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人事档案管理的重要性及优化途径

作者:卢缘圆

来源:《企业文化》2018年第20期

摘要:随着信息时代的飞速发展,人们的生活逐渐变得公开化以及透明化,在网上已经可以查询到相关的个人信息。因此,人事管理变得越来越重要,管理的方式也变得越来越专业。而人事档案管理作为人事管理的其中一个环节,近年来也受到了广泛的关注。从人事档案中我们可以了解求职者的学历、个人事迹、家庭情况以及社会关系,在极短的时间内最大程度的对一个人进行全方位的了解。因此,人事档案管理的重要性不言而喻,人事档案管理的优化途径也十分值得探讨。只有研究出最优的管理模式,才能整体的业务水平,为人才市场创造更大的价值。

关键词:人事管理;人事档案管理;重要性;优化途径;管理模式

人事档案管理作为人事管理的其中一个环节,近年来也受到了广泛的关注。只有做好了人事档案管理工作,才能为人才市场省时、省事、省钱,在最少的消耗内为人才市场选择最适合最优秀的人才,在一定的时间范围内创造最大的价值,实现利益最大化。为此,深度了解人事档案管理的重要性,并且研究出最优的管理模式,是一件十分有意义的事情。本文从人事档案管理的重要性入手,深入探讨人事档案管理的优化途径,研究出最优的管理模式,为人才市场创造更大的价值。

一、人事档案管理的重要性

在现代人民的日常生活中,人事档案扮演着更加重要的角色,甚至可以说,人事档案分布于生活的方方面面。从一个新生命的诞生开始,婴儿的名字、出生日期、户籍之类的信息,亲缘关系,长大后就读的学校,在学校发生过的事情,在校期间获得的荣誉,在学校入团成为共青团员,甚至是入党,成为优秀的共产党员等。这些在人生轨迹中出现过的精彩瞬间,都会被记录在册。因此,通过管理人事档案,可以了解这个人的整体情况,有时甚至比本人还要了解。以上种种证明了人事档案管理的重要性,务必保证人事档案信息的准确无误,完整无缺。 (一)人事档案

人事档案是对人生的有效记录,体现了一个人的经历。从进入学校,到走出学校参加工作,这一系列事情都会被记录在档案里。因此人事档案管理十分重要,人事档案管理也要深感自己所担责任的重要性,工作的时候注意力应该高度集中,做工作时要非常细致,保证自己不会出丝毫的差错。工作时打起十二分的精神,将经手的档案做到真实、准确。这样人事档案管理才能更好地提供有效的帮助。 (二)档案管理

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人事档案管理工作渗入在一个人才市场的方方面面,每一个环节都需要极高的注意力,因此工作强度不容忽视。人事档案管理员做好了档案管理的工作,这样可以提升公司的整体水平,整个公司也会变得更加的专业。因此,档案管理工作对于人事档案管理员有着极高的要求。人事档案管理员要对工作充满热情,同时要提升自身的责任感,有担当,这样才能更好地完成工作。

人事档案管理员的最终目的就是将收集的人事档案整理归类,完善人员的信息,确保信息的准确,因此,要对人事档案管理进行优化,提升管理部门的管理水平,研究更多的管理模式,规范管理制度,整顿公司的工作氛围,让人事管理变得更加的专业和人性化。 二、人事档案管理的优化途径 (一)提高人才市场档案管理的重视

人事档案管理工作必须给予充分的重视,且是做好档案管理工作的前提和基础。在人才市场档案管理工作中应加强对该工作的宣传工作,保证其受到各方人士的重视。除此之外还要提高档案管理人员的个人素质,不断适应新形势下出现的各类问题;同时人才市场还需提升档案管理人员的工作能力,提升效率,发挥人事档案的价值。 (二)加强人才市场档案管理的规范化建设

加强规范化管理需从以下三方面内容进行强化:①档案收集工作要细致,及时更新并完善人才信息,并及时整理档案,保证在第一时间内将所需档案筛选剔选出来。②档案整理过程中,剔除无用人员的档案,对无效进行及时整理并销毁,保证档案信息能够及时更新。③对档案管理实施专人管理,将人事档案进行统一整理,按类别、性质、院校、专业等进行归总分类,创新多种信息检索途径; (三)对档案进行定期修复核查

人才市场中的档案较多,且具有复杂的特点,在档案的管理过程中极易出现损坏、丢失等情况,因此应该要定期对档案进行修复、核查。一个月或者更短时间进行周期修复审查,修复核查的同事还需对认识档案进行规范化管理,分类存放。 (四)加强档案鉴定工作的投入

档案信息鉴定工作同样重要,该项工作对档案的查找、信息查询均有重要意义。因档案管理工作较为繁重,工作多有疏漏,在档案查找时较为困难。因此应加强档案鉴定工作的投入力度,做好档案细致分工,按档案鉴定标准严格规范鉴定原则和鉴定程度。 三、结束语

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总之,对于一个人才市场来说,了解招聘人才最直接的方式也就是查看投递的简历,从中筛选符合公司发展,与公司事务相契合的员工。要高度重视人事档案管理,努力提升人事档案管理水平,这样才能更好地为公司服务。 参考文献:

[1]张春燕.如何提升民办高校人事档案管理效能的思考[J].科技资讯,2015. [2]沈冰洲.浅谈新形势下高校人事档案管理工作[J].办公室业务,2016. [3]田晓琼.创新高校人事档案管理模式的分析[J].人力资源管理,2015.

[4]赵子叶.高校人事档案信息化对高校服务策略的影响[J].中国管理信息化,2017. [5]韩程远,尹飞燕.高校人事档案信息化建设的制约因素与应对策略[J].知识经济,2016.