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新形势下房产档案的数字化管理

作者：郑小颜

来源：《卷宗》2018年第12期

摘 要：这几年伴随时代的快速发展与社会经济的提升，有关房产交易越来越活跃，因此我们对其相关档案的需求也越来越高，与此同时，我国计算机网络技术发展非常迅速、应用特别广泛，已被引入到房地产行业，下面我们一起来简单了解下有关“新形势下房产档案的数字化管理”的详细内容。

关键词：新形势；房产档案；数字化；管理

在中国房地产交易非常活跃的今天，房地产的价值也越来越高。我国土地资源日益紧张，从某种程度上来看，房产档案能够为我国各领域人群提供很多重要信息。为了更好的促进房地产市场的发展，我们需要实现房产档案的数字化管理，其主要是利用数据库、网络、扫描仪、计算机等新时代下先进的多媒体技术，把数据庞大的房产档案数据记录为清晰明了的数字化信息，将这些信息以电子方式进行储备、构建出科学完善的房产档案数据库，从而实现统一管理，如此便可以更方便的供各领域相关人员进行查询、及时获得真实准确的信息。 1 当前我国房产档案管理存在的主要问题与不足 1.1 缺乏对房产档案进行数字化管理的意识

这几年我国房地产档案有关管理也在持续改进完善，但是其最终展现出的具体效果却微乎其微。导致这种情况出现的原因有很多，其中有关高层和工作人员对其不够重视、没有深刻的认识便是主要原因之一。他们没有了解到房产档案信息化管理的重要性和意义，导致房产档案无法进行有效收集及归类，其管理仅仅是进行简单文字处理，档案管理部门也没有配置先进的计算机设备与网络配置，或者就算配置了相应的信息自动化管理设备，也不具备良好的工作氛围，该科室依旧不被重视。如此一来，便致使房产档案管理无法顺利的完成信息化建设。 1.2 有关工作人员不具备相应的专业技术和综合素质

随着时代的快速发展我们必须要认识到房产档案现代化管理已经远远超过了传统纸质档案管理的范畴。但是还是有很多管理层对传统的理念认知根深蒂固，其次，很多相关机构并没有投入综合素质较强的档案管理人员，也缺乏科学合理的机构岗位设置，致使房产档案信息化程度相对偏低、管理控制滞后，甚至只是流于形式等现象。

房产档案管理的工作人员多数都不是毕业于对口的专业人员，这些人也没有进行过相应的培训考核，甚至有的工作人员是从其他部门直接调遣的，这些人根本没有了解到房产档案现代化管理的重要性，导致其房产档案管理效率偏低或出现漏洞，严重影响有关业务的建设等。

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1.3 档案分类不够清晰详细 缺乏完善科学的检索系统

我国有的地区对房产档案的管理已经实现了基本信息化，但是房产档案信息十分庞大，为了满足各领域相关人群对其各种需求，我们需要设置不同的房产部门，而这些部门在有关档案分类方面存在差异，同时其相关查阅检索功能也不够方便快速，从而导致房产档案管理不够规范、也不够清晰详细。

因此我们需要应用信息化技术，从而确保能够更快速准确的处理相关数据，实现信息化、自动化管理。借助互联网技术将可放开的房产档案数据进行信息共享，并及时接收到档案管理的反馈信息，积极修改进行完善，有利于进一步推动我国房地产领域的健康发展。 2 新形势下房产档案的数字化管理

2.1 新形势下房产档案的数字化管理所具备的特征 （1）能够满足多样化的房产档案需求并提供更好的服务

对于实现房产档案现代化、信息化管理，我们需要借助相应的扫描设备与计算机技术将各时期的纸质文档资料转为电子信息。这些纸质文档有很大类型，如：协议、合同、证件等等，在现代化信息化的管理模式下，这些资料都可以被转为图片、音频、视频等电子形式，从而能够对其进行更方便快捷的管理，进一步推动我国房地产领域的可持续发展。其次，这些资料被转化为电子信息后，我们对其进行查阅移交等操作流程会进一步简化，从而为各大用户提供更方便快捷的服务。

（2）房产档案数字化管理具备更强的网络化特点

在以往的房产档案管理环节，其实际操作主要是由人工控制的，可满足各领域人群的基本需求，如查询服务等，不过这种管理模式在收集数据信息等方面却存在一定难度，不能高效及时的进行有关操作，从而阻碍了其管理的进一步发展。而房产档案数字化管理则可以借助互联网技术实现有关数据信息共享，并有效的接收各部门反馈信息，大幅度提升其检索效果。与此同时，房产档案数字化管理还能够拥有更高的保密性，可以给相关用户提供更好的服务。 2.2 进一步加强房产档案数字化管理的措施 （1）构建科学完善的房产档案信息库

有关高层次需要重视房产档案数字化管理，同时若要实现房产档案管理现代化，我们还要注意利用扫描设备与计算机技术将所有相关纸质文档资料保存为电子信息模式，因此我们要重视其相应信息库的建设。只有录入真实准确的数据才能够为后期检索工作带来便利，构建科学完善的房产档案信息库能够有效整合其相关信息资源。

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（2）加强房产档案数字化管理的专业性与规范性

到目前为止，我国以及房地产行业还尚未针对房产档案颁布相应的法律法规来进行制约，从而导致其管理过程在某种程度上缺乏规范与标准。因此我们要进一步加强房产档案数字化管理的专业性与规范性，颁布统一有效的规范要求，设置科学的数字化标准。其次我们还要针对各领域不同人群设置相应的档案查阅调取等权限，并且在每次房产档案进行查询之前核实查询人相关信息，从而防止出现产权人重要隐私信息泄露的情况。 （3）加大建设档案管理投入力度 强化其相应的软硬件设施

房产档案管理工作实际运行过程所涉及到的软硬件设备对该工作能否正常运行能起到决定性作用，若有关机械设备出现问题故障则会给房产管理带来十分严重的影响。由此可知，房产档案管理若要顺利实现数据现代化信息化，除了完善其相关的管理系统与体制，还要配置相应的软硬件设备，加大建设档案管理投入力度与强化其相应的软硬件设施是房产档案管理改革过程的重中之重。除了先进的硬件设备我们还需要投入相应的软件管理，并强化其局域网建设。 （4）加强有关工作人员的综合素质与业务能力

有关部门在针对档案管理招聘工作人员的时候，一定要对其职业素质与专业水平进行严格审核，如果其相关素质与水平不合格要严禁录用，其次也不要忽略员工入职后的发展潜力，机构内部还要对相关工作人员进行在他们入职后相关岗前专业培训，让其能够及时学习掌握新型知识，提升其综合素质水平。从而确保房产档案管理体制可以跟上社会更新的脚步，从而促使房地产领域实现可持续发展。 3 结语

本篇文章针对“新形势下房产档案的数字化管理”有关内容，为大家详解讲解了当前我国房产档案管理存在的主要问题与不足，如：缺乏对房产档案进行数字化管理的意识、有关工作人员不具备相应的专业技术和综合素质、档案分类不够清晰详细、缺乏完善科学的检索系统等等。同时向大家简单阐述了新形势下房产档案的数字化管理所具备的特征，如：能够满足多样化的房产档案需求并提供更好的服务、构建科学完善的房产档案信息库、拥有更高的保密性、具备更强的网络化特点等等。 参考文献

[1]叶康保，胡石元，周素兰. 浅析城建档案的数字化和异地备份[J]. 档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2013（00）：279-283.

[2]吴军姣，彭亦农，贾树良. 高校房产档案信息化建设存在的问题及对策[J]. 辽宁工程技术大学学报（社会科学版），2009，11（02）：158-159.