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ACCESS数据库操作中的注意事项

作者：董雪

来源：《大东方》2017年第09期

摘要：Access有7个基本对象：表、查询、窗体、报表、数据访问页，宏和模块。表用于存储数据；查询用于检索、维护数据；窗体用于输出数据，提供各种显示界面；报表用于分析和打印数据；页（又称数据访问页）是一种特殊类型的WEB页，可与Access数据库中的数据进行连接；宏是一系列特定操作的集合；模块式一种应用程序开发环境。在这些对象中，表、查询、窗体和报表需要设计人员在设计视图下设计完成，本文针对上述几个对象在实际设计过程中需要注意的要点进行分析和总结。

关键字：access；表；查询；窗体和报表；设计视图 表的设计要点

在建立表格的过程中，通常采用表格的设计视图。需要注意的事项如下：首先编号、ID、电话号、邮政编码全应设置为文本型。单价、数量、工资、年龄全是数字型，其中如果有小数点的用单精度型。如果要求小数点位数，选择固定及位数。主键根据题目要求设置，一般为编号、ID。多个字段作主键，按住ctrl，选择字段设置主键。日期时间型数据，在输入时只考虑值，不考虑格式，一般为“1997/3/5”。如果在设计中报错，可以点击右上角的“×”关闭，打开重做。做的时候注意及时保存。

可以在常规选项卡下设置字段的格式、掩码和有效性规则。其中格式主要用于日期为文本型数据。日期的格式如果为1999年01月01日，则在格式中输入“yyyy年mm月dd日”，如果是”1999/01”则输入“”yyyy/ mm“。掩码输入时，尽量用向导，但是注意日期时间的掩码如果为“0000/99/99；0；_”，删除后面的“；0；_”。如果有效性规则的表达式中包含字段本身，如设置某职工的聘用时间必须是9月，则应在表属性对话框的有效性规则中输入“Month （[聘用时间]） =9”。

除了使用设计视图，也可以从外部导入数据进入access生成表格。导入注意文件类型，常用的包括Microsoft Excel（ *.xls） 、text file （*.txt）；注意第一行是否包含列标题。其次在access中表、查询、窗体、报表、控件、所用名称均区分大小写。 查询的操作要点

查询默认均在设计视图下创建。创建查询之前一定要查看相关表的内容。建立查询时用最少的表格完成要求。如果是多个表，表格之间要求有关系，关系最好用主键对应的字段建立。选择字段时，如果两个表中有相同字段，一般选择是主键的那个。

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字段的别名一律在字段行用“字段名：”表示。字段可以参与运算，采用如下格式“[字段名]”。按照单一字段分组统计时，才打开总计行。其他字段都是统计的值或者条件。不用“总计”时不要打开。知道“出生日期”计算年龄 用“year（date（））-year（[出生日期]）”，取“学号”的前4位，用“left（[学号]，4）“。这些都是写在字段行。

在设计查询条件时应注意：数据类型要与对应字段定义的类型一致，否则会出现数据类型不匹配的错误。Access的操作运算符分为算术操作符、赋值和关系操作符、逻辑操作符、连接操作符、标识符操作符、特殊操作符。

可以设置查询属性中的唯一值为“是”，去掉重复记录。另外可以设置字段的属性，设置查询字段的显示格式。查询建立完成之后，进入数据表视图查看结果。保存查询。 窗体和报表的操作要点

窗体的所有信息都包含在控件中。控件是一种可视化对象，通常用于显示数据，完成某些操作，或者仅起到装饰的作用。报表则是主要用于打印输出的，在设计视图下，窗体和报表的设计方法有很多类似的地方。本文以报表的设计为例，进行要点的介绍。

报表由报表页眉、页面页眉、分组面眉、主体、分组页脚、页面页脚、报表页脚7个部分（节）组成。查看报表的属性。在报表的“设计视图”下，双击报表左上角的“报表选择器”；或者单击工具栏上的“属性”按钮。

添加时间和日期。在报表中选择一个未绑定的文本框，输入表达式“= Now（）”或“=date（）”即可为报表添加当前时间和日期。Now（）函数返回系统当前的日期和时间，Date（）函数返回系统当前的日期。或者单击\插入\日期和时间\命令，在弹出的\时期和时间\对话框中选择日期和时间的格式，单击\确定\按钮。

添加页码。在报表中。选定一个未绑定的文本框，输入\即可。若要显示\第×页\，可输入“=\第\页\，还可以使用pages函数来显示报表的总页数，例如在文本框中输入表达式“=\共\页\。或者单击\插人\页码\命令，在弹出的\页码\对话框中设置页码的格式、位置对齐方式等，单击\确定\按钮。

报表排序和分组。在报表中对记录进行排序需要首先打开一个报表并切换到设计视图；然后单击工具栏上的〝排序与分组〝按钮，打开\排序与分组\对话框，单击\字段/表达式\列的第一行，单击右侧的下拉按钮，从列表中选择一个用于排序的字段名称或输入一个表达式；最后单击\排序次序\列的第一行，单击右侧的下拉按钮，在下拉列表中选择\升序\或\降序\，关闭\排序与分组\对话框。

组是由相关几条记录组成的集合报表分组后，相关的记录将会显示在一起，用户还可以为每个组设置子标题和汇总信息。组属性包括组页眉、组页脚、分组形式、组间距、保持同页等。分组和排序的操作步骤类似，但是需要在排序的基础上，在“排序与分组\对话框下面的

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“组属性\框中，设置组属性，包括组页眉、组页脚的显示与否、分组形式等，关闭“排序与分组”对话框。可进一步设置组页眉、组页脚等，单击工具栏上的“打印预览”按钮。 结论：

在access数据库中，表的设计师数据库设计的基础。因此本文首先针对表格设计中可能出现的一些问题进行描述。表格设计好之后，查询也是数据库的常用对象，本文中对查询中的一些小技巧也进行了描述。窗体和报表是用户可以直观看到的数据库对象。尤其是报表是用来打印输出的，拥有强大的分组统计功能。因此本文重点从报表的排序和分组操作要点进行描述。以上的要点都是作者结合实际学习和工作中的应用总结而来，难免有所疏漏，欢迎读者批评指正。

参考文献：

[1]董剑林. 浅谈Access2010的使用技巧[J]. 科技与企业， 2015（17）：91-91. [2]曹小震. Access 2010数据库应用案例教程[M]. 清华大学出版社， 2016.

[3]贺斌. 浅谈Access数据库在VB中的实现及应用[J]. 信息系统工程， 2010（6）：59-59. [4]张永定， 周强， 王松颉. 案例教学法在Access数据库教学中的研究与实践[J]. 新乡学院学报， 2015（3）：74-76. （作者单位：济南大学）