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浅析业务凭据电子化在电网企业的深化应用

作者：王露 夏禹晨 刘思强 邵静 刘娅 石琦 来源：《现代经济信息》2017年第13期

摘要：随着大型企业加快财务信息化建设的要求，电网企业系统内许多公司已试点了业务凭据电子化项目。本文通过分析企业项目上线应用的现状，着重从电子单据的管理、业务流程的优化、智能化功能的开发等方面探析了业务凭据电子化深化应用的方向，为业务凭据电子化的进一步推广和财务信息化建设提供有价值的借鉴。 关键词：业务凭据；电子化；深化应用

中图分类号：F426.61；F275 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2017）013-0-01 一、应用背景

信息化、大数据化的时代背景下，大型企业发展，对大量原始单据的管理提出新的挑战，对业务信息资源的有机整合提出新的要求，传统的纸质单据流转和保存方式已无法满足管理需求，实现原始凭证的电子化是当前企业信息化管理的必然趋势。随着电网企业近年来财务集约化工作的深入开展和持续的财务精益化管理方式的转变，借助财务信息化建设服务公司发展的要求越来越迫切，电网企业系统内部分单位已探索实践了业务凭据的电子化。 二、应用现状分析

通过了解电网企业系统内单位业务凭据电子化实施情况现状，总结以下突出优势和问题： （一）突出优势

1.会计档案电子化存储的优势显现

内外部检查人员和财务人员通过业务单据影像管理系统调看发票、合同等信息更为便捷，改变实物存档库翻阅方式，凭证查阅时间大大缩短。 2.业务规范性指导意义突出

电网企业应用的影像系统在单据扫描时设置了业务单据清单式的树状结构，具体展示了某业务附有哪种原始单据，从而对单据进行强控，将财务管控要求前置于业务部门，提高了会计信息质量，确保了原始凭证管理办法和报销管理办法等管理制度执行到位。 3.单据的可视化为业务无纸化应用创造条件

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电网企业上线的原始凭证影像模块是基于原有业务系统流程的插件化应用，具有可视化查询的功能，为业务单据无纸化流转创造了应用条件。 （二）突出问题 1.业务凭据电子化率低

受传统做账规则和观念的束缚、以及信息安全性、可靠性的挑战，电网企业实际应用中未全部实行纸质单据与电子单据的分离流转，电子化业务覆盖不全；只录入关键业务凭据，单据信息录入不完整等问题，直接导致会计信息、会计档案的完整性和有效性的缺失。 2.自动化、智能化应用程度低

目前电网企业的业务凭据电子化应用偏向于业务凭据的影像存储和读取功能的简单应用，即利用影像插件扫描业务单据，实现会计凭证与影像单据的绑定存储。针对业务流程办理速度、信息采集的准确度的提升等方面的自动化、智能化应用还未进行深度挖掘。 三、深化应用方向

针对电网企业在业务凭据电子化项目的优势和问题，提出深化应用的五个方面： （一）依托信息安全技术，确保电子化凭据安全、有效

会计档案法明确规定，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，但必须满足会计系统能准确、完整、有效接受和读取电子会计资料，且设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。在凭据电子化的过程中，公司内部必须加强内部控制，重新优化业务审批流程，利用电子印章或电子签名技术等信息安全技术设置审签流程，加强系统的操作权限设置，防止信息被篡改或假冒。

（二）提高业务凭据电子化率，改进报销流程

设置业务凭据电子化规范管理要求，提高业务人员责任意识，保证业务凭据的电子化率，确保电子化凭据信息的完整性。在信息完整、安全、可信的前提下，优化报销流程，打通经办人、部门审批到领导审批的电子单据流转环节。通过事前审批、远程报销，事后归档的报销模式，实现纸质单据与电子单据的分离流转，切实提高服务效果和工作效率。 （三）提升信息采集的自动化、智能化水平，提高工作效率 1.系统内单据自动电子化功能的开发

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目前电网企业各专业有ERP账务系统、ERP物资系统、ERP人资系统等业务系统，以及合同管理系统、协同办公系统和车辆管理系统等辅助管理系统。待系统表单生成后人工打印并扫描，势必会影响工作效率。深化应用应考虑将系统内表单予以电子化，自动集成至业务流程中，避免纸质资源浪费，提高传递效率。 2.关键字段的自动识别、关键信息的自动提取

利用OCR等图像识别技术获取发票、合同等结构化信息，便于信息的流转、提取再利用和智能化管理。自动识别增值税发票关键字段和合同关键信息，实现物资部前端发票与订单信息、合同信息、验收单、入库单等单据的智能化校对，实现财务发票校验环节关键字段的自动关联提取，提高物资部门和财务部门的工作效率。

（四）强化业务电子凭据的管控，实现会计档案的电子化管理

随着业务凭据电子化项目的上线，影像系统中产生了大量结构化数据和各类电子单据影像，企业管理人员可以利用这些资源，对信息进行识别和检索，分析和整理，增强信息的可利用价值，为决策提供服务。为了提高资源利用效率、提高系统效率、降低成本，将会计档案管理功能当做电子凭证系统的一个独立模块来建设[[]]，以实现电子化凭据的从流转到归档的全过程管理。

（五）充分利用可视化功能，改进系统内监督检查方式

电网企业财力集约化的目标要求更加着力于依法治企，加强内部控制和风险管理体系建设。业务凭据电子化的建设应用可以打破时间和地域限制，将内控措施和管理规范与市县一体化管理进行有机融合，发挥可视化功能优势，通过实时调阅基层单位影像资料实现线上监督检查，打破传统周期性检查的约束和地域约束，缩短检查周期，及时发现风险和纰漏。 四、结语

为了最大限度地发挥业务凭据电子化带来的效益，应不仅将业务凭据扫描成图片进行存储，还要利用图片信息以及自动识别的关键信息来改造业务凭据的上下游业务管理流程和系统功能。电网企业在ERP系统升级部署时，应充分考虑业务凭据电子化系统与业务系统的深度融合，搭建系统设计人员与用户的沟通反馈通道，不断提高的业务系统与电子化系统的双向有效运行，从而推进电网企业的财务信息化、集约化的持续健康发展。 参考文献：

[1]张德育，王银丽.基于电子凭证系统谈会计档案管理[J].财会研究，2016.