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关于应付账款的计划化管理

作者：周铭梨

来源：《职业·下旬》2010年第09期

随着制造业和信息化的不断发展,越来越多的专家和管理者都提出了企业流程再造的新的管理思路和办法。但很多企业忽视了对应付账款的再造或是有了再造但往往不加以应用。很多企业采用随机性的付款办法,没有实行应付账款的计划管理。有以下原因:首先,觉得欠别人的钱时间越长越好,可以减少企业的资金成本。其次,企业在采购环节习惯了打个电话就发货的快速反应的办法,没有很好地执行合同化管理,使应付账款计划管理的基础数据缺乏。其实这些想法和做法,从短期来看好像确实为企业减少了资金成本,实现了快速反应机制,但从深层次的角度来看,未必对企业产生效益,相反的却会引起许多不良的影响。 一、未实行应付账款计划管理所存在的问题 1.影响企业信誉

随着市场机制的不断完善,企业的信誉显得越来越重要,一个没有信誉的企业必将会被市场所淘汰。如果企业经常出现拖欠供货商货款的现象,必将形成企业信誉不好的印象。久而久之,供货商如自身市场较好,就会放弃你这块市场,停止向你供货,使你不得不寻求新的供货渠道;甚至有些供应商在给你的供货价格中已把拖欠货款成本计算在内,造成采购成本的上升,既损失了信誉又增加了成本。

2.影响企业管理及财务人员的工作效率

笔者曾经调研过一家民营企业,在该企业实行应付账款计划化管理以前,年原材料进货数量在1亿左右,按平均每笔采购价格20万元计算,每笔货款平均2次付完,支付次数达到1000次,而这些费用的支付都通过负责人签付,而企业负责人平均在办公室的时间为总上班时间的50%(计130天),按这样计算,则每天得协调签付货款次数7.69次(1000/130),这将极大地影响领导参与管理、决策的时间,陷入长时间处理事务性工作的困境。同时,由于付款的随意性,势必增加财务付款的随机性和随时性,也极大地影响了其工作效率。 3.影响财务资金运用的计划化管理

由于付款的随意性,财务人员无法确切知道未来应付的款项,因此为了保险起见,往往得多预留库存现金以供货款的支付,无法盘活多余资金,造成资金使用效率不高,资金占用成本提升的现象。

4.为采购员等既得利益者创造取得变相利益的条件

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由于采购员掌握一手的付款资料,领导往往是按照采购员的付款请求来考虑付款,这样,采购员在付款的过程中就起到了关键的作用。有些企业为了能及时取得货款,采用不正当手断贿赂采购员,争取先予以支付其货款,导致其他企业的利益受到损害,同时也滋长了采购员受贿的风气。

二、如何实行应付账款计划化管理

实行应付账款计划化管理是企业决胜于未来市场的关键,企业应采取以下措施: 1.成立专门机构

此项工作涉及财务、采购、仓管、人力资源、信息技术中心及供应商等各个环节,尤其是要改变财务、采购、仓管等相关部门原有的工作程序和模式,是一个系统工程,必须由一把手统一牵头落实和执行,否则很有可能使该项目流于形式或半途而废。首先在实行该项目前,对各相关部门的工作进行统一的细化和分工,人力资源部门对这些工作的变化相应修改其岗位职责和考核办法,并针对项目的需要,配备或调整相应的人员结构和岗位设置。同时,由财务部门作为该项目的牵头部门,其他部门为辅助部门,辅助部门应全力以赴做好配合工作。 2.进行登记评估

财务部门通过财务信息系统,取出供应商的财务基础数据,采购部门根据价格、质量、付款要求相关要素制订供应商的等级考核办法,对供应商进行等级评定。建议分为A(好)、B(较好)、C(一般)、D(较差)、E(差)五等,定期进行评估,此等级可以有升有降,促进供货商的服务。 3.制定规范

在等级评估的基础上,初步拟订一个付款规范,由财务部门会同采购部门制订一个相对规范性的付款战略合作协议,包括付款期、供应商的铺底资金、付款方式,公司付款承诺等内容。同时,由采购部门牵头供应商进行谈判,表明立场,组织战略合作协议的签订。对主要供货商,应由主要领导与其主要领导商洽,先予确立战略合作协定。对于次要供货商,可每年召开一次供货商战略合作会议,统一签订协议。为公司账款的计划化管理打下基础。 4.建立信息系统

信息部门配合财务部完善或建立财务信息化处理系统,做好供应商评估、基础数据采集、入库单套打、付款计划提醒等模块,并做好与企业ERP或办公软件的衔接,同时要做好硬件的配置与重组工作,并跟进培训工作。甚至可建立集团公司资金结算中心,并与银行系统相连。财务主管或领导可以根据近期付款计划,调节资金余缺,合理安排资金。 5.完善采购制度

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该项目的实施,必将会侵害到有关人员的利益,产生抵触情绪。因此,对于采购要实行改革,实行背对背竞价机制。对现有采购人员实行分组化管理,两人或一人为一组,每一笔采购由物资所需部门发出询价要约,各采购小组根据所需物资要求组织询价复盘,物资所需部门根据采购小组的报价,通过比较确定采购。同时,为避免各采购小组向同一供货商重复询价,对供货商按片区进行统一划分。在采购竞价的基础上,制订采购人员考核激励机制,设置采购数量、价格、新贷货商的开发、服务等KPI指标统一进行考核,鼓励采购人员开发新供应商、提升采购产品和对物资所需部门服务的质量。同时,人力资源部门要加强对采购员的反商业贿赂法等相关法律法规的培训,杜绝不良之风的产生,以制度来激励人、以制度来约束人。 6.稳步推进,及时完善

由于该项目是长期的、系统的工程,在实行的过程中要以点带面。比如,可以先从主要原材料采购开始执行,然后覆盖到辅助材料,再推行全部物资采购的应付款项计划化管理。同时,要结合操作过程中出现的新问题新情况不断进行修正与跟进,把该项目做成长效持续的工作,提升公司信誉,树立行业典范。

应付账款能否很好地进行管理,将侧面反映企业的管理水平。近几年,随着资本市场的不断发展和完善,企业的兼并重组越来越多,中国企业正逐步由中小企业为主逐渐向大企业、大集团化发展,原来原始的、由一把头统管一切事务的管理模式将越来越不能适应市场的发展,企业要发展只有不断采用信息化等先进的管理手段。同时,由于市场监管的不断完善,企业信誉将会在未来市场经济中起到越来越重要的位置,应付账款管理的计划化管理将是提升企业信誉的重要途径,必将越来越受到企业的重视。 (作者单位:浙江省绍兴市中等专业学校)