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文件名称 制定日期 锐达-外贸部工作流程 2013年7月8日 版 本 页 数 初版 2/2 1、目的：提高外贸部整体工作效率；加强与各相关部门的沟通合作能力；协调公司内部系统的运作；明确工作内容，树立公司良好信誉和形象；有效提高服务产值，提升客户与本司长期合作的信心。
2、适用范围：外贸部。 3、工作流程规定： 工作 流 程 3.1 工作 流 程 说 明 业务人员收集信息的渠道： 1、寻找客户：通过公司付费的阿里网站与客人面谈了解客人意向并主动有针对性地向客人介绍公司及产品，对收集的信息做记录。 2、通过媒体寻找客源：在其它免费网站辅助寻找客户。 3、参加专业展览会：有选择性地参加一些有效的，专业展览会，借以推广公司及产品。 4、其他信息渠道：比如同行之间的交流等。 市场信息的处理方法： 1、对收集的信息进行整理，去伪存真，并填写《客户信息统计表》，每周五下午4点前需更新表格发给部门主管及老板， 2、根据客户要求制作《QUOTATION》和《PROFORMA INVOICE》（简称《PI》）以及《样品单》 3、及时回复客人提出的其他要求或问题。 1、 业务员将意向订单登记在《订单及其订金登记表》中； 2、 如客人需要样品，业务员要与客人确认样品及模具等费用。业务员制定并下发《样品制作通知单》到样品部等相关部门。 3、业务员根据客人要求及时准确地制作《PI》，并确保客人已完整收到。 使 用 表 格 市场信息的收 集与处理 《客户信息统计表》 《QUOTATION》 《PI》 《样品单》 3.2 接收订单 《订单及其订金登记表》《样品制作通知单》 《PI》 1、业务员要求客人确认并回签合同或《PI》。 3.3 确认合同及下 业务员接到客人意向订单或正式合同后，务必审查合同，确认单价，发生产通知单 款号，价格，交期，付款方式等，如有问题，及时提出和客人沟通。 2、业务员按合同要求催客人付订金。 3、业务员在订金到帐后，制定正式的《生产通知单》，并下发到各相关部门。 《PI》 《生产通知单》 3.4 跟踪生产进度 1、 业务员随时跟踪物料到位情况，制作《出货计划表》。业务员要定期巡视车间了解生产进度及其质量。 2、 客人在中途对订单要求有修改的，通过《联络单》及时通知相关部门，并确保相关部门及时准确地收到相关改单信息。 3、 如果采购或生产过程中遇到意外事件业务员要及时处理及向部门主管汇报。 4、 如有遇到单方面无法解决的问题，业务员要及时通知客人，并协调解决。 5、 如有不可解决的问题影响交期的，业务员要提前通知客人。 6、 业务员要跟踪样板及订单制作进度。 《出货计划表》 《联络单》
工作 流 程 3.5 安排出货 工作 流 程 说 明 1、业务员再次与客人确认交货方式、地点、时间及货物明细。 2、 业务员根据客人提供的货代公司订《SHIPPING ORDER》（简称《SO》。 3、业务员根据客人需要预约验货。 4、业务员提前做《PACKING LIST》（简称《P/L》）和商检。 5、业务员确定验货日期后以《验货通知》的形式通知各有关部门。 6、业务员接待并跟踪验货全过程。 7、业务员将验货报告发给客人确认。 8、收到客人准许出货的通知后，业务员下发《出货通知》并安排拖车。 9、业务员提供出货资料《P/L》,并安排报关。资料发放给出口公司前，必须由老板或者经理协助审核。 10、业务员将出货资料交给财务。 11、业务员将出货资料登记到《出货明细表》上。 使 用 表 格 《验货通知》 《出货通知》 《P/L》 《出货明细表》 3.6 相关文件的制定及归档 1、 确认成功报完关后，业务员出货当天将《P/L》 和《INVOICE》 发给客人。并详细介绍船期。 2、 业务员及时向船公司补料，确认并拿取提单。 3、 业务员根据客人资料需要做《FORM A》 或《Certificate of Origin》（简称《CO》）。 4、 以L/C付款的客人，业务员要及时将各种资料（包括《P/L》、《COMMERCIAL INVOICE》（简称《C/I》）、《FORM A》及海运提单）的原件正本寄给出口公司。 5、 业务员将整套订单及出货资料进行归档保管。 《P/L》 《INVOICE》 《FORM A》、 《CO》 《C/I》 3.7 1、 拿到提单后，业务员将复印件扫描发给客人，以催客人付余款。 2、 收到客人全额余款后，业务员将所有出货文件寄给客人，并告知快递货款风险的控单号，以便跟踪。 制 3、 如果客人要求电放的，在收到客人全额余款后，业务员将提单电放给客人。 这根据付款方式，在实际操作中灵活运用 3.8 售后服务 1、 业务员主动向客人询问货物到达情况，品质，数量及销售情况。 2、 业务员对客人的投诉要及时处理及回复，或者协商解决办法。并填写《客诉或补赔处理记录表》，以记录在案。 《客诉或补赔处理 记录表》 备注:以上是外贸部门工作流程的初稿，工作内容及表中的表格可以根据公司的实际情况作调整，公司对外的全部表格需统一，所有的表格需要全部同事在一起商议后，最终确认唯一表格。