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文献管理软件NoteExpress在科研及论文撰写中的应用

作者：黄芳 王艳玲 任俊革

来源：《课程教育研究》2018年第33期

【摘要】科研过程中，需要收集、阅读、管理大量的文献，科研成果需要以论文的形式发表，撰写论文时常需反复进行格式编辑，工作繁琐且耗费时间。本文介绍了用于收集和组织管理与课题相关文献的文献管理软件NoteExpress的主要功能，包括5种题录导入方法、文献管理功能、辅助论文格式编辑以及数据库的备份/移动。NoteExpress是一款简单易学且功能强大的文献管理软件，应该在高校和科研院所推广使用。 【关键词】文献管理软件 NoteExpress（NE） 题录导入

【中图分类号】G251.5 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2018）33-0016-02 科研过程中，需要收集、阅读、管理大量的文献，科研成果需要以论文的形式发表，撰写论文时常需反复进行格式编辑，工作繁琐且耗费时间。为了帮助科研工作者提高科研效率，用于收集和组织管理与课题相关文献的文献管理软件应运而生。文献管理软件让收集和管理文献变得更容易。目前应用最广的文献管理软件是Endnote、Reference Manager、ProCite单机系列产品和Web版Refworks及国内的NoteExpress软件。其中，NoteExpress是北京爱琴海软件公司开发的一款文献检索与管理系统，其核心功能涵盖“知识采集，管理，应用，挖掘”的知识管理环节，目前已被国内相当多的高校及研究机构购买采用。本文在前人对文献管理软件研究的基础上[1-5]，以NoteExpress的3.2.0.6992版本为例，介绍该软件的主要功能，重点介绍其5种导入文献的方法、文献的管理归纳以及辅助论文写作技巧（下文均采用NoteExpress的简称NE）。

1.NoteExpress主要功能

NoteExpress是以文献题录为核心的模式，提供多种途径用于不同情况下的文献题录收集，并帮助用户整理、归纳和管理题录信息，按照用户需求智能获取全文，在撰写学术论文、学位论文、专著或报告时，可在正文指定位置方便的添加、修改文中注释，然后按照不同的期刊格式要求自动生成参考文献索引。 2.创建个人数据库，题录信息导入

以研究一种新型材料“黑磷”为例，点击菜单“文件-新建数据库”，确定数据库存储位置，结合实际科研情况确定数据库名称，如将数据库命名为“black phosphorus.nel”，然后点击保存。NoteExpress数据库以“.nel”的格式存储在指定位置，该文件与其他文件操作方法一致，可以移

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动、复制和备份数据库。NE3.2.0.6992版本有5种途径导入题录信息：在线检索和导入、格式化文件导入、全文导入、手工录入、青提文献APP收藏、微志网插件。 2.1在线检索

NoteExpress软件集成了53个外文数据库，51个中文数据库，包括CNKI、万方、超星、web of science、EI、wiley online library、springerlink，以及中国专利局等，涵盖了大部分常用数据库。用户不用登陆到数据库页面，利用NoteExpress集成的在线检索作为网关即可检索获取题录信息。以CNKI数据库为例，使用NoteExpress在线检索功能，检索最近一个月更新的“黑磷”主题相关文献，并将题录信息导入“black phosphorus.nel”数据库中。

（1）点击数据库文件“black phosphorus.nel”，NE自动打开并进入到该数据库中，或打开NoteExpress后，点击菜单“文件-打开数据库-选择本地数据库”，选择数据库文件“black phosphorus.nel”，点击打开，进入到该数据库中。（2）点击菜单“在线检索-选择在线数据库-CNKI中国知网”，点击“确定”，将“黑磷”限定在主题字段，更新时间限定在最近半年，点击“开始检索”。（3）检索到63条题录，NoteExpress默认全部勾选。 2.2格式化文件导入

格式化文件导入是NoteExpress导入题录的重要方法，适用于绝大多数的常用数据库。用户通过浏览器进入数据库中检索，并将题录信息以格式化的文件导出，从NE提供的过滤器中选择相匹配的过滤器识别格式化文件，将题录信息导入至NE当中。下面以工程索引数据库EI为例，介绍格式化文件导入题录的方法。

（1）从浏览器进入EI数据库进行检索，将检索词”black phosp horus”限定在Title字段，时间限定在2017年。（2）检索到87篇文献，全部勾选或者部分勾选后，点击“Download”，跳转至“choose your download setting for this session”页面。选择下载格式为“.BibTex”，点击“Save”。将格式为“.BibTex”的格式化文件保存至指定位置。（3）打开NoteExpress，进入black phosphorus数据库，在数据库下右键单击鼠标，选择“新建文件夹”，将文件夹命名为“格式化文件导入”，选中该文件夹。（4）点击菜单“文件-导入题录”，跳转至导入题录页面：在“来自文件”下的选择框中，选择上面保存的“.BibTex”文件（此处常发生该文件不被识别的情况，只需“常用文件”显示改为“任意文件”即可）；在当前过滤器处点中下拉菜单，点击“更多过滤器”，跳转至“请选择过滤器”页面，下滑鼠标或者检索框检索BibTex过滤器，选中后，点击“确定”。即将题录信息成功导入到数据库中。 2.3全文导入

当用户开始使用NoteExpress时，会出现已经在文件夹中收集了大量的全文文献的情况，此时，用户可以在NoteExpress中选中存放全文的文件夹，然后选中需要导入的全文文献，按住鼠标左键将文献拖拽至题录栏，文献题录信息将被自动提取，并与全文附件链接上。用户也

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可以使用NoteExpress菜单导入全文。点击菜单“文件-导入文件”，跳转至“导入文件为题录和附件”页面，点击“添加文件”，选择要导入的全文。“导入到文件夹”栏，选择全文文献，然后，点击确认，全文导入成功。 2.4手工录入

科研过程中使用到的纸本资源等，可使用手工录入的方法将其题录信息录入至NE当中。 2.5云端下载

随着移动设备的普及，科研工作也可以使用移动设备随时随地的进行，NoteExpress为更好的满足用户需求，与微志网合作实现从移动端获取文献题录信息。具体操作为：

（1）打开NoteExpress后，点击右上角“单击此处登录”，点击“注册”，注册账号，此账号可以在NoteExpress上登录、移动客户端青提文献（原微志分享）及微志网网页登录。（2）点击右上角“单击此处登录”后，跳转页面上提供青提文献（原微志分享）手机客户端下载，支持安卓系统及IOS系统，通过扫描二维码下载客户端并安装，安装成功后，登录（1）中注册的账号。（3）登录电脑端NoteExpress后，选中数据库，点击快捷菜单“下载”，即可将青提文献（原微志分享）中收藏的文献一键下载至选中数据库的“我保存的题录”中。 3.数据库的管理

科研工作者在收集大量相关题录后，可点击“查重”去除重复题录，并点击“智能更新”实时更新题录。点击综述栏，依次阅读文献摘要，判断文献的重要性，NE提供星标及优先级标签来帮助用户标记文献重要性。对于科研工作者常关注的影响因子、收录范围等字段也可通过自定义表头显示出来，辅助评价文献质量。可在同一数据库中检索的文献可全部选中，并点击 “下载全文”，跳转至数据库选择页面，点击“确定”。

在阅读全文的过程中，需要重点记录的内容或者阅读中产生的思路，NoteExpress笔记功能支持文字、图片、表格等的编辑。NoteExpress也支持本地检索，使用户可以方便快捷的找到笔记以及相关文献。

4.NoteExpress论文格式编辑

NoteExpress通过在Word或WPS上安装插件来实现辅助作者进行论文格式的编辑，实现一键插入引文以及自动生成符合要求的参考文献格式，节省作者编辑论文的时间，提高科研效率。一键插入引文具体操作为：

（1）打开NoteExpress，选中需要插入文中的参考文献题录。（2）打开Word，将光标放置在文中需要插入引文处。（3）点击Word上的NoteExpress插件栏，点击菜单栏上的“插入