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纸质档案数字化中需要注意的问题

作者：黄超

来源：《科技风》2017年第17期

摘 要：随着时代的变迁，信息化越来越重要，可以为我国很多行业的工作带来一定的便利，其中档案整理也渐渐趋于数字化，之前的档案信息都是纸质版的，均放在传统的档案室中保管信息，不过现在已经全国各行业开展了纸质版档案数字化的工作，这样不仅加快信息录入的速度，还能更好的保存、更方便的查看信息，我国如今的数字化已经渐渐趋于成熟，可以通过电脑或者扫描设备将纸质版的档案信息进行数字化，可以在网络上随时随地查看自己的信息，但是纸质版档案数字化的过程中还存在很多的问题需要注意，一定要有丰富的经验的前提下再进行数字化工作，还有一方面就是费用的问题，因为现在的信息量很庞大，所以在数字化的过程中可能需要一些经费来完成这些工作，而且在遇到不同的情况时的解决方法也不同，一定要多注意工作中时时出现的问题。 关键词：纸质档案；数字化

纸质版档案数字化是如今社会中数字化整个工作的重要基础，其中纸质版档案数字化的过程主要包括档案的整理和交接，其中还包含对有损坏的档案或者丢失的档案一定要有记录或者补录，然后进行扫描录入、图像处理、和之前的数据进行对比核实，OCR 文字识别，其中纸质版档案的范围很广泛，不仅仅指的是个人信息，还有公司的信息或者卷著，虽然在21世纪已经开始了纸质版档案数字化的工作，在这方面也有了一定的经验，但还是需要注意里面的一些问题，本文就会针对纸质版档案数字化整个过程中需要注意的问题进行了探讨。 1 纸质档案数字化中需要注意的问题 1.1 数字化档案管理措施存在缺陷

如今社会越来越时代化、信息化、数字化，在纸质版档案数字化的整个过程中一定要有本分的习惯，也就是“双重保留”管理原则，这一原则指的是不仅仅是有电子版的信息，之前纸质版的档案也要保存一份备案，这样以防万一丢失现象的发生，所以在过程中一定要保持电子与纸质版同时归档，纸质版档案数字化过程中会出现很多问题，尤其是在管理措施方面，现在的纸质版档案数字化一定要针对不同的情况进行具体分析，因为并不是所有的纸质版档案都适合进行数字化，在纸质版档案数字化过程中的管理措施也存在一定的缺陷，不要忽略数字化工作中任何一份纸质版档案的数字化程度。 1.2 纸质档案数字化过程中缺乏协调度

因为纸质版档案的数字化工作很复杂，涉及到的部门很多，所以需要很好的协调性，但是在真正的工作过程中会出现很多问题，比如说各个部门分工不明确，每个人不能认知到自己的

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责任，所以会在整个数字化工作开展的过程中增加难度，所以有必要在整个工作部门制定一套流程，大家按部就班的按着这个流程去走，在每个细节中都要留心，假如在一个环节出现了问题就会给整个数字化工程带来困扰，也就是说协调度会影响工作进度。 1.3 缺乏相应的管理标准

纸质版档案的数字化工作其实是一项比较有整体系统性的工作，在过程中一定要进行规范化，还要有一定的技术标准，每项工作尽量保持统一的管理标准，但是现实生活中还是缺少相应的管理标准，出现了整体参差不齐的形式，不好管理，由于在纸质版档案数字化的工作缺少规范，所以不能在所有的方面都能做到很好，因为每个人的要求都不一样，有的要求档案数字化中扫描的清晰度，有的人比较注重整体的空间量、存储空间，所以在这个工作上根本不能统一起来，没有一定的标准规范。 1.4 数字档案的存储格式问题

纸质版档案数字化过程中存在着存储格式的选择问题，因为信息需要长久性的储存，所以对存储格式进行讨论，方便纸质版档案数字化过程中的存储解决，JPEG格式是比较通用的一种图像格式，这种存储格式可以将扫描文件压缩到很小，但是也有缺点，就是在压缩的过程中不能将信息完全传递过去，多多少少会有丢失或者损伤，还会在一定程度上减少图像或文件的品质，这种存储格式的好处就是用时较短，比较迅速，并且能得到恨到的图像，比较小，进而不占空间，所以在传输过程中就会很节省时间，比较受人们的欢迎。有一个最常见的就是我们平时用的PDF格式，这个可以在最大的基础上保证打印出比较精准的颜色以及想要的效果，也就是说这种格式和操作平台没有多大关系，它会呈现文件中的每一个字符、每一个图像以及每一种颜色。所以这是比较理想化的纸质版档案数字化的格式，TIFF图像格式主要是可以存储照片以及艺术图图像的文件格式，这种存储格式的优势就是制作图像质量都比较高，并且因为这个优势大多数用来出版印刷。还有一个优势就是在压缩过程中并不会有损伤，压缩率比较低，画质比JPEG格式要好，但是粘的空间比较大，只能用于一些比较珍贵的、需要特殊珍藏要求的文件但是要综合考虑，必须可以根据具体的目的和需求去选择格式。 1.5 注意数字化过程中的信息安全性

最后一点强调的是最重要的需要注意的问题，纸质版档案数字化过程中一定要注意其中档案信息内容的安全性，保证不被泄露。要有一定的警惕性，不仅仅是数字化的过程中需要注意保密，在保存的过程中也要注意文件的保密性，需要对文件进行备份，防止文件丢失还能找回，尽量减小损失，必要的时候在网络上设置用户的访问权限，还有操作的权限，在保管文件的现场要加强安全管理，再多个移动设别上进行保密备份，要保证每一份文件以及其备份文件的完整性和真实性。 2 结语

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随着国家信息数字化的更新换代，一定要不断地更新数字化的手段和管理措施，要在整个纸质版档案数字化过程中要注意每个工作的细节还有需要注意的问题，不能只在乎自身的利益，而不管信息的安全性和完整性，数字化相关部门还要注意对数字化过程中工作流程的完善和优化，充分利用现有的手段和经验做好工作的每一步，这不仅仅是完成这一个行业的工作，而是推进整个社会科技的发展的一个重要工作。 参考文献：

[1]冯雪.纸质档案数字化中需要注意的几点问题.办公室业务，2016. [2]王丽君.新时期档案的数字化管理.赤子，2016.