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利用邮件合并功能提高检验报告的制作效率
作者：徐 捷 蔡友琼
来源：《中国管理信息化》2009年第07期
[摘要]制作检验报告是一件费时费力又极易出错的烦琐业务，本文详细介绍了利用Word邮件合并功能，并与Excel数据源结合，制作检验报告的方法。这样既提高了制作检验报告的效率，又减轻了报告校对的工作量。
[关键词]邮件合并；检验报告；Word；Excel
[中图分类号]F270.7；TP391 [文献标识码]B [文章编号]1673-0194(2009)07-0069-04
制作检验报告是检测机构的一项日常业务，这项看似简单的业务，实际操作起来并不轻松。由于经常需要处理大量相似的数据信息，传统的制作方式需要大量重复地使用“复制”和“粘贴”来完成，这种以用手工方式填写检验报告的过程不但费时费力，而且极易出错，最后的校对工作同样十分费心。一些检测机构的整体管理软件或许可以解决一些问题，但其售价昂贵，操作也不够灵活。为此，本文试图寻找一些简便易行的手段来简化检验报告的制作过程。 经研究发现，检验报告的格式是基本固定不变的，每一批报告需要填人的内容在一定程度上是连续的甚至是重复的。按检测机构制作检验报告的常规工作程序，在填制每批检验报告前往往先会制作一份检验结果数据汇总表，然后再按照数据汇总表上的数据一一对应地“复制”、“粘贴”到每份检验报告中。针对这一情况，本文提出可以利用MicrosoftWord提供的一项高级功能——“邮件合并”，来简化这项烦琐的工作，这一功能不仅能极大地提高填制检验报告的速度，而且不易出错。既提高了检验报告的制作效率，又减轻了检验报告校对的工作量，使制作检验报告从此变得简单、快捷。
一、邮件合并的概念及在检验报告中的应用
邮件合并是Microsoft Word的一项高级功能，可将数据从所在的数据源文件中提取出来，放在主文档中用户指定的位置上，从而把数据库记录和主文本组合在一起。主文档是邮件合并的主体，任何一个Word文档都可以作为邮件合并的主文档。主文档中包括两个部分：固定的主要数据内容和邮件合并的合并域。数据源是包含要合并到文档中的信息的文件。数据源可以是Word文件、Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件等。因为Excel在工作中广泛运用，且排序功能强大，所以常用Excel表格作为数据源。
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在检验报告的制作中，邮件合并的主文档即为一份空白的检验报告，其拥有固定的格式结构、文字和表格。邮件合并的数据源即为一份检验结果数据汇总表，包括第一行的表头和多行数据，每一行数据，对应着一份报告。数据汇总表的格式为Excel文件。
二、利用邮件合并制作检验报告
1、创建主文档
利用Word制作一份标准格式空白检验报告(见图1)，作为主文档。将文件保存为“报告模板，doc”。 2、创建数据源
利用Excel制作一份数据汇总表，作为数据源。数据汇总表的第一行为表头，表头中的每一列对应“报告模板”中的每一个需要填空的项，如产品名称、报告编号、委托单位等。第二行开始往下，以每一行为单位填写每一份检验报告中应填人的数据，连续填制到最末一行，中间不能有空行。最后一行的数据即为本批最后一份检验报告中的数据。由于每批检验报告中的某些内容是完全一样的，如检验类别和委托单位等，还有一些内容具有连续性和规律性，如报告编号等。这样就可以充分利用Excel的自动填充功能快捷地完成数据汇总表的填制。将文件保存为“数据表”xls。 3、向主文档中添加域
在Word中打开“报告模板，doc”文件，依次点击Word工具栏一视图一工具栏一邮件合并，将邮件合并功能栏添加到Word工具栏中；在邮件合并功能栏中点击设置文档类型按钮，选择“普通Word文档”；点击打开数据源按钮，找到并打开先前制作的“数据表，xls”，此时“数据表”的属性将自动变成只读文件，表中的数据被“报告模板”锁定，只能读不能改，待“报告模板”文件退出后才能修改。将光标定位在“报告模板”中需要填人数据的位置上，如“产品名称”空格内，在邮件合并功能栏中点击插入域按钮，选“产品名称”，插入后关闭。此刻可以发现在“报告模板”的“产品名称”空格内出现了“《产品名称》”的字样。依次在“报告模板”中需要填人数据的位置上全部插入“数据表”中对应的)。
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4、合并域到新的文档
在邮件合并功能栏中点击查看合并数据按钮，可以发现在“报告模板”中的“《××》”全部变成了想要填入的数据，且对应为“数据表”表头下的第一行数据(见图4)。邮件合并功能栏中的定位记录应显示“1”。点击下一记录按钮，定位记录显示应变成“2”相应的“报告模板”中数据全部换成了“数据表”表头下的第二行的数据。再往下翻几条记录，查看“报告模板”在填入数据后的格式是否出现变形、错行、字体大小不合适、单元格对齐不符合要求等格式上的错误。再次点击查看合并数据按钮，“报告模板”中的数据重新回到了“《××》”字样，选择需要修正的“《××》”处，重新编辑合适的格式。再通过点击查看合并数据按钮，反复查看反复修正需要调整的“《××》”处，直至将填入数据后的“报告模板”调整到完全符合要求为止。
在邮件合并功能栏中点击“合并到新文档”按钮。此时可以选择合并范围，以选择“全部”为例。点击确定后，Word瞬间就可将“数据表”中的每一行数据转换成一份检测报告，连续地排列在一个新的Word文档中。整批报告的制作就此大功告成。报告的校对工作也不需要针对每一份报告一一进行了。只需要校对数据汇总表中的数据和前几份报告的格式即可。
三、结束语