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巧用Excel函数简化教务管理中的成绩统计工作
作者：屈晶
来源：《中国管理信息化》2017年第17期
[摘 要] Excel作为电子表格处理软件功能十分强大，利用其提供的各类函数可以进行免编程操作从而使工作变得更为简便。本文结合教务工作中期末考试成绩统计这一工作实例，介绍了通过Excel多种函数的综合使用，简便完成教务管理中各项的成绩统计分析。 [关键词] Excel函数；教务管理；成绩统计 doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 17. 084
[中图分类号] TP317.3 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）17- 0181- 02 0 引 言
笔者所在的雅安职业技术学院是一所高职院校，近年来学生人数不断增加，若按照原来人工核对筛选的方法来进行学生期末考试成绩的统计分析，工作量巨大且容易出错，如何高效而准确地完成这项工作成为了一个难题。通过不断地摸索与总结，笔者使用了部分Excel函数使此项教务管理工作得到了简便化处理。 1 统计期末考试缺考、违纪人数
期末考试成绩录入工作结束后，可从学院学分制系统中导出本期全院的不及格学生名单表，该表格为Excel工作表，其所包含的字段名中有一列为“原成绩状态”，在该字段名所在列的单元格中标注了“缺考”“作弊”等标识，可使用COUNTIF（）函数来对其进行具体人数统计。比如要统计缺考人数，可输入公式=COUNTIF（G：G，“缺考”）回车后即可得到具体缺考人数。同理，要统计考试违纪学生人数也可套用以上方法，修改第二项条件参数为“作弊”来进行公式计算。
2 统计期末考试多门成绩不及格学生名单
期末考试结束后，根据笔者所在院校的管理规定需要统计出不及格门科目达到4门及其以上的学生名单。过去由人工进行筛选计数，工作量非常大，费时费力，有时还会出现统计错误的情况。近几年笔者通过不断思考与总结，使用Excel函数大大简便了这项工作。 2.1 统计期末考试成绩4门及其以上不及格学生名单
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首先，对补考名单表进行简化，删除掉F至I这四列数据，并以“姓名”为主要关键字进行排序，使同一学生的数据排在一起便于后面进行统计。在F1单元格中输入“不及格门数”增加一个字段名。在F2单元格输入公式=COUNTIF（C：C，C2），回车后使用填充柄拖动至F列相应单元格，得到每个学生期末考试的不及格门数，如图1所示。
然后，单击F2单元格，点击“数据”选项卡中的“筛选”按钮，使用“数字筛选”中 “大于或等于”的方法选出4门及其以上不合格的学生名单，并将其复制粘贴到新的工作表中。
接下来，我们要把这张表中每个学生的多行数据删除掉，每人仅保留一行记录，以此来制作具体的名单表。在G1单元格输入“重复删除”，在G2单元格输入公式=IF（C2=C1，“删除”，“”），回车后使用填充柄拖动至G列相应单元格，如图2所示。
接着，可以通过自动筛选将G列数据中为“删除”的记录筛选出来，将其删除掉，并将E列数据也删除掉，这样就得到了4门及其以上不及格学生名单表。 2.2 名单表按系别区分排列
将以上表格再次以“现班级”为主要关键字进行排序，将同一班级的学生排列在一起，便于后续操作。进行系别的区分需要使用数组公式来进行处理，在这里以筛选医学系各专业班级为例来进行讲解。
在工作表第一行F1单元格增加字段名“系别”，在F2单元格输入公式=IF（OR（IFERROR（FIND（{“临床医学”，“医学影像技术”，“口腔医学”，“中医”，“针灸推拿”，“公共卫生”，}，D2），FALSE）），“医学系”，“”）。这其中OR函数为逻辑判断函数，其中任一条件为真，即可返回真。FIND函数用于查找字符串，此处可将医学系所含的各个专业名称作为查找字符串加入到参数当中，如果D列中的数据包含了这些专业名称的字符串，就显示“医学系”三个字，否则即显示空白，如图3所示。
这里需要注意的是，以上使用的是数组公式，要通过CTRL+SHIFT+ENTER组合键录入公式，否则就只能计算数组中的第一个元素，无法正确区分出系别。
通过以上方法将各条学生记录区分出系别后，可再次使用COUNTIF函数计算各系4门及其以上不及格学生的总人数。这里仍以医学系为例，输入公式=COUNTIF（F：F，“医学系”），回车后得到具体数值，用该数值除以该系总人数即可得到不及格百分比，可用于教学质量监督与评估管理。
这里，通过多种Excel函数的综合使用，便捷地完成了教务管理中的考试成绩统计工作，避免了繁重且耗时的人工统计，极大地提高了准确性与工作效率。在今后的工作中，还要继续对Excel函数进行深入研究，利用函数给实际工作带来更大的便利。 主要参考文献
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[1]王巧伶.Excel 2010函数应用速查手册[M].北京：机械工业出版社，2013. [2]王海熔，裴佳利.Office高级应用[M].北京：电子工业出版社，2015. [3]卢台生. 现代办公应用技术[M].北京：高等教育出版社，2014.