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珠海市中级人民法院关于印发《珠海市中级人民法院档案管理暂行办
法》的通知
本院各部门：
《珠海市中级人民法院档案管理暂行办法》于二〇〇四年七月七日经院务会讨论通过，现予印发。请各部门认真组织学习并遵照执行。
广东省珠海市中级人民法院 二〇〇四年七月二十八日
档案管理暂行办法 第一章 总则
第一条 为加强我院档案工作规范化、标准化、科学化管理，维护档案齐全完整，更好地为审判业务及各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法实施办法》、《机关档案工作条例》、《人民法院档案管理办法》和粤高法发[2003]20号《广东省高级人民法院、广东省人民检察院关于民事、行政诉讼检查监督若干问题的座谈会纪要》的有关规定，结合本院实际情况，制定本办法。
第二条 本院的档案管理工作，接受广东省高级人民法院和珠海市档案局的监督和指导。
第三条 档案室负责集中统一管理本院全部档案（包括各种门类和载体的档案），并积极提供利用，切实为审判工作和其他工作服务。
第二章 机构和职责
第四条 本院设置档案室，配备与所承担任务相适应的专职档案干部。 第五条 本院档案室的职责：
（一）贯彻执行有关档案工作的法律、法规和政策；
（二）统一收集、装订、保管、统计本院的全部档案和应归档的行政文书材枓，并积极有效地开展利用和编研工作，为本院领导、审判、执行工作和其他工作服务；
（三）监督和指导本院各审判庭和其他部门文书材料的移交、立卷、归档工作；
（四）根据需要负责建立健全本市各级法院档案工作的规章制度，制定档案工作计划，召开档案工作会议，组织经验交流，对档案干部进行业务培训，对下级法院的档案工作进行业务指导和监督；
（五）领导交办的其他档案工作任务。
第六条 从事档案工作的人员必须政治可靠，身体健康，责任心强，忠于职守、钻研业务。
第三章 文件、档案的接收、整理和装订
第七条 档案室应桉照有关规定，做好诉讼、行政、基建、声像文件材料的接收检查工作、并做好会计、法医档案接收检查归档工作。对不符合要求的，不予接收。
第八条 各业务庭局书记员或内勤应当在案件结案后一个月内，将诉讼案件材料收集齐全并按《珠海市中级人民法院诉讼文书材料排列顺序暂行规定》（[2002]珠中法办7号）要求移交档案室整理、装订。
第九条 办公室、政治处、研究室和其他业务庭、局、室应当于每年三月底将上一年度本院和本部门形成的具有保存价值的文件材料和外单位的来文移交给档案室。
前款规定的移交范围如下：
（一）上级法院，上级或同级党委、人大、政府召开的会议，印发的文件，上级领导检查本院工作形成的文件，以及任免、奖惩本院工作人员的文件，领导人讲话；
（二）本院党组会议、院长办公会议、院务会议、审判委员会会议记录，以及召开各项专业会议的文件材料；
（三）本院制发（含与其他机关联合制发）的各种正式文件的签发稿、打（印）制件及重要文件的修
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改稿，代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿和印制件；
（四）本院（含本院内职能部门）在工作中形成的计划、报告、总结、统计表和条例、办法、章程、制度、简则等重要文件材料；
（五）本院党、团、工会、妇女等组织召开代表大会，及在工作活动中形成的重要文件材料； （六）本院领导在公务活动中形成的信件、电报、电话记录等重要文件材料；
（七）同级机关和非隶属机关制发本院需要执行的，检查本院工作以及与本院联系、洽商工作形成的重要文件材料；
（八）下级法院报送的重要的工作计划、报告、总结、请示、典型材料、统计报表； （九）其他必须移交的文件材料。
第十条 研究室应当于每年三月底将上一年本院在工作活动中直接形成的具有保存查考利用价值的照片、录音带、录像带、光盘等声像材料移交给档案室。
前款规定的移交范围如下：
（一）上级领导对本院的工作进行视察或检查时形成的声像材料； （二）本院召开的重要工作会议和重大活动中形成的声像材料。 （三）本院外事活动中形成的声像材料；
（四）本院为进行法制宣传教育而拍摄、录制的具有保存查考利用价值的声像材料； （五）重大典型案件审判活动的声像材料； （六）其它有保存查考利用价值的声像材料。
移交的声像材料必须是原版、原件，图像清晰、声音清楚，并加以必要的说明。
照片材料应由底片、照片、文字说明三部分构成。说明部分包括：事由、时间、地点、人物、背景和摄影者。
录音、录像应注明当事人姓名、案由、案号、录制时间、录制内容、录制人、盘数及带长、型号、保管期限等内容。
第十一条 基建文件材料由本院基建办在基建项目竣工后三个月内移交。 前款规定的移交范围如下： （一）依据性文件； （二）基础性文件材料； （三）设计文件； （四）工程管理文件； （五）施工文件； （六）竣工文件。
第十二条 法医学鉴定档案的整理移交归档，按照《人民法院法医学鉴定文书立卷归档办法》的规定执行。
第十三条 本院每年形成的会计档案，由财务室按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务室保管二年，期满后，由财务室编制移交清册移交档案室统一保管。
第十四条 档案室应当对收集齐全的行政文书、声像、基建文件材料进行整理装订。行政文书档案依按照广东省文件材料归档方法改革方案整理。声像和基建档案依照原定方案整理。
第四章 档案的利用
第十五条 档案室应当根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，并将各类型档案的条目输入电脑，进行机检。档案室应当开展编制汇编材料、大事记、组织沿革、全宗介绍、基础数字汇编、专题概要、会议简介等编研工作。
第十六条 各庭、局、室因业务需要，可以到档案室查阅档案及有关资料。如需调卷必须持所在庭、局、室领导签字的调卷单办理签名登记手续。借出的档案应及时归还。调卷人本院工作调动时，对已结案
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的档案应到档案室办理还卷手续，对未结案的档案应与本部门其他人员办理转借手续。调卷人调出或离开本院时，必须到档案室办理还卷手续，方可到政治处办理相关手续。实习人员不得调卷。
第十七条 外单位人员查阅本院诉讼档案，必须凭单位介绍信并经过本院有关业务庭局领导签字方可阅卷。当事人查阅本院诉讼档案，必须凭本人身份证并经过有关庭局领导允许方可阅卷。查阅其它类型档案，必须经办公室领导签字批准。
第十八条 本院的诉讼档案原则上不外借。党委、人大和有关法院、公安、国家安全、检察院、纪委、监察机关确因工作需要借用的，必须持介绍信和工作证（身份证）经办公室审阅后报院领导批准，办理借出登记手续，并限期归还。诉讼档案法院副卷不准借出。其它类型的档案一律不外借。
第十九条 诉讼档案利用人对借出、查阅的档案，不得拆封、抽取材料、涂改、勾画、污损，违反者追究相关责任。摘抄档案材料必须使用公文纸，不准摘抄在笔记本上。复制、摘抄的材料，应注明卷宗编号、页码、摘抄时间和摘抄人姓名等，所有摘抄、复制的材料，都必须经档案管理人员审查加盖证明章方能取走。复制案卷材料收取工本费。律师查阅诉讼案卷时、卷内材料除判决书、裁定书、调解书等结论性材料外，其他材料原则上不准摘抄和复制。涉及到国家机密、个人隐私的案卷和对社会有不良影响的案卷，不得查阅。诉讼档案法院审判副卷不准查阅。档案利用人员应当向档案管理人员提供利用档案资料取得的社会和经济效果。
第五章 档案的保管和防护
第二十条 本院积极改善档案保管的物质条件，安排可容纳全部档案的专用库房，购置必要的卷柜和其他防护设备。库房不得存放与档案无关的其他物品。库房周围不得存放危害档案安全的物品。
第二十一条 诉讼档案按刑事、民事、行政、执行、审判监督等类别分别保管。行政文书、基建、会计、声像、法医等按照有关规定保管。
第二十二条 档案应按照年度、类别、案号、档号的顺序由左到右，由上到下装柜（架）保管，并在柜上标明档号的起止号，以便查阅利用。
第二十三条 档案室每年对档案进行认真的检查、清点，发现案卷丢失、损坏、褪变等情况的，必须要及时报告主管领导，并采取相应的枪救措施，确保档案的完整与安全。外借档案必须及时催还，以防丟失。
第二十四条 档案库房建立安全保卫制度、认真落实防火、防盗、防虫、防鼠、防高温、防潮、防光、防尘等措施。档案室每月必须进行认真仔细的安全检查。
第二十五条 档案室必须做好档案统计工作，做到数据准确，内容完整，上报及时。计量单位，以卷（件）、长度分别统计。
第二十六条 档案管理人员调动时，应办好交接手续。
第六章 档案的鉴定和销毁
第二十七条 档案室应当对入库的各类型档案确定并划分保管期限。诉讼和行政文书档案按照最高法院法（办）法[1991]46号《人民法院诉讼档案保管期限表》、《人民法院行政文书档案保管期限》划分保管期限、其他类型档案按照国家有关规定划分保管期限。
第二十八条 对保管期限届满的档案，定期进行鉴定。对保管期限届满的诉讼档案，应由有关领导和审判人员、档案管理人员组成鉴定小组，逐卷进行鉴定。对仍有继续保存利用价值的档案，可适当提升档次，继续保存。
第二十九条 经鉴定确定销毁的诉讼档案，经上级法院抽查同意后，将其中的判决书、裁定书、调解书取出一份，按年度、类别、案号的顺序整理立卷，随有关年度编号，永久保存。
第三十条 对应当销毁的诉讼档案，由鉴定小组编造清册，提出销毁报告，经本院院长批准，并报上一级法院和同级档案行政管理部门备案，由档案管理人员和监销人共同销毁，并在销毁清册上签字。销毁报告和销毁清册按行政文书档案要求立卷归档。其他类型档案的鉴定和销毁按照国家有关规定办理。
第三十一条 档案装订、移交的责任人违反本办法，装订不合格，移交不及时并经督促仍不改进的，予以通报批评。
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