内容发布更新时间 : 2024/5/21 23:47:10星期一 下面是文章的全部内容请认真阅读。

会议管理制度

一、目的

为规范公司各类会议的信息收集、会议组织、会议记录、会议纪要签发、会后跟踪落实、会议资料归档等工作，统一会议管理模式，切实提高会议效率，控制时间成本，促进沟通，推进各项工作开展，特制定本制度。 二、职责

1. 行政部负责公司会议统筹协调及本制度的执行监督，并有权对违反本制度的行为进行处罚；

2. 行政部负责会议室的日常管理和调度安排；

3. 会议的发起人需指定会议记录人员做好会议的记录、整理、发放、归档。

三、会议流程 1. 会议发起

1.1 会议发起人确认会议议题、召开时间、主持人、记录人、参与人员、会议规模、预计时长等内容，需先与较重要的、必须出席的人员确认时间无冲突； 1.2 会议发起人提供参与会议的人数、召开时间、时长、所需会议设备等信息，向行政部对应负责人进行会议室申请；

1.3 会议主持人按照会议议题、目标和预计时长，编写会议议程表，包括每个议题的讨论流程、讨论方法、时间控制等内容；

1.4 会议发起人发送会议通知至所有参与人员，会议通知应包含会议的议题、时间、地点、会议议程表和内容的简要介绍等，有相关文件的话也可在会议通知中附上，供参与人员提前查阅，节约会议时间；

1.5 会议通知发送后，由会议发起人确认各参与人员的出席是否有问题，若有其他会议冲突、当事人请假等状况，及时调整参与人员，无法调整时，则协调新的会议时间，并重新进行会议室申请和会议通知的发送；

1.6 会议参与人员需在确认参加会议后，在开会前认真读取会议通知中的会议基本内容、会议议程表和所附文件等信息，并做好发言的准备，有需展示的文件也需提前准备好；

2. 会议准备

2.1 行政部会议管理人员，根据各会议室的大小和已有的会议安排，给每个会议室申请安排合适的会议室，并通知会议发起人。

2.2 会议管理人员需在会议开始前将会议室布置、整理好；

2.3 有需使用投影仪、电话会议机、视频会议机、电脑等设备的会议，会议管理人员要提前做好设备连接、调试工作；

2.4 会议管理人员还需根据会议级别或性质，准备好姓名牌、饮用水或其他招待用品；

2.5 会议资料由会议发起人负责准备，并按照与会人数提前复印好，有保密要求的文件还需预先准备好保密程序； 3. 会议召开

3.1 会议按照既定的会议时间召开，参与人员需至会议记录人员处，在会议签到表上进行签到；

3.2 主持人按照既定议程，掌控会议进程，确保各议题的顺利讨论和会议目标的达到，并且将会议时长控制在预定的范围内；

3.3 每个议题必须达成结论、对策、决策等，相关事项必须有对应的负责人和预计完成时间，实在无法达成结论的议题，则取消本次会议，重新进行议程安排及其他准备工作后再召开会议讨论；

3.3 与会人员需积极参与会议讨论，发言的人员尽量吐字清晰、音量合适、言简意赅，复杂的内容可配合PPT、图表说明，其他人员在有人发言时需保持安静认真倾听，有疑问或反对意见需等发言人结束发言后再提出相关意见和建议； 3.4 会议记录人员由会议发起人指定，在会议整个过程中需全程关注会议内容、决议、问题等，并将重要内容按进行记录，有需拍照的白板演示内容、会议招聘等也由会议记录人员拍摄和管理；

3.5 若会议规定时长结束后，仍未完成整个会议流程，在会议室下一时间段无人使用的情况下，可与参与人员确认后可适当延长，但是不应超过预定时长的两倍，否则重新安排会议；若会议室下一时间段有其他会议，则必须按规定的时间结束会议，未完成的议题重新进行议程安排及其他准备工作后再召开会议讨论。

4. 会后工作

4.1 主持人宣布会议结束后，各参与人员将自己的文件、办公用品、垃圾等物品自行带走，并将凳子归位，如有使用相关会议设备，主持人/会议记录人员需关闭设备、清理演示白板、简单整理会议室、关闭空调、灯光等电器后离开； 4.2 行政部会议管理人员要及时将使用完毕的会议室进行清扫、整理，确认会议设备无损坏等问题，将下次会议不需要使用的会议设备和招待物品收起并保存好；

4.3 会议记录人员在会后将会议的主要内容、决议等按标准格式进行整理并行为会议记录文件，发送至所有出席人员和其他相关人员，并将会议记录和签到表做好存档；

4.4 会议主导人负责监督、跟踪会议决议的相关事项的实施情况，相关事项的负责人各参与人员需在会议上的定的完成期限内将完成情况反馈给会议主导人，有特殊原因延误的需提前反馈并提出新的预计完成时间；

4.5 会议决议事项全部完成后，则可在存档的会议记录中标记已结案。

四、会议纪律

1. 会议发起人员需至少提前十分钟到场；

2. 与会人员要严格遵守会议的开始时间，提前3分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，因故不能参加、有情况需早退的要提前向会议发起人申请并获得批准，并安排代理人出席，无故缺席者罚款20元/次，迟到、早退者罚款10元/次； 3. 除因特殊情况的紧急会议外，一般会议需至少提前1天通知，重大会议至少提前3天通知，股东大会、监事会会议等按法律规定的天数提前通知； 4. 所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、玩手机、上网等做与会议无关的动作，如有情况必须接听电话，需到会议室外接听，并且进出过程尽量不影响会议的进行。违反该规定者，罚款20元/次；

5. 会议期间要求集中精力，认真听取发言，不随意打断别人，不得有交头接耳开小会等影响会议的进行的行为；

6. 会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法，特殊情况可由会议主持