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浅谈普通高中学籍档案目录编写的改进

——信息技术在纸质档案目录学生姓名录入中的应用

丁奶芬

摘 要：学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，是学生升学、转学、就业、参军、出国留学的重要依据。我校十分重视学籍档案的管理工作，逐步提高档案管理水平。原来学籍档案的卷内文件目录的抄写，采用手工抄写的方法，工作量繁重、枯燥无味，不仅效率低，而且挺容易出错；现在我们把信息技术应用于学籍档案目录的编写中，科学高效，实现了档案目录的电子化，便于记录、存储、整理、查询以及数据分析，应用起来方便快捷，可以实现资源共享，为实现学籍管理工作的信息化、网络化、现代化提供了可能。

关键词：学籍档案 目录编写 信息技术

1、目前普通高中纸质学籍档案的现状 1.1、高中学籍档案纸质档案的内容

学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。根据慈溪市教育局颁发的慈溪市市属学校文书档案案卷目录，高中学籍档案纸质保存的内容主要包括：（1）学生学籍卡（包括个人简历、家庭情况、学校班级鉴定）；（2）学生考试（考查）登记表（包括学生每一学期各科的学期成绩、会考成绩）；（3）浙江省普通高中毕业生登记表；（4）浙江省普通高校招生考生综合素质评价基本信息表（包括会考等第、所获学分、自主选修模块、综合素质评价、任职记录、获奖情况）。（5）毕业生验印名册、毕业生相册；（6）高中毕业（结业、肄业）证书存根（7）全校各班学生名册、新生入学(录取)名册（8）学生会、班团干部名册，团员名册；（9）学生转学、休学、复学、退学等学籍变动情况登记表；(10)毕业生高考成绩和报考高一级学校录取名册（11）学生获得三好生、优秀学生干部、优秀团员、各类竞赛比赛获奖及学生处分事故材料等。

1.2、高中学籍档案的作用和意义

学籍档案个人的利益息息相关，是学生升学、转学、就业、参军、出国留学的重要依据。虽然现在浙江省实行浙江省学籍管理系统电子登记制度，但是学籍管理系统只登记了学生学习情况的部分信息，而且存储、查阅还没有完全成熟，所以我们学校还是实行了纸质档案与电子档案双向并举。现在经常有学生因为大学里或者工作之后档案的丢失回学校查阅复印高中的学籍档案，也有因为工作、留学开取学历证明、中英文成绩证明，还有因为升学政审、提干政审等来学校查阅学籍档案的。档案的遗失会造成很多不必要的麻烦，我校十分重视高中学籍档案收集、整理、保管、查阅工作，做到每个学生“有档可查”。

1.3、我校重视提高学籍档案管理水平

中学生学籍档案是每个学生学籍档案的基础，建立健全完善中学阶段学生学籍档案管理体系，管理好学籍档案更显至关重要。我校十分重视学籍档案的管理工作，逐步提高档案管理水平。

1.3.1、强化学籍管理的档案意识。学校专门配备了一位副校长分管档案工作，副校长、校务办、教务处、政教处、各班主任、档案员、教务处学籍管理人员等不断学习《档案法》和有关的政策法规，增强档案意识，真正从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性。学籍管理人员有了良好的档案意识，才能在具体的学籍管理工作中对其资料做出敏捷的反应，及时地加以收集、整理、保管。

1.3.2、制定统一的标准并树立全局观念。学校各部门对学籍档案管理制定了统一的标准，包括基础标准、技术标准、程序标准。标准的实施意义在于统一，能在实际工作中改变各自为政、各行其是的局面，学校各部门加强协调、统一要求，在制定各类表格的形式、纸张大小时充分考虑到归档整理、装订、裱糊等问题；树立整体观念、服从大局，用标准去统一行动，用标准去规范管理工作。特别抓好每年学生毕业前学籍档案材料的收集、检查和审核工作，严把质量关，确保档案材料真实完整、齐全规范。

1.3.3、健全管理制度。严谨、科学、完善、配套的学籍档案工作规章制度，是协调、有序、正常地开展学籍档案管理的可靠保证。

学校各部门建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循、有据可依、照章办事。同时，学校的各级领导把执行制度作为加强制度建设的重点来抓，是学籍档案工作规章制度与其他管理制度一样真正得到贯彻执行。

1.3.4、改进档案管理手段以提高工作效率。随着教育事业的迅猛发展，档案数量越来越多，过去靠人工整理、归档的档案管理方法，已经不适应形势发展的需要。为了使教学工

作和建档工作同步发展，进一步强化与完善学籍档案管理工作，学籍档案管理人员不断提高政治思想水平，并掌握先进的科学技术，熟练使用计算机并努力充实业务能力包括具体操作能力和处理各种事务的能力。目前，我们学校教务处、档案室以引进复印机、打印机、扫描仪能现代化设备，使学籍档案管理的工作效率大大提高，为毕业生资格审查、评审提供了详实的档案材料，从而有效地发挥了学籍档案在教学管理中的重要作用。

1.3.5、加强管理队伍建设。做好学籍档案管理工作，关键要有一支稳定且能胜任这一工作的队伍。我们学校十分重视这方面的建设。自从2009年开始，学校安排我专职从事档案管理工作，并专门安排我参加了浙江省第五十四期档案人员岗位培训、2010年浙江省档案初、中级专业技术资格考试培训、2009年的宁波市档案人员继续教育班和2012年的慈溪市慈溪市档案人员继续教育班的学习，还经常安排我去其他学校和慈溪市档案馆参观学习，不断提高我的管理水平和业务素质。我还经常当图书馆借阅档案书刊进行学习，每年订阅了档案期刊进行学习了解，不断地熟练掌握学籍管理方面的政策和规定，努力提高自身的档案管理专业知识和水平。

1.4、我校在学籍档案目录编写中出现问题与改进

在学校领导的正确领导下，教务处、政教处、校务办通力合作，对学籍档案进行收集、整理，我按照所学的档案专业知识和实践经验对我校每一年的学籍档案进行分类、编目、归档：(1)把学生学籍卡、学生考试（考查）登记表、浙江省普通高中毕业生登记表按照每个班级学生学号顺序编为一本；(2)把浙江省普通高校招生考生综合素质评价基本信息表按照每个班级学生学号顺序编为一本；(3)把毕业生验印名册、毕业生相册按照教务处排列的毕业生验印序号顺序编为一本；(4)把毕业证书存根按照毕业证书存根号码从小到大的顺序每张A4纸贴3张毕业证书存根的顺序，把一届学生的毕业证书存根一般分为两本……其它的学籍档案也按照相应的分类方法进行分类。为了表述方便，我把前面四种学籍档案按照顺序分别成为学籍档案一、学籍档案二、学籍档案三、学籍档案四。在编写前面四种学籍档案的卷内文件目录时，一般学生的名字是在一格卷内文件目录中分两行、每行写四个名字。形如

虽然都是学生名册，学籍档案一与学籍档案二虽然

编写顺序一样，但是由于每个班级总有学籍特殊情况的人，比如有些同学因为在高二结束时出国留学了、转学了、被中国科技大学提前录取了，虽然他有学籍档案一，但是没有学籍档案二；有些同学学籍不在我们学校的，但是是在我们学校借读的，同样他有学籍档案一，但是没有学籍档案二……由于这些特殊情况学生的存在导致即使同一届同一个班级的学籍档