内容发布更新时间 : 2024/11/10 9:19:58星期一 下面是文章的全部内容请认真阅读。
2018档案管理制度
第一章 总则
第一条 为进一步规范公司人员档案管理，归集留存员工的 各项资料，遵循“一人一档”原则，保证档案的完整性和连续性，特制定《2018招聘管理制度》（以下简称“本制度”）。
第二条 本制度适用于集团总部及下属各公司。
第三条 人力资源部和综合部为人员档案管理的主管部门。
第二章 员工档案管理部门
第四条 人力资源部负责建立、审核、整理集团各部员工档案，综合部负责建立、审核、整理各公司员工档案。
第五条 综合部须将公司主管级（含）以上管理人员、财务人员、后备主管的档案原件报送至人力资源部，人力资源部对其存档；综合部留存复印件及员工登记表更新原件、劳动合同原件。
第三章 员工档案内容
第六条 员工档案按招聘入职、异动、离职、补充资料等类 别进行分类装订存档。其中必存项为必备资料，不能缺少；异动类型包含员工入职后的转正、平级调动、职位升降、借调等。具体详见下表备注项。
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序号 类别 1 2 3 原件/复印件 □原件 个人简历 □复印件 □原件 录用申请表 □复印件 □原件 应聘申请表+面试评定表 □复印件 内容 是否 必存 备注 网络下载或应聘人自带 必存项 必存项 正反面，附一寸彩色照片 正反面，附一寸彩色照片，最新更新； 必存项 管理人员一式两份，分公司、集团各留存一份； 基础岗位一份，分公司留存。 必存项 请注意是否过有效期 司机 必存 4 员工登记表 □原件 5 6 7 招聘入职 身份证 驾驶证 毕业证、学位证 □复印件 □复印件 □复印件 必存项 管理人员一式三份，本人、分公司、集团各留存一份； 必存项 基础岗位一式两份，本人、分公司各留存一份。 财务、人力行政人员 8 劳动合同 □原件 9 10 11 12 13 14 15 16 异动 原单位离职证明 相关岗位资质证书 转正申请表 转正考核套表 调动审批表 调动交接表 升/降任命 借调协议 □原件 □复印件 □原件 □复印件 □原件 □复印件 □原件 □复印件 □原件 □复印件 打印 □原件 □复印件 必存项 必存项 仅适用于管理人员 必存项 必存项 必存项 必存项 管理人员一式三份，本人、分公司、集团各留存一份； 必存项 基础岗位一式两份，本人、分公司各留存一份。 17 劳动合同变更协议 □原件 - 2 -
18 19 20 离职 离职申请表 离职面谈表 离职交接表 □原件 □复印件 □原件 □复印件 □原件 □复印件 □原件 □原件 □复印件 □原件 □复印件 □原件 □复印件 □原件 必存项 必存项 必存项 管理人员一式三份，本人、分公司、集团各留存一份； 必存项 基础岗位一式两份，本人、分公司各留存一份。 管理人员一式三份，本人、分公司、集团各留存一份； 基础岗位一式两份，本人、分公司各留存一份。 21 解除劳动合同协议 22 23 24 补充资料 培训协议 五险一金申请表 购车补助申请表 25 制度学习确认书 第四章 员工档案规范要求
第七条 基本要求。 （一） 归档时间。
归档工作应于招聘、入职、转正、调动、离职等时间节点后的7日内完成。
（二）归档内容。
依照本制度第六条整理员工的相关资料，并核验是否填写、签批完整。除此之外，还需要附《员工档案目录》（见附件）于档案封面或首页。
（三）保管。
1.人力资源部和综合部应设立专门的档案柜，用标准档案袋存放员工资料并保证一人一档，按编有序保管。在职员工与离职
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员工档案区分存放，离职员工的档案在离职2年后方可销毁。
2.保管期间须对员工个人信息进行保密，不得随意泄露。凡因公需提阅个人档案，须在档案保管人处填写《人员档案提阅登记表》，由档案保管人提取交付和及时回收。
（四）报送。
各公司综合部应将主管级（含）以上管理人员、财务人员的档案原件在员工就职相应岗位的7日内提交至人力资源部，由人力资源部对其进行保管。
（五）更新。
为保证员工档案的准确性和时效性，须及时更新档案。 1.员工登记表。每年5月全体员工须依照《员工登记表》电子版模板进行个人信息更新及延续补充。人力资源部/综合部负责发送电子版表格模板，并告知员工回发时间。逾期未更新者，档案主管部门可予以通报处理。之前的旧表格仍留存于档案内。
2.身份证复印件。每年5月须对身份证复印件的有效性进行审核。如发现证件过期，须进行更新。
3.制度学习确认书。每年5月前须组织员工做最新制度学习，并签订《制度学习确认书》。
（六）电子建档
1.新入职人员需手工填写纸质《员工登记表》，并填充电子版信息。
2.在职员工每年5月仅更新电子版《员工登记表》。更新后的
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电子版由主管部门收集、审核并保存，确认信息无误后打印，本人签字并将纸质表格归入档案。各公司主管级（含）以上管理人员、财务人员签字需一式两份，一份归入分公司档案袋，一份提交至人力资源部归档。
3.电子档案遵循“一人一档，电纸同步”原则，应聘登记表、身份证、毕业证/学位证、异动手续扫描件须同员工登记表电子版一同归档电子文件夹。
（七）移交
原则上基础员工在集团所属范围内实行单人单档，由分公司保管；管理人员及后备人员在集团所属范围内实行单人双档，由分公司和集团各保管一份。当员工出现跨公司调动时，电子版与纸质档案随人员调动移交至新就职公司。交接双方须填写《人员档案交接清单》并留存备查。
（八）审计。
人力资源部对综合部的档案管理工作负有指导、监督、审计的职责，会不定期检查综合部对员工档案的管理情况，组织进行一年一度审计。如发现综合部保留的员工档案不完整或不规范，须及时完善。审计发现的问题将根据实际情况对责任人予以追责，分公司总经理负有管理连带责任。
第八条 注意事项。
（一）人员档案更新信息与每月人事月报档案表信息须保持一致。
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