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浅谈如何创新信息化时代的档案管理工作

作者：郭少卿

来源：《办公室业务·上半月》2018年第01期

【摘要】在高速发展的信息化时代，传统的档案管理方式已经不能满足社会的发展要求，所以提高档案管理工作的质量和水平在当下尤为重要。档案管理是日常管理工作的重点，随着信息技术的不断发展，其强大的功能被各个领域所推崇。档案管理工作要紧跟时代步伐，抓住一切能利用的机会，积极认真学习先进的管理技术和创新的理念。本文深入讨论了信息化时代档案管理的创新意义，并认真剖析了当前创新档案管理发展的几条途径，以供同行参考。 【关键词】创新；信息化时代；档案；管理工作

档案于任何一个企业来说都是极其宝贵的财富，它将企业的真实运作水平和企业的综合实力记录并体现得淋漓尽致，而且档案的记载真实而不虚假，客观而不主观，充分体现了理想状态的公平公正。对于档案自身来说，它记录了一个企业从起点一直到现在所有发展过程中的各种情况，真实反映出了这个企业的过去、现在，甚至是未来的发展趋势。现在社会网络发展迅速，档案信息的随时调取、随地调取已经成为社会发展的潮流，但是目前由于在档案管理上的缺陷，电子产品型号的冲突、档案接收和载体形式的不同，使得在不同地区或是不同电子产品上调取档案信息成了一个难点，所以要尽快开发不受地域、电子媒介等影响的档案管理系统，以期实现不受约束随时随地方便快捷获取信息的要求。而且从档案管理服务上，不仅要做到服务方式创新，而且还要做到服务手段多样化。在档案原件保存中，除了档案原件摘抄服务外，还要求不同载体档案的复制、保护、修复、定期维护等服务。所以建立全方位的档案网页，开展优质的网上服务，实现档案信息快速便捷的网上检索，也是档案管理创新必不可少的要求。 一、档案管理工作创新的意义

（一）档案记录企业的过去，而企业可以通过完整的、真实的档案记录统筹规划未来的运营模式。档案的管理与企业的健康发展有着密不可分的关系，档案管理既是企业发展的重要部分，又把握着企业发展命脉。对于企业的领导来说，在他们作出某些重大的决策之前，都会认真翻阅公司的档案资料，以档案材料为真实的依据，这样领导作出的决策才会具有较高的正确性，同时也会避免作出错误决定，耽误企业发展。而对于企业自身来讲，在开展某项活动时，也会查阅相关的资料，以期利用之前的经验保障本次活动效果最佳，企业利益最大化。基于以上种种，档案管理的创新工作迫在眉睫。

（二）创新是档案管理事业发展的时代需求。首先是社会各界以及各个阶层普遍利用档案信息的需求。不管是党政机关、国家公务员等档案馆的服务对象，能够快捷准确地调出所需的信息以方便服务人民，还是新闻工作者、公民、职场人员等等档案用户能够快捷便利地查找调用个人档案，这种对档案信息的快速需求大潮已经开始冲击传统档案管理模式。再是计算机网络的普遍形成和快速发展。现在很多人都需要在网络上获取重要信息，而且网络信息提供者也

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希望能快速利用现代化方法提供便捷的网络服务，以达到双赢的局面。所以实现档案信息资源共享，覆盖面高，获取及时是我们发展档案管理事业的出发点或是动力源泉。随着现代社会的高速发展，随之带来的是越来越多的档案信息，传统的档案管理方式例如人工分类和检索已经不能满足要求，所以档案管理工作的创新是必需的，而当前信息化技术是档案管理创新的基础保障。

二、档案管理工作创新的有效途径

（一）做到档案管理工作创新，要有积极的信息转化意识。档案管理当中所涉及的档案信息量是非常庞大的，而且还以不同的形式零散地存在于不同的领域当中。因此，在工作当中，档案工作人员一定要按照相关管理与规定，将不同内容及不同类型的档案信息进行系统的整理与归一，完成档案信息的规范化管理。要进一步强化档案使用的效率意识。档案的收集与整理，其最终的目的是要供使用者使用，并产生一定的实际价值。通过对目标的明确，档案工作人员在日常工作当中就一定要树立一定的效率意识，从思想观念上发生改变，带着服务的思想投入工作当中，最大限度地发挥出信息的价值。

（二）实现文书和档案处理的数字化。文书是企事业单位工作中的基础且重要的工作。文书工作的质量以及文书管理的执行力度能够直接影响档案管理的整体效果。企事业单位常常需要处理大量的电子文件，有时在收发文件中还必须要利用网络，为了能够满足工作方面的需要，企事业单还需要亲自让拟稿人输入所需的稿件，之后依次按照工作流程进行，借此来节省文书归档所耗费的时间，尽可能地降低相关工作人员的劳动负荷强度和日工作量。

（三）创新思维是创新档案管理的核心要素。只有先从思想上创新，才能实现档案管理工作和服务工作上的创新。只有在思维认识上高度重注档案管理工作，才能有事倍功半的实际行动成果。对于档案管理人员来说，首先要具备快速清楚认识档案管理工作随时间的变化在变化，而且也要清楚地知道，档案管理工作在古今之间的种种区别和相同点。传统档案大多为政治服务，且其服务方式也比较被动。而当今现代化档案管理工作更趋于各行各业全面化服务，其方式更是处于主动状态，这种现代化式的服务更是在应召我国以市场经济为主的发展需求。在市场经济驱使下，档案管理工作者更需要及时不断地更新并提高个人思想观念，积极进取，怀有一颗求知若渴的心，这样才能使得档案管理工作更符合时代要求、符合经济发展要求。第二，既然在时代要求下人员的创新思维要不断提高，就要及时摒弃旧时的老套的思想观念，不断用新思想、新知识、新技能充实、武装自己。但是在摒弃旧观念、开创新思想的同时，要有差别地将新旧思维相结合，在旧有的观念上创新，这样既高效又能少走弯路，最重要的是用已经实践过的经验来指导你的思想进步，这种创新更具有现实意义。所以，档案管理工作者最正确的工作方式应该是一面不断进取，学习心得技能，还要不断兼顾将过去的知识拆分组合，挖掘新的经验。在创新思维培养过程中，开拓性的新观念、新方法、新理论等都在使人类不断进步，使社会发展秩序更加有条不紊。

（四）开发出适合本单位的数字化档案软、硬件。想要加快数字化档案管理工作的步伐，让档案管理得到真正意义上的高效作业，必须要配置适用本单位作业以及管理上所需的软、硬

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件设施，只有这样才可以有效指导数字化档案进行办公作业。如宽带网、信息高速公路、内部局域网、各种通信子网和与之配套的软硬件设备（路由器、交换器、高性能服务器、大容量储存设备），以及数据库管理系统、操作系统等的建设应用。

（五）实现档案管理工作创新还需从创新服务手段着手。可以建立档案馆网页，开展网上服务；建立电子档案或文件数据管理中心，进一步使电子文件自动上传收集并归类，这样一连串的档案网上服务，不仅可以使档案部门制作网页，系统组织网上数据信息，还可以加强管理服务系统的密切合作，为广大用户提供便捷快速的网上检索，提高服务效率，又可以使电子信息来源广、覆盖面大、内容更加丰富，还能摆脱传统档案管理的诸多缺点，使信息自动并且第一时间上传并整理归档，可以避免死档、弃档等问题。 三、结束语

总而言之，创新档案管理工作在当前快速发展的市场信息化时代，具有非常重大的研究意义。通过提高档案管理工作者的思想意识，合理恰当地处理好创新与基础、创新与学习以及借鉴的关系，能够及时将信息转化成所需信息，并全方位改善档案管理服务手段，合理又高效的途径均会大大改善目前档案管理工作中存在的问题。档案管理中存在的各种程序操作不规范，档案信息材料不公开、不解密，档案管理者无法及时了解档案中记载的详细内容等诸多弊端，随着档案管理工作的不断创新与提高而有所改善。依靠信息化平台不断地加强，档案管理信息化，将以往纸质载体的档案改成了机读档案，提高了档案的使用价值，从而提高档案管理的水平以及效率。 【参考文献】

[1]丁宇.对档案管理工作创新意义及途径的思考[J].黑龙江史志，2016（04）：P33. [2]王红娟.浅谈新时期档案管理工作的现状及对策[J].科技创新导报，2015（06）.