内容发布更新时间 : 2024/5/10 4:03:12星期一 下面是文章的全部内容请认真阅读。

文字处理

人类文明从有文字记载开始；知识传播以文字形式为依托。尽管现在出现了多媒体，多媒体在信息表示方面只是文字的辅助和补充，并不能取代文字；现在也出现了网络，形成了Internet，在网上使用最多的还是文字，文字的传输也最为快捷。音像是直观的（植物也能听音乐，动物也会看电视），文字是抽象的。舍弃了文字，世界依然丰富多彩，却不会再有智慧的光芒。——文字处理，永恒的主题。

W.1 文字处理的基本问题

文字处理要解决两个方面的问题，一是内容的编辑，再是格式的设置。如，一段话，包含哪些字，是属于内容方面的；这些字选用什么字体，多大字号，则属于格式方面的。

W.1.1 内容

内容主要包括文字、表格、图形等。如果只是在计算机上浏览，还可以包括声音和影像信息，但因为这些信息是动态的，所以其实际效果是在打印机上无法表现出来的。 1．文字

文字是最主要的信息。之所以称为“文字处理”，就是因为文字是一般文档中的主要内容。如果没有文字，就不成其为文章，最多只能算是图解之类。

文字有英文和汉字之分。或者说是英文和非英文之分、汉字和非汉字之分。英文字符的特点是数目少，只有百十个；汉字的特点是数目多，有成千上万个。汉字亦有简体、繁体之分，但这也可视为形式上的问题，因为不论简体、繁体，表达的信息内容是一致的。但Word97没有提供汉字的简体和繁体互换的功能，即简体、繁体这一形式在Word97中无法设置。在Word2000中可以进行转换。 2．表格

表格用来表现分门别类的信息。 表格还可以用来作版面设计。

如果表格中要处理的主要是数字，则可以使用电子表格软件（如Excel等）。 3.图形

图形用来对文字进行直观性的说明。

图形分两种，点阵图和矢量图。点阵图是通过一个个的点的颜色来描绘图形，就像编织袋上的图案；矢量图是通过一个个图形元素（如：直线、矩形、圆/椭圆、曲线等）来构成图形。点阵图不能无限放大，放得太厉害了就显示出一个一个的点来。矢量图一般适合于表现比较单纯的构图，层次不宜太多，细节不能太丰富。

如果一份文稿要用于演示，有比较多的图形方面的内容，则使用演示文稿软件（如PowerPoint等）比较方便。

W.1.2形式

内容固然是重要的，但形式也不能忽略。恰当的形式可以突出重点，强调主体，使人更容易把握内容。不好的形式则有可能喧宾夺主，适得其反。 1.文字

文字的格式包括字符的格式、段落的格式和页面、篇章的格式。

2.表格

表格的格式包括单元格、行、列和整个表的格式。 3.图形

图形的内容和格式似乎不太好分。一般来说，放缩、旋转、排列、组合以及相互之间的位置关系应该属于格式方面的。即这些格式改变了，一个图还是它本身。

总之，内容的编辑和格式的设置这两个问题，是任何文字处理软件都要解决的，所以也可以说是与具体软件无关的基本问题。

W.2 文字处理的一般原则

文字处理不外乎内容和形式这两大块，如何处理内容和形式之间的关系，则涉及到文字处理的一般原则。我们将其归纳为两句话：“形式和内容相统一；形式和内容相分离。”

W.2.1 形式和内容相统一

形式和内容相统一这一点比较好理解，在各个层次上都是这样，比如写文章，常说的也是形式和内容相统一，形式为内容服务。当然，写文章时说的形式还是文字表达上的，在文字处理中则变成了内容，文字处理中的形式主要和格式有关。

之所以要给不同的文字内容设置不同的格式，主要就是为了凸显它们的不同地位。一般来说，越重要的内容，或者说越具有特殊性的内容，应该使用越突出或越特殊的格式。文章的标题一般比正文字号大，就是这个原因。使用不同的格式，让别人尽快把握你要传达的信息的关键之处，这就是格式设置最大的成功。

有人学了文字处理之后，在一篇文章中几乎把学到的所有格式都用上了，但结果呢？他的文章中哪些地方是重点，哪个地方是要让读者首先注意到的，却变得模糊不清了，可谓适得其反。所以在练习的过程中就要养成这样一种习惯：如果你要试用某种格式，首先为它创造一个模拟环境。比如段落的右对齐，一般是在一段的长度不满一行时用的，很少有把长段设为右对齐的，那样会很不自然，除非你是要取得某种特殊的效果。再如倾斜这种变体对英文字符来说是很自然的，若用于汉字就会让人看起来比较吃力，如果是大段大段的汉字都用斜体的话，那简直就是不想让别人看下去了。

W.2.2 形式和内容相分离

先介绍一下“所见即所得”的概念。以Word为例：用Word来处理文档，有一个非常明显的特点：在屏幕上显示出来的是什么样子，在打印机上打印出来的就将是什么样子。这一特点被称为“所见即所得”，在英语中有一个专门的缩略词WYSIWYG（What you see is what you get）。

既然“所见即所得”了，很多人就习惯了所有格式都用鼠标来一项一项地点选，比如遇到小标题就设成“黑体、小四号”，以为这样就是办公自动化了。其实这样完全是手工操作，没有任何自动化可言。

因为这些小标题可能出现很多次，每次的内容不同，但要设置的格式都相同，所以完全可以定义一种复合格式，比如说“黑体、小四号”，还可以再加上“1.5倍行距”等，给它起个名字，比如叫“小标题复合格式”，以后要用到的地方就用这种复合格式就可以了。 Word中的“样式”就是为此而设计的。

把可能会多次用到的格式集合提炼出来，可以做到一次设置、多次利用，不仅节省了时间，而且还减少了多次设置造成不一致的可能。以后要统一进行修改，也非常方便，只要改变样式中的格式，使用了该样式的各处内容就可以更新到改变后的格式。

这里要说一下这种复合格式（也就是样式）的命名，命名一定要根据它的功能进行，而不要根据它使用的具体格式。比如说，你设计了一种表示重点的样式，用的是黑体；后来你又设计了一种表示查错的样式，用的也是黑体（你可能说我可以换一种字体，但字体总是有限的）。假如你把这两种样式分别命名为“重点”和“查错”的话，你以后再改变其中一种的格式，就不会影响到另一种；如果你把这两种样式都根据它们的实际格式命名为“黑体”，那么以后改变一种就会影响到另一种。如果说可以命名为“黑体1”和“黑体2”，那1和2代表的意义又要记住了。它们的格式相同可能是偶然的，它们的功能不同则是显然的。按功能命名，既直观，又方便。

以后大家在网页制作中学到HTML和CSS（层叠样式表，其作用就相当于Word中的样式）的关系，或者进一步了解到XML和XSL的关系，会对“形式和内容相分离”的普遍性有更多的认识。

“形式和内容相统一”与“形式和内容相分离”这两点，看似互相矛盾，其实不是的。“形式和内容相统一”是逻辑层面的要求，“形式和内容相分离”则是技术层面的要求。前者只能靠人自己来把握，后者可以借助计算机来完成。在Word中，主要借助样式来实现格式和内容的分离，实现独立于内容的格式；Word的模板则主要是把同一类文档要用的各种样式放在一起，可以理解为文档的综合格式；用宏(macro)来实现操作和对象的分离（由于Word中都是“先选定对象、再执行操作”的，如果手工进行，操作都是和对象捆绑在一起的[这倒是面向对象的一个特色]）。

W.3 版本与界面

文字处理的基本功能，应该是各种文字处理软件都提供了的；至于同一软件的不同版本，更应该是基本一致、没有太大差别的。而在具体讲解的时候，又要结合一种具体的软件。由于使用上的普遍性，主要以Word为例。但对它的版本，希望能够淡化，这是因为：

（1）微软在不断地推出新的版本。从早期的6.0版到7(Word95), 8(Word97), 9(Word2000), 10(WordXP), 11(Word2003), 到将要出现的12(Word2007), 平均每两三年就更新一个版本；

（2）这些版本的基本功能的差异却在越变越小。应该说，在Word95中文字处理的基本功能就已相对完备，以后只是在易用性方面做一个小的调整和增加一些对基本功能没有太大影响的附加功能（比如用Word来编辑网页，但其文件大小通常都要膨胀好几倍）。

所以我们通过对比已经相对成熟的Word97和Word2000，来了解其中的共性和变化。能够把握它的历史，就比较容易适应它的未来。同样也容易做到触类旁通：了解了Word97和Word2000之间的差异，见到WPS Office 2005 和永中集成Office 2007简直就要惊呼一家了。

启动Word的方式和启动其它Windows下的应用程序基本一样。单击“开始”菜单，然后再指向“程序”或“所有程序”，找到“Microsoft Word”（也可能在诸如“Microsoft Office 套件”等里面），单击即可启动Word.

进入Word后，显示出如图W.1 (Word97)或图W.2 (Word2000)的窗口：