先插入空白的行，然后再在空白行中输入数据。 （3）删除记录

选中要删除的一个或多个记录（行），然后选择→“编辑”菜单→“删除”命令项（注意！不是用“清除”）。

（4）增加字段

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可以先插入空白的列，然后在空白的列中输入字段名及具体的数据。 （5）删除字段

选中要删除的一个或多个字段（列），然后选择→“编辑”菜单→“删除”命令项，删除字段实际上是删除字段所在的列。

需要注意的是：如果在一张工作表中有多个数据列表，那么，在插入和删除记录、字段时，就不能简单地插入或删除行和列，而只能是插入或删除局限在本数据列表范围的单元格区域中的数据。 二、记录（行）的排序 Excel2000的排序功能允许对数据列表中的所有记录（行）按照某种约定重新安排次序，从而实现用户按自己的要求对数据列表进行组织和管理。 1.简单排序 直接使用“常用”工具栏上的“升序”、“降序”按钮就可以实现简单的数据排序。例如要对图4-93中“计算机”成绩作重新排序，可以这样操作： 单击“学生公共课成绩表”中“计算机”列上的任一单元格→选择“常用”工具栏→“降序”（“升序”）按钮（如图7-3所示），即可将“计算机”成绩从高（低）到低（高）重新排列。 “升序”按钮“降序”按钮 图7-3“常用”工具栏上的“降序”/“升序”按钮 2.复杂数据排序

如果排序要求复杂一点，就需要使用“数据”菜单的“排序”命令了。例如在“学生公共课成绩表”中先按“总分”降序排序，若总分相等，再按“语文”降序排序，语文相等，再按“数学”降序排序。这个排序过程已不再局限于单列之中了，所以必须使用“数据”菜单的“排序”命令。操作步骤如下：

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