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总经办〔2017〕制度01号

印章、证件管理办法

第一章 目的

印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为了保证本公司(以下简称“公司”)印章保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，防止不必要事件的发生，有效地维护公司利益，特制定本管理办法。

第二章 定义

1. 公司印章包括：公章、法人私章、合同章、财务章及各职能部门章等。

2. 证件是指企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许可证、道路运输许可证、食品经

营许可证或餐饮服务许可证等。

第三章 保管部门

门店保管：门店发票章以及相关营业执照；

财务部保管：公司所有的财务章和法人私章、发票章、财务章、法人章。

总经办保管：总公司公章、分公司公章、门店公章、合同章、管理专用章及总公司所有证件。

第五章 使用流程

（一）合同专用章盖章流程：

总经办终审盖合同盖章

部门/区域领导签字审批

总经办终审盖章 经办人填写申请领用登记表法务部评审合同签字审批 部门 /区域领导评审合同签字审批 财务部评审合同签字审批 （二）公章盖章流程：

经办人填写申请表 （三）法人章、财务章、发票专用章盖章流程

（四）管理专用章流程：

注：所有审批须有文件记录

第六章 相关要求

（一）公司印章和证件必需由专门的印章保管员进行保管，不可私自委托他人代管，如遇休长假等特殊情况，需向总经办报备由第二保管人进行保管；

（二）公司印章和证件必需上锁保管，门店必须悬挂的证件除外；

（三）严禁任何人私自将公章带出公司使用。若因工作需要，确需将公章带出使用，需有印章保管员陪同。公章外出期间，只可将公章用于申请事由，并对公章的使用后果承担一切责任。

（四）印章保管员如因工作变动或离职，应及时上缴印章，并由部门、区域安排新印章管理员办理接交印章手续，并上传到人事系统，以免贻误工作；

（五）销售合同盖章时，须有订货产品清单，且报价审核后的附件（单价、金额等）需体现审核过程，即要有审定人的签名，否则不予以盖章；

（六）各类行政章仅限于与之相对应的性质文件方能盖（业务→业务，合同→合同，财务→财务）； （七）若需要同时使用公章、财务专用章及法人私章“三章”，须有印章保管员授权并且使用人和保管员同时在场；如需将“三章”同时带出公司使用，需有印章保管人员和使用人分别携带印章一同前往。

（八）未经授权门店及各部门严禁与合作商单独签订任何协议； （九）总经办人员负责不定期对印章和证件使用情况进行抽查；

（十）如遇特殊情况，可以微信或短信形式请示作为依据，但须在3日内补齐手续，此期间发生的一切责任由使用人承担；

（十一）印章领用申请表详见附件一；

（十二）办理业务或签订协议所提供的证件复印件需备注用途，样本详见附件二；

经办人填写申请表 部门/区域领导签字审批 总经办终审盖章 经办人填写申请部门/区域领导签字审批 财务部终审盖章

第七章惩罚措施

（一）任何人不得在空白纸张上加盖“三章”中的任意章（公章、人名章、财务章），被发现有违规操作的人员将给予降职，并处罚10000元/次，并且因违规盖章产生的所有责任与损失全部由盖章人承担；

（二）任何人不得将印章及证件带出公司，如有特殊情况，必需按照上述流程执行。如有违反，每次处罚10000元，因违规操作产生的所有责任与损失全部由盖章人承担；

（三）总经办不定期检查印章的使用以及保管，如有违规操作的现象，视情节严重情况处罚5000-50000元/次；

（四）财务部委托区域领导或门店领导办理的事项，必须由财务部监督执行，若因监管和操作不当发生的所有损失，由财务部与经办人共同承担所有责任和损失；

（五）违反本制度的条款造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成重大损失或情节严重的，移送相关政府机关处理。

总经办

2017年9月10日 附件一：

印章领用申请表 申请时间 领取用途 申请人签字 财务部审批签字 总经办审批签字 备注/印章归还时间（外借使用时需填写） 部门、区域领导审批签字 法务部审批签字 印章详称 合同编号、名称 注：使用合同章必须逐级审核合同后，每项签字审批；使用公章、管理类章“财务部”无需签字，使用发票章、财务章、法人章“总经办”无需签字。

附件二：