内容发布更新时间 : 2024/6/20 3:18:56星期一 下面是文章的全部内容请认真阅读。

XXXX公司关于档案室数字化的实施方案

为加快推进公司档案信息化建设步伐，确保各单位电子文件和数字档案的安全规范和有效管理，根据国家档案局《数字档案室建设评价办法》、上海市档案局《关于进一步推进本市数字档案馆（室)建设意见的通知》的要求，公司决定开展档案数字化工作。

一、指导思想

贯彻落实《上海市档案事业发展十三五规划》和《上海市数字档案室建设指南》等文件精神，推进公司数字档案室建设，至2019年底全区一级立档单位基本建成数字化档案室，实现以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标，与松江经济社会发展相适应，方便人民群众利用档案的现代化档案工作新格局。

二、建设内容

数字档案室建设是各单位运用计算机、信息网络等技术，积累、归档、管理和利用各类档案信息，以实现档案管理数字化、信息化和网络化的工作体系。其具体内容有：

（一）基础设施建设

基础设施建设包括硬件建设和软件建设。硬件建设主要有计算机、扫描仪、光盘、移动硬盘、UPS(不间断)电源和打印机- 3 -

等设备。软件建设主要有操作系统、扫描软件和档案管理应用平台。

（二）档案数字化建设

通过数字加工等手段，建立符合标准的室藏档案目录、档案全文、多媒体、电子文件等四个数据库，集中存储、管理和提供利用数字档案数据信息。

1.档案目录数据库。建成室藏各类档案的案卷级或文件级目录数据库，包括文书档案、专业档案、会计档案、特殊载体档案等。

2.档案全文数据库。对室藏保管期限为永久、长期（或30年）的纸质档案，没有相应的电子档案的，经数字化加工后，建立全文数据库。

3.多媒体数据库。数字化的照片、音视频等多媒体档案。 4.电子文件数据库。本单位OA系统中形成的归档电子文件以及业务系统中形成的电子数据。

（三）数据管理和利用

各单位应加强档案数字化建设的安全管理，指定专人负责档案数据的安全工作。其主要职责是负责入库数据的真实性、完整性和有效性；负责数据修改和删除的管理；负责建立脱机数据备份。

（四）实现方便查阅利用

各单位实施档案数字化后，查阅档案由档案管理员直接在计算机上查阅、打印。

（五）落实公司档案资料数字化工作

根据松江区档案局转发的《上海市松江区人民政府办公室关于转发<关于开展机关档案室数字化工作的实施意见>的通知》的精神，我公司行政部档案室将按照意见要求开展相关工作，拟方案如下：

方案一：

数字化工作外包：根据档办发 (2014) 7号国家档案局办公室关于印发《档案数字化外包安全管理规范》的通知、沪档 (2015) 98号《上海市档案局关于加强档案业务外包和中介服务管理的指导意见》的各项规定与要求，向社会公开招标有资质的专业数字化公司对我公司档案资料开展数字化工作。

方案二：

我公司自行开展档案数字化工作：按照《松江区档案馆纸质档案数字化加工质量标准（修订）（暂定）》办法，我公司档案室人员自行开展数字化扫描工作，由于我公司基建档案图纸最大尺寸为A0，所以需要配备专业工程复印机来扫描图纸（参考市面上奥西450/A0激光蓝图黑图工程机复印机价格为50000元左右）。设备全部到位后安排人员专职进行扫描工作。

上海XXXXXXXX有限公司

2017年08月10日