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Q/JGS-CX-2012 程序文件 版次1.0 Q/JGS-CX 4.2.3-2012

文件控制程序

1 目的

对文件和资料进行控制，确保相关部门及时得到和使用的文件均为有效版本。 2 范围

适用于本公司与质量管理体系有关文件的控制。 3 职责

3．1总经理负责质量手册和程序文件的批准、发布。 3．2管理者代表负责质量手册和程序文件的审核。

3．3技术质量部负责组织质量手册、程序文件及相关管理文件的编写和管理，并对所有受控文件进行更改、发放、回收、销毁及原稿的保存。

3．4各部门负责相关文件和资料的编制及外来文件的使用管理。 3．5文件管理活动及流程 4 工作程序 4．1文件控制过程

文件控制过程及输入是通过策划提出的体系文件编制计划和要求，其输出是经过批准发布使用的有效体系文件。文件控制的活动是：策划、计划、编制、审批、归档、编目、发放、使用、管理、贮存、更改、再版、作废、回收、销毁等活动。 4.2文件的分类 4．2．1按文件性质分类

a）质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标）； b) 程序文件；

c) 作业文件分为管理类、技术类和行政类文件。具体如下：

1）管理类文件：如质量策划形成的文件包括质量计划、岗位职责、规章制度等文件，以

及标准和顾客要求而形成的其他管理性文件。

2）技术类文件：如产品设计图纸、工艺文件、作业指导书、产品标准、检验标准、试验

规程，以及其他有关产品试验过程中的技术文件；

3）行政性文件：如与质量管理体系有关的聘任书、奖罚通报等。 4）标准要求的记录；

5）外来文件：法律法规、标准、顾客提供的图样及知识产权类资料和供方提供的有关资

１

Q/JGS-CX-2012 程序文件 版次1.0 料。

4．2．2按文件载体分类：

a) 纸介质文件； b) 非纸介质文件。 4．3文件的编号

4．3．1质量手册、程序文件和其他体系文件（除标准化文件外）的编号原则：

a) 企业标准代号用Q表示； b) 公司代号用JGS表示；

c) 类别代号用2-3个汉语拼音表示；

质量手册“SC”；程序文件“CX”；作业文件：“ZY”。

d) 序号指本章节的文件顺序号，质量手册不标章节号、顺序号； e) 发布年份用阿拉伯数字4位数

Q / JGS — CX X.X.X — XXXX 发布年号

标准章节号

文件类别代号 公司代码

4．3．2技术文件编号遵守技术文件管理规定》。 4．3．3记录编号在《记录控制程序》中规定。 4．3．4外来文件编号按原来的编号。

文件的编号由文件编写人员从技术质量部取得。 4．4文件的编写和审批

4．4．1质量手册和程序文件由管理者代表组织、各个职能部门编写、技术质量部组织实施，质量手册由管理者代表审核，总经理批准发行。

4．4．2设计人员负责设计文件和工艺文件的编写，包括加工图纸、技术标准、采购信息、工艺、检验标准等，技术质量部部长审核，技术副总批准。

4．4．3 其他文件由归口部门负责编写、审核，主管领导批准。

4．4．4技术文件的会签、审批应注意图样、技术文件协调一致、现行有效。 4．5文件的归档

２

企业标准代号

Q/JGS-CX-2012 程序文件 版次1.0 4．5．1公司的质量方针、质量目标、质量手册、程序文件作业文件及技术文件原稿由相关部门编制审批后，技术质量部归档。

4．5．2研制过程技术文件（如设计任务书、验证文件、确认文件、评审文件等）原稿由研发部负责在项目完成后成套归档管理，标明研制阶段标识和有效标识。 4．6 文件的受控和发放

4．6．1受控文件是指需要控制版本和更改的文件，包括质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、作业文件（设计文件、工艺文件、质量计划等）和外来文件。

4．6．2文件在公司内发放为受控文件，向顾客提供的文件为不受控文件，向认证机构和供方提供的文件应为受控文件。

4．6．3受控文件加盖“受控”印章，不受控的文件不盖章。 4．6．4受控文件原稿在归档前，接收人应对文件进行如下确认：

a) 是否进行有效的批准；

b) 标题、文件号、版本号、页数、内容是否正确、清晰、完整，如有缺陷情况时，退回编写人进行修改。

4．6．5文件发放人员根据各部门申请和相关规定复印的文件份数，加盖红色受控印章分发给相关部门。分发时，应在分发的文件上注明受控号，并要求文件领用人在相关记录上签名。 4．6．6对于使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏的文件到技术质量部换取新文件，以旧换新的文件仍沿用原受控号。在发放新文件的同时，应销毁旧文件。

4．6．7若文件丢失，应向相关领导提出补发申请，说明原因，经批准后由技术质量部给予补发，补发的文件应给予新的受控号，发放人员应在原文件发放登记表上注明原受控号文件作废，必要时应将作废的原受控号文件通知相关部门，防止误用。 4．7文件的更改和作废 4．7．1 体系文件更改

a) 文件需要更改时，应填写《文件更改通知单》，履行文件更改程序。

b) 文件更改和更改通知单由相关部门实施，更改后的文件由原审批部门和人员审批。当原编制、审批部门因机构调整变动时，由具有相应职能的部门和人员实施，但应获得审批所需的有关背景资料。

c) 体系文件更改应标明更改状态，如：第一次修改，将修改状态0.1改为0.2。

d ) 体系文件经多次修改（一般5次）或进行大幅度修改，应进行换版，换版时应更改版本号，如将版本A改为B，文件编号中的发布年代根据具体情况确定是否更改。

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